erp系統市場營銷操作手冊

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8. 銷售ERP操作教程

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第一節 ERP的總體結構
當今企業所使用的ERP系統種類很多，各ERP系統所包括的功能范圍、乃至各功能模塊的劃分及名稱也有所不同。但一般都涵蓋了計劃、銷售、供應、生產、財務、人事等企業的職能。
但不管哪一家的ERP系統，都是以「平衡供需」為目的、以計劃為中心思想的，並將各管理職能作緊密的集成。因為企業本來就是一個非常復雜的分工與合作的系統，ERP系統只有做到了職能間的高度集成，才能跨職能地通盤規劃、達成供需平衡，並有效地執行和控制。
所以要了解ERP系統的基本結構，就必須理解ERP系統中職能集成的基本邏輯。
一．名詞解釋
ERP系統中有很多職能集成所必需，但手工管理方式下所沒有的重要名詞。以下一一解釋這些名詞的意義及功能。
1．現存量(On Hand Quantity)
即倉庫中現有料品（成品、半成品、采購件）的庫存數量。如果按英文直譯叫做「在手量」，所以現存量表示一個已經擁有的料品的數量。
2．在單量(On Order Quantity)
假設本公司向供應商發出一張采購訂單，采購A料品300個庫存單位，這時我們就可以說料品A的「在單量」為300個庫存單位。在單量表示「已經計劃好了將來要有，但目前還未真正擁有的數量」，直觀地把它想像成是一個「在單據上的」數量。
（1） 對采購件而言：指已下采購訂單而供應廠商尚未交貨（驗收入庫）的數量。
（2） 對自製成品、半成品而言：指已下生產訂單而製造車間尚未完工入庫的數量。
（3） 對委外件而言：指已下達委外單而委外廠商尚未交貨（驗收入庫）的數量。
3．預約量(Allocated Quantity)
如果客戶向本公司下單訂購A產品100台，雙方約定20天後交貨。這時產品A的「預約量」就為100台。「預約」表示一種「將來要發生而現在還沒有發生的」需求量。
為什麼在接到客戶訂單時，電腦系統要記錄客戶訂購產品的「預約量」呢？因為預約量代表一種「待發」的數量，可以讓我們事先預估料品將來的現存量是否會不足，而針對可能發生的缺貨狀況預作準備。
（1）對采購件而言：已發生產訂單或委外單，要領用而車間或委外廠商尚未領料的數量。
（2）對成品而言：已接到客戶訂單而尚未交貨的數量。
（3）對自製半成品而言：已發生產訂單或委外單，要領用而車間或委外廠商尚未領料的數量。
（4）對委外件而言：已發生產訂單或委外單，要領用而車間或委外廠商尚未領料的數量。
4．現存可用量(On Hand Available Quantity)
假設料品A的現存量為500台，而預約量為200台，那麼我們稱「500台－200台＝300台」為A料品的「現存可用量」。也就是說，公司手中料品A在滿足現有客戶訂單量情況下，還可以供新接訂單來使用的數量有300台。看到現存可用量，就知道能夠再承接客戶訂單而可立即出貨的數量。
現存可用量 = 現存量 – 預約量
5． 可用量(Available Quantity)
上例中，A料品的現存可用量為300台，是否目前公司還能接受的訂單量只有300台呢？假若A料品還有一個在單量為200台，那麼對銷售人員而言，公司到目前為止總共還可再接A料品300台+2000台=500台訂單。該500台，稱作「可用量」。
可用量 = 現存可用量 + 在單量
= 現存量 - 預約量 + 在單量
通過上述名詞解釋，我們可以看出「在單量」代表供應量，而「預約量」則代表了需求量。所以這兩個量的掌握，對於庫存的供需平衡是至關重要的。
但是手工管理方式下，對庫存量的掌握是不完整的。手工方式下，我們的數據只有現存量，無法記錄在單量與預約量，自然也無法算出可用量了。因此，無法提供管理者應用時所要的訊息，當然也就不可能作好供需平衡、通盤規劃了。
二．連動關系的處理方法
從本質上講，職能的集成，即是對數量和時間的連動關系的掌握。
1．數量的連動關系
舉例說明（下列活動對象為產品A，現存量為零）：
（1）公司在8月5日，發出生產訂單(MO0208001)，要生產200台。
（2）8月8日，生產訂單MO0208001部分完工入庫180台。
（3）8月10日，業務人員接到客戶訂單（CO0208001），數量為80台。
（4）8月15日，客戶訂單CO0208001發貨80台。
（5）8月20日，業務人員又接訂單（CO0208002），數量300台。
那麼，產品A逐日的庫存資料變動情況如下表2.1.1所示：
產品A的庫存 08/05生產訂單200台 08/08生產入庫180台 08/10客戶訂單80台 08/15出貨80台 08/20客戶訂單300台
在單量 200 20 20 20 20
現存量 180 180 100 100
預約量 80 300
現存可用量 180 100 100 -200
可用量 200 200 120 120 -180
表2.1.1 數量連動關系例表

我們注意8月20日產品A的庫存資料：現存可用量為-200，即現存量100台不足客戶訂單CO0208002所需，但有一個在單量20台，那麼還應該安排生產產品A多少才夠客戶訂單CO0208002所需呢？
很顯然，有兩個結果：（1）如果在單量20個的完工日期在客戶訂單CO0208002的交貨日期之前，那麼只要在客戶訂單CO0208002的交貨日期之前，再安排生產完成180台即可；（2）如果在單量20個的完工日期在客戶訂單CO0208002的交貨日期之後，那麼就需要在客戶訂單CO0208002的交貨日期之前，再安排生產完成200台。
可見，只是掌握料品「數量」的連動關系是不夠的，我們還必須再考慮「時間」的連動關系的處理，因為沒有時間的數量往往是沒有意義的。
2．時間的連動關系
接上例，假設：
（1）生產訂單MO0208001餘量20台，計劃於8月25日完工入庫；
（2）8月21日再下一生產訂單MO0208002，數量200台，計劃完工日期8月27日；
（3）客戶訂單CO0208002數量300台，其預計交貨日期為8月28日。
則產品A逐日的庫存資料變動情況如下表2.1.2所示：
產品A的庫存 08/20客戶訂單300台 08/21生產訂單200台 08/25生產入庫20台 08/27生產入庫200台 08/28出貨300台
在單量 20 220 200
現存量 100 100 120 320 20
預約量 300 300 300 300
現存可用量 -200 -200 -180 20 20
可用量 -180 20 20 20 20
表2.1.2 時間連動關系例表
3．連動關系的處理方法：自動規劃
再接上例，假設：
（1）業務人員接到訂單CO0208003，數量400台，預定交貨日9月5日；
（2）業務人員又接到客戶訂單CO0208004，數量500台，預定交貨日9月10日；
請問如何制定生產計劃，以滿足上述客戶訂單的要求呢？
產品A的庫存 08/28出貨300台 09/05客戶訂單400台 09/10客戶訂單500台
在單量
現存量 20
預約量 380 880
現存可用量 20 -380 -880
可用量 20 -380 -880
表2.1.3 連動關系處理方法例表

由上表2.1.3可知，製造部門應該在9月5日和9月10日，分別完工入庫A產品380台和500台。
假設產品A的生產提前期為3天，則生產部門所制定的製造計劃應該如下（未考慮休息日）：
（1）9月2日，發出生產訂單，製造數量為380台，預計完工日9月5日；
（2）9月7日，發出生產訂單，製造數量為500台，預計完工日9月10日。
藉助於這樣的集成的邏輯，我們就可以將銷、供、產職能緊密地聯系起來，協助我們作好供需平衡，以及通盤規劃和執行控制的工作。
三．ERP系統的總體結構
以上有關數量和時間的連動關系的處理方法，就構成了物料需求規劃（MRP：Material Requirement Planning）的最基本的技巧。當然，上述邏輯還過於簡化。比如企業生產的產品的構成可能是很復雜的，一個成品往往是由很多半成品組成，而這些半成品又由很多其它零組件或原物料加工而成。所以時間和數量的連動關系的處理，是按產品的物料清單（BOM：Bill of Material）的階層來逐階進行的。如果不同產品中再出現共用料件的狀況，那麼處理的邏輯就更復雜。