文档管理培训方案

㈠ 企业文档管理需要注意一些什么问题

当前企业文档管理工作中应注意的问题及采取的解决措施

当前，企业文档管理工作正面临着深刻的改革。上述问题的产生，既有历史的原因，也有现实的原因，要解决这些问题，企业管理部门就必须正视现实，调整管理思路，改进管理方法，适应新形势的要求。

（一）、加大宣传力度，提高企业员工文档意识

文档工作是企业全局工作的重要组成部分，企业领导及文档管理部门领导要提高对文档管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划文档工作的发展方略，积极寻找文档工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决文档工作中存在的问题和困难，促使企业文档工作快速发展。

（二）、明确责任，强化文档管理工作者的责任意识

坚持推行文书部门或业务部门立卷归档的制度，同时档案部门要积极主动地协助立卷部门做好工作，发挥部门、业务部门熟悉文件形式和办理过程的优点，提高案卷质量和工作效率，作为一个文书工作人员或档案管理人员，应以高度负责的精神做好自己的本职工作。

（三）、运用“六个特征”，掌握科学立卷的方法

一般情况下文件可以根据六种特征立卷，按问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、地区特征立卷，把若干具有相同特征的文件组合在一个案卷内，这就是按文件特征立卷，是一种比较科学的方法，通常是根据文件的实际情况，灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷，只要掌握基本的方法，再根据本企业的实际情况，灵活抓住文件的主要特征，然后根据文件数量多少，保存价值，文件之间的联系等方面情况，结合其他特征细分，能更好的为企业档案工作服务。

（四）、科学组卷，保证企业文件材料的保存价值

由于严格的组织管理和生产程序是确保产品质量，增加企业生存和竞争力的关键，而严格的组织管理和生产程序主要是由执行组织管理职能和规定生产程序的现行文件来体现，所以提供丰富的价值的借鉴性史料，便于机关日后工作中对有关文件的继续贯彻执行。在文书材料中，有的效用是一次性的或短时期的。实践证明，对这类文书材料保存最好的方法就是及时地装订成卷。按照一定的制度由文书档案室或交档案馆进行科学管理。以备及时地调卷、查考和利用。

（五）、加强观念创新，提高企业文件与档案管理者的素质

为了使这项管理走入良性循环发展轨道，需要不断提高其管理者的素质。具体包括：

1、提高文件与档案管理机构素质人才的构成比例

高素质的文件与档案管理者群体的形成是提高其信息工作整体水平，从而全面、有效地服务于企业各项活动的前提和基础。

2、加强对在职文件与档案管理者的培训

提高企业高素质的文件与档案管理者的构成比例，加强对其在职人员，特别是中青年专业技术骨干的继续教育，是使文件与档案管理者工作适应企业跨世纪可持续发展需要的重要人才保障。

3、加强企业文档管理者的观念创新

文档工作者如果没有创新的认识，文档工作的创新就无从谈起。因此，文档工作者要适应文档工作网络化的要求，在工作中渗透创新思想、开展创新实践。企业领导者应当充分认识企业文档职能型、管理型、知识型、信息型的特点，科学把握企业发展与企业文档管理的内在联系，注重发挥文档的潜在生产力，并对文档工作给予应有的支持。企业文档工作者应当顺应企业文档事业发展趋势，树立“管理型、信息型、服务型”观念，加强自身职业修养，否则就难以提高档案服务水平。

4、提高企业档案管理者学习创新

要做好新时期的文档工作，队伍建设至关重要。一方面，档案人员要树立正确的价值观，要树立学习上不进则退的思想。另一方面，企业管理者要以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式激励档案人员充分发挥其聪明才智，为企业发展提供智力支持。企业文档管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯状、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。档案工作者不仅应掌握如何合作计算机网络、如何利用复读机处理信息等技术，还应学会利用网络进行档案信息的应用开发、用计算机网络管理档案，实现档案信息资源共享。

㈡ 怎样做好档案管理

档案管理规定

一、档案管理
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
（一）归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

㈢ 如何做好项目文档管理

一些项目文档管理的规定：

(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。

(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。

㈣ 如何进行文档管理

从与客户的第一次沟通开始，到最后成交以及售后服务过程中，会产生很多相关的文档，比如需求说明文档、报价、合同、发票、付款凭证等电子文件。这些文件对于后续业务的开展和参考有着重要的作用。随着客户量的增加，我们就有必要在Rushcrm系统中将这些文档集中存储和管理起来。那要如果来管理呢？接下来小编就给大家讲一下。

文件夹管理

既然要集中管理文档，自然是要分文别类，这里我们可以事先在“文档管理”中创建好不同分类的文件夹，用于专项存储文档

总结

文档管理不单单可以存储文件，还可以设置文档的下载权限。另外，还支持编写在线文档。

㈤ 项目文档知识如何管理

通过专门的软件进行管理
作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制捷为iMIS-KM体现了知识管理的三个层次：
第一层是实现“静态”的知识管理，方便对历史文档进行分类，保存和检索。

第二层是实现知识的“动态”更新和管理，包括如何统一管理项目中的文档以及文档的版本控制等。

第三层是实现企业中人员、流程和知识的整合，支持各项业务工作，并可在工作任务中关联知识库链接，快速利用知识经验，从而形成“知识门户”，提升工作效率和执行力。

㈥ 培训方案怎么写啊

物业管理公司员工培训计划
一、前言
罗伯特-欧文曾说过：把钱花在提高劳动力素质上是企业经理最佳的投资。被称为朝阳产业的物业管理行业，经过20多年的发展，已显现出越来越强的生机，为适应市场经济发展的需要，物业管理企业员工培训工作已显得十分重要。
二、目的和意义
（一）员工培训是物业管理企业参与市场竞争的需要
物业管理企业的竞争，归根到底是人才的竞争，物业管理企业除了从市场上招聘到合适的人才外，更为有效的方式是通过培训提高现有员工的素质，使其成为满足企业需要的人才。
（二）员工培训是物业管理企业管理者激励员工的方法
当今社会，学习培训已成为很多人改变自己生活和环境的重要手段，几乎每一个人都有对学习的需求和渴望。物业管理企业内浓郁的学习氛围，以及有效的学习政策都会对员工产生足够强的吸引力，有利于员工队伍的稳定。有远见的管理者甚至还把学习培训作为一种员工福利用来赠送或奖励员工。
（三）员工培训是物业管理企业经营管理现代化的基础
经过20多年的发展，物业管理行业已从过去传统的房屋协作管理转向以委托管理方式为主的市场化经营管理。这种社会化、市场化的经营管理方式对物业管理从业人员的素质提出了较高要求。物业管理已不仅是一个劳动密集型的行业，需要有大批精通管理的优秀人才来推动它的发展。因此，员工培训是实现物业管理企业经营管理现代化的基础环节和可靠保证。
三、制定物业管理企业培训规定
培训工作对物业管理企业来说是一项长期工作，物业管理企业应结合自身情况制定培训规定使培训工作制度化、规范化。培训规定主要包括培训的目的和意义、培训的基本内容、培训的方法、培训的分类、培训的组织实施、培训的监督管理、培训的效果评估等内容。
四、物业管理企业培训的内容
物业管理工作涉及内容较多，培训工作相对复杂，但总的来说，培训可包括三个方面的内容。
（一）企业相关知识的培训
该类培训是为了让每一个员工对企业的历史、现状、未来规划、管理服务理念、经营范围、内部规章制度、人力资源管理等有一个全面的了解。
（二）物业管理工作基础知识的培训
该类培训主要是让管理人员及操作人员熟悉并掌握与企业管理、物业管理相关的基础知识。
（三）物业管理从业人员专项技能培训
该类培训是为了提高基层管理者及操作者的实际工作技能。
五、物业管理企业培训计划
（一）培训需求分析
1、培训需求分析的内容
在编制培训计划之前，首先要对企业的培训需求进行全面的分析，培训需求分析主要包括三个方面的内容。
⑴组织分析
结合企业的年度经营管理发展计划，分析企业及各部门需要哪些培训以保正计划的实施。
⑵任务分析
依据企业的工作内容，分析个人需要进行哪些培训才能保证任务的完成。
⑶个人分析
依据企业的人力资源现状，分析哪些人需要培训，培训的具体内容是什么。
2、需求分析的方法
⑴问卷调查法
向企业员工发出培训需求问卷，让员工结合企业发展战略对企业应当组织怎样的培训提出建议。让员工结合自己的工作任务提出培训要求；让员工结合自己的个人发展提出培训需求。问卷法是一种非常普遍而又行之有效的方法。这种方法能培养员工关心学习、热爱学习、参与学习的热情，既是培训需求分析方法又是企业文化建设的重要内容，较为有效。
⑵约见面谈法
挑选不同管理层次、不同工作部门的管理人员以及不同工种的操作人员进行面谈，根据面谈了解到的信息以确定公司的整体培训需求。
⑶会议调查法
召开培训需求分析会，让参加会议的人员提出培训需求。
⑷工作表现评估法
根据员工的日常工作表现以确定员工在哪些方面有缺陷，从而有针对性地进行培训以提高这些方面的工作能力。
⑸报告审评法
根据各部门提供的培训需求报告进行综合评审以确定所需的培训内容。
（二）制定培训计划. 培训计划是为了规定培训工作的目标，制定整体规划以实现这些目标；以及将培训计划逐层展开，以便协调和将各种活动一体化。
1、制定程序
企业各部门根据培训需求分析的内容，结合部门培训目标以及部门年度发展计划制定出本部门的年度培训计划，上报到企业人力资源管理部门，再由企业人力资源管理部门结合企业年度发展计划以及企业培训总体目标制定整个企业的培训计划。
2、计划内容
为保证培训工作按时、按质地实施，培训计划应包括培训目标、课程设置、培训方式、培训控制、培训评估等五个方面的内容。
⑴培训目标
培训目标是指通过培训工作所期望取得的成果，这些成果包括个人的、部门的、整个企业所要求达到的培训结果。培训目标是制定培训计划的基础，培训目标决定了培训课程、培训方式等一系列的内容。同时，培训目标又是培训考核和培训评估的依据。所以，培训目标的制定应该准确、细致并具有可测量性。
⑵课程设置
培训课程包括了培训课程的名称、培训的时间、培训地点、培训教员简介、针对培训课程的培训要求等内容。明确的培训要求有利于员工提前对所培训的内容有所准备和有所侧重，有利于提高培训效果。
⑶培训方式
根据培训内容以及培训对象的不同，可采用不同的培训方式。常用的培训方式包括讲授法、学徒制、小岛讨论法、角色扮演法、管理游戏法、观摩范例法。
①讲授法
讲授法是最常用的一种教学方法，通常是让一位教员向学员直接传授某方面的知识。这种方法的优点是节约经费、教授对象多，可同时面对多名学员，一次教学可让很多学员同时受益。
②学徒制
学徒制是最古老的教学方法，但至今为止仍然是企业培训新人最常用的一种方法。它的特点是由一名经验丰富的老师傅，负责帮带一名或几名新来的员工，通过传授、示范、练习、检查反馈等一系列过程提高新人的工作技能。学徒制较适合物业管理工作实践中保安、绿化、保洁、维修等技术性工种
③小岛讨论法
员工以5-7人为一组围在一个圆形桌前（也称“小岛”），对特定的话题或主题进行讨论。指导老师控制培训的时间和进程。每一位员工都可以自由地发表自己的意见，但是不允许反驳别人的意见。指导老师将每个人的意见都写在黑板上，同时鼓励员工说出更新或更古怪的想法。当大家将自己的想法全部讲完后，在指导老师的指导下，员工对每一种意见进行评价，最后选出大家都满意的答案。这种小岛讨论方式是引导员工自己解决管理问题的有效方法。
④角色扮演法
角色扮演法是让培训对象假想自己是公司的某一角色，并以此角色的身份来解决问题。这种方法能让培训对象身临其境地分析问题和解决问题，对员工提高工作技能和改造工作习惯都很有帮助。例如：让员工扮演业主要求提供相应的服务，以提高员工的服务意识；让工作习惯不好的员工与上司角色转换以达到改变工作习惯的目的。
⑤管理游戏法
这种方法寓教于游戏中，通过完成事先设计好的精妙游戏，让培训对象领悟到其中的管理思想。例如：组织员工对有争议的物业管理事件进行辩论，在辩论中提高认识。
⑥观摩范例法
通过组织实地参观考察，运用电视机、录像机、幻灯机、投影机、收录机、放映机等设备来向学生呈现有关资料、信息，让员工学习经验、发现问题、改进工作。

㈦ 培训管理者应掌握的知识管理有哪些

一方面，虽然培训项目的内容会不断地发生变化，但是培训管理者的工作却总是在重复着同样的内容：制订计划、争取预算、需求调查、跨部门协调、供应商甄选、谈判、签署合同、组织培训、效果评估与汇报。
另一方面，培训管理者总在工作中不得不面临各种问题的挑战，或预算不足、或需求不清晰、或领导不重视、或学员不配合、或供应商不给力等。值得注意的是，这些困扰也似乎总是会在每个培训项目中反复出现，呼之即来，却挥之不去。
“一个人不能两次踏入同一条河”!作为一个培训管理者，如果我们的目光只是局限于当前具体的培训活动，“就事论事”地处理问题，不是从更高的视角去探询解决问题的手段，那么，即使我们的工作再有效率，这种效率也无法带来良好的效果。
对于知识管理中所产生的组织过程资产(知识、技术、方法、经验、教训等)进行有效管理，知识管理即通过培训业务的知识管理，有助于培训管理者将重复的工作简单化、流程化、标准化，从而逐步实现知识管理培训管理规范化的最佳实践。
哪些培训工作内容可以纳入知识管理的范围呢?
1、培训工作的知识管理
任何企业的培训工作大致都会遵循一定的流程来进行。这一流程有其普遍性一面，即所有的培训基本都包括培训项目立项(或发起)、需求调查、供应商联系、培训方案沟通与确认、合同谈判、培训执行、培训评估。
另一方面，由于企业受到各自内部环境的影响，知识管理培训工作流程的细节不尽相同。有的企业客户可能更为简洁，而另一些企业可能更为细致。不论是简洁的流程，还是细致的流程，其好坏的评价标准只能是它是否适合本企业的实际状况，并使培训管理行之有效。
同时，任何培训工作流程都有持续优化的空间。这就需要培训管理者在培训实践中，不断地总结经验教训，并将所能改进之处，体现于流程设计中。
建立一个企业的培训工作的流程图，通过知识管理知识管理培训工作流程的可视化管理，能够帮助培训管理者直观地发现问题所在，有利于整合资源和优化流程设计。
2、培训文档知识管理
在培训管理中，各种标准化的文档模板不可或缺。标准化文档模板的运用，不但可以提升工作效率，便于对相同性质的信息进行比较与分析，更有利于建立企业培训管理的规范化操作行为。
培训文档模板种类繁多，包括企业培训制度、需求调查表、需求确认书、供应商记录表、讲师记录表、培训协议、培训通知、培训评估表、培训结案报告、年度培训规划表、年度培训执行跟踪表，问题管理清单、企业案例汇编，等等。
将培训工作中能够通过标准化文档模板进行管理的部分尽量模板化，能够使培训管理的效率事半功倍。这个标准化的过程也是循序渐进的，模板从无到有，内容从繁简到适度。模板的评价标准只有一个，是否有助于提高管理效率，达成最好的工作效果。
3、知识管理培训档案管理
将培训管理工作过程中所形成的文档分类整理后归档，是将组织过程资产沉淀下来的一种形式。尽量做到，每一个培训项目都有据可查(可是纸质文档，也可是电子版文档，或是两者都有)，包括项目的培训需求报告、培训建议书、供应商与师资信息、培训合同、培训教材、培训评估表、培训结案报告，等等。要把培训当成系统工作来做，不可“打一枪换一个地方”，那样做，培训管理者永远都将停留在基础性运营的重复中。对于培训工作的认识，很多程度上决定一个培训管理者能走到什么样的高度。
4、知识管理问题管理
在培训管理工作中，会遇到各类的问题。这些问题，不论是培训管理者在自身工作中所面对的，还是学员在培训中所提及的或是其在训后实践中所遇到的，都可以统一分为两大类。
5、知识管理内部案例整理归档
为了是培训工作与企业实践更好地结合，培训管理者应该有意识地搜集和整理企业经营管理中发生的典型案例。这种搜集和整理工作可以依托每一个具体培训项目的实施来进行，比如在某一主题培训的前期，要求有关人员按照标准化的格式提供出相关的工作场景(背景)或问题，知识管理作为企业案例供讲师用于教学。也可以是由学员提供案例的信息，而由培训管理者按照标准化的格式重新编写。
这些案例累积下来，并分门别类地加以整理和归档，就能逐步形成企业工作实践所涉及各个方面的真实资料了。这些案例的运用，不仅仅能够使培训更接近于企业实践本身，而且还可以作为企业管理者的参考资料，可以使培训工作为管理带来增值。

㈧ 如何进行企业文档版本管理

企业文件管理工作，牵一发而动全身。由于企业文件版本管理不到位，在关键时刻出差错，导致发生严重的经济损失和信用危机的事件，已是屡见不鲜。诸如签错合同版本，事后纠葛不清；根据过时文件指导生产活动，生产的产品不达标；提供客户错误的报价单，直接损失一个亿等，时有发生，不胜枚举。

中常见的问题

• 通过文件命名区分的方式保存多个版本，当文件修改频繁，版本数量不断增多，极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时，更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。

• 由于没有统一的文件管理平台，不能实现文件协同办公，在文档修改迭代后，未及时通知其他人，经常发现仍有人在使用旧版文档，同时流通着多个不同版本的文档。

• 由于不注重文件历史版本的存档与记录，需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力。例如在文档编辑修改过程中，修改多次后，发现先前的版本反而比最新的更好，但是反过来查找历史版本时，却发现历史版本已经被覆盖，文件找不到了。

• 多人维护同一文件，修改更新文件时，因为不能对文档版本进行锁定后操作，可能会发生多人重复修改同一问题，或多人操作造成文件重要内容丢失等情况。

• 没有完整的操作记录，文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息，出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。

文档版本管理解决方案

开始云KASS企业内容管理系统的文档版本管理功能模块，支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回滚等操作，为企业提供了严谨高效的文档版本管理解决方案。