文檔管理培訓方案

㈠ 企業文檔管理需要注意一些什麼問題

當前企業文檔管理工作中應注意的問題及採取的解決措施

當前，企業文檔管理工作正面臨著深刻的改革。上述問題的產生，既有歷史的原因，也有現實的原因，要解決這些問題，企業管理部門就必須正視現實，調整管理思路，改進管理方法，適應新形勢的要求。

（一）、加大宣傳力度，提高企業員工文檔意識

文檔工作是企業全局工作的重要組成部分，企業領導及文檔管理部門領導要提高對文檔管理工作重要性的認識，進一步解放思想，摒棄舊觀念，樹立新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作的發展方略，積極尋找文檔工作同企業中心工作的結合點，實實在在地解決文檔工作中存在的問題和困難，促使企業文檔工作快速發展。

（二）、明確責任，強化文檔管理工作者的責任意識

堅持推行文書部門或業務部門立卷歸檔的制度，同時檔案部門要積極主動地協助立卷部門做好工作，發揮部門、業務部門熟悉文件形式和辦理過程的優點，提高案卷質量和工作效率，作為一個文書工作人員或檔案管理人員，應以高度負責的精神做好自己的本職工作。

（三）、運用「六個特徵」，掌握科學立卷的方法

一般情況下文件可以根據六種特徵立卷，按問題特徵立卷、時間特徵立卷、名稱特徵立卷、作者特徵立卷、通訊特徵立卷、地區特徵立卷，把若干具有相同特徵的文件組合在一個案卷內，這就是按文件特徵立卷，是一種比較科學的方法，通常是根據文件的實際情況，靈活地結合運用2～3個特徵來組立一個案卷，只要掌握基本的方法，再根據本企業的實際情況，靈活抓住文件的主要特徵，然後根據文件數量多少，保存價值，文件之間的聯系等方面情況，結合其他特徵細分，能更好的為企業檔案工作服務。

（四）、科學組卷，保證企業文件材料的保存價值

由於嚴格的組織管理和生產程序是確保產品質量，增加企業生存和競爭力的關鍵，而嚴格的組織管理和生產程序主要是由執行組織管理職能和規定生產程序的現行文件來體現，所以提供豐富的價值的借鑒性史料，便於機關日後工作中對有關文件的繼續貫徹執行。在文書材料中，有的效用是一次性的或短時期的。實踐證明，對這類文書材料保存最好的方法就是及時地裝訂成卷。按照一定的制度由文書檔案室或交檔案館進行科學管理。以備及時地調卷、查考和利用。

（五）、加強觀念創新，提高企業文件與檔案管理者的素質

為了使這項管理走入良性循環發展軌道，需要不斷提高其管理者的素質。具體包括：

1、提高文件與檔案管理機構素質人才的構成比例

高素質的文件與檔案管理者群體的形成是提高其信息工作整體水平，從而全面、有效地服務於企業各項活動的前提和基礎。

2、加強對在職文件與檔案管理者的培訓

提高企業高素質的文件與檔案管理者的構成比例，加強對其在職人員，特別是中青年專業技術骨乾的繼續教育，是使文件與檔案管理者工作適應企業跨世紀可持續發展需要的重要人才保障。

3、加強企業文檔管理者的觀念創新

文檔工作者如果沒有創新的認識，文檔工作的創新就無從談起。因此，文檔工作者要適應文檔工作網路化的要求，在工作中滲透創新思想、開展創新實踐。企業領導者應當充分認識企業文檔職能型、管理型、知識型、信息型的特點，科學把握企業發展與企業文檔管理的內在聯系，注重發揮文檔的潛在生產力，並對文檔工作給予應有的支持。企業文檔工作者應當順應企業文檔事業發展趨勢，樹立「管理型、信息型、服務型」觀念，加強自身職業修養，否則就難以提高檔案服務水平。

4、提高企業檔案管理者學習創新

要做好新時期的文檔工作，隊伍建設至關重要。一方面，檔案人員要樹立正確的價值觀，要樹立學習上不進則退的思想。另一方面，企業管理者要以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，並不斷嘗試採用新的模式激勵檔案人員充分發揮其聰明才智，為企業發展提供智力支持。企業文檔管理隊伍建設應朝著知識結構綜合化、年齡結構階梯狀、性別比例適度、高學歷人員所佔比例適當的目標努力，只有這樣才能實現企業檔案工作的持續、長久、高效發展。檔案工作者不僅應掌握如何合作計算機網路、如何利用復讀機處理信息等技術，還應學會利用網路進行檔案信息的應用開發、用計算機網路管理檔案，實現檔案信息資源共享。

㈡ 怎樣做好檔案管理

檔案管理規定

一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

㈢ 如何做好項目文檔管理

一些項目文檔管理的規定：

(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規文檔和項目歸檔文檔。常規文檔的提交和使用根據項目組內部小組成員任務的不同進行許可權劃分；項目歸檔文檔由項目管理主管(或項目文檔管理員)將項目中的重要文檔從常規文檔中進行分類歸檔。

(2)常規文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。

(3)日常管理文檔包括項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數據質量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報，項目簡報。並都按照不同目錄進行分類管理。

(4)提交完整的項目開發、應用開發流程文檔。一般包括：項目計劃、業務需求說明書、數據需求說明書、模塊、應用開發文檔、系統測試文檔、詳細設計文檔、系統測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓資料、系統運行維護等。

(5)所有項目組成員均建立VSS軟體環境下的對應用戶，各自擁有對以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除許可權。由各項目小組長保證提交已保存文檔的質量；由文檔管理員或項目經理整體把握項目文檔在各階段的提交情況。

㈣ 如何進行文檔管理

從與客戶的第一次溝通開始，到最後成交以及售後服務過程中，會產生很多相關的文檔，比如需求說明文檔、報價、合同、發票、付款憑證等電子文件。這些文件對於後續業務的開展和參考有著重要的作用。隨著客戶量的增加，我們就有必要在Rushcrm系統中將這些文檔集中存儲和管理起來。那要如果來管理呢？接下來小編就給大家講一下。

文件夾管理

既然要集中管理文檔，自然是要分文別類，這里我們可以事先在「文檔管理」中創建好不同分類的文件夾，用於專項存儲文檔

總結

文檔管理不單單可以存儲文件，還可以設置文檔的下載許可權。另外，還支持編寫在線文檔。

㈤ 項目文檔知識如何管理

通過專門的軟體進行管理
作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進展的脈絡，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質量得到很好的掌控。制捷為iMIS-KM體現了知識管理的三個層次：
第一層是實現「靜態」的知識管理，方便對歷史文檔進行分類，保存和檢索。

第二層是實現知識的「動態」更新和管理，包括如何統一管理項目中的文檔以及文檔的版本控制等。

第三層是實現企業中人員、流程和知識的整合，支持各項業務工作，並可在工作任務中關聯知識庫鏈接，快速利用知識經驗，從而形成「知識門戶」，提升工作效率和執行力。

㈥ 培訓方案怎麼寫啊

物業管理公司員工培訓計劃
一、前言
羅伯特-歐文曾說過：把錢花在提高勞動力素質上是企業經理最佳的投資。被稱為朝陽產業的物業管理行業，經過20多年的發展，已顯現出越來越強的生機，為適應市場經濟發展的需要，物業管理企業員工培訓工作已顯得十分重要。
二、目的和意義
（一）員工培訓是物業管理企業參與市場競爭的需要
物業管理企業的競爭，歸根到底是人才的競爭，物業管理企業除了從市場上招聘到合適的人才外，更為有效的方式是通過培訓提高現有員工的素質，使其成為滿足企業需要的人才。
（二）員工培訓是物業管理企業管理者激勵員工的方法
當今社會，學習培訓已成為很多人改變自己生活和環境的重要手段，幾乎每一個人都有對學習的需求和渴望。物業管理企業內濃郁的學習氛圍，以及有效的學習政策都會對員工產生足夠強的吸引力，有利於員工隊伍的穩定。有遠見的管理者甚至還把學習培訓作為一種員工福利用來贈送或獎勵員工。
（三）員工培訓是物業管理企業經營管理現代化的基礎
經過20多年的發展，物業管理行業已從過去傳統的房屋協作管理轉向以委託管理方式為主的市場化經營管理。這種社會化、市場化的經營管理方式對物業管理從業人員的素質提出了較高要求。物業管理已不僅是一個勞動密集型的行業，需要有大批精通管理的優秀人才來推動它的發展。因此，員工培訓是實現物業管理企業經營管理現代化的基礎環節和可靠保證。
三、制定物業管理企業培訓規定
培訓工作對物業管理企業來說是一項長期工作，物業管理企業應結合自身情況制定培訓規定使培訓工作制度化、規范化。培訓規定主要包括培訓的目的和意義、培訓的基本內容、培訓的方法、培訓的分類、培訓的組織實施、培訓的監督管理、培訓的效果評估等內容。
四、物業管理企業培訓的內容
物業管理工作涉及內容較多，培訓工作相對復雜，但總的來說，培訓可包括三個方面的內容。
（一）企業相關知識的培訓
該類培訓是為了讓每一個員工對企業的歷史、現狀、未來規劃、管理服務理念、經營范圍、內部規章制度、人力資源管理等有一個全面的了解。
（二）物業管理工作基礎知識的培訓
該類培訓主要是讓管理人員及操作人員熟悉並掌握與企業管理、物業管理相關的基礎知識。
（三）物業管理從業人員專項技能培訓
該類培訓是為了提高基層管理者及操作者的實際工作技能。
五、物業管理企業培訓計劃
（一）培訓需求分析
1、培訓需求分析的內容
在編制培訓計劃之前，首先要對企業的培訓需求進行全面的分析，培訓需求分析主要包括三個方面的內容。
⑴組織分析
結合企業的年度經營管理發展計劃，分析企業及各部門需要哪些培訓以保正計劃的實施。
⑵任務分析
依據企業的工作內容，分析個人需要進行哪些培訓才能保證任務的完成。
⑶個人分析
依據企業的人力資源現狀，分析哪些人需要培訓，培訓的具體內容是什麼。
2、需求分析的方法
⑴問卷調查法
向企業員工發出培訓需求問卷，讓員工結合企業發展戰略對企業應當組織怎樣的培訓提出建議。讓員工結合自己的工作任務提出培訓要求；讓員工結合自己的個人發展提出培訓需求。問卷法是一種非常普遍而又行之有效的方法。這種方法能培養員工關心學習、熱愛學習、參與學習的熱情，既是培訓需求分析方法又是企業文化建設的重要內容，較為有效。
⑵約見面談法
挑選不同管理層次、不同工作部門的管理人員以及不同工種的操作人員進行面談，根據面談了解到的信息以確定公司的整體培訓需求。
⑶會議調查法
召開培訓需求分析會，讓參加會議的人員提出培訓需求。
⑷工作表現評估法
根據員工的日常工作表現以確定員工在哪些方面有缺陷，從而有針對性地進行培訓以提高這些方面的工作能力。
⑸報告審評法
根據各部門提供的培訓需求報告進行綜合評審以確定所需的培訓內容。
（二）制定培訓計劃. 培訓計劃是為了規定培訓工作的目標，制定整體規劃以實現這些目標；以及將培訓計劃逐層展開，以便協調和將各種活動一體化。
1、制定程序
企業各部門根據培訓需求分析的內容，結合部門培訓目標以及部門年度發展計劃制定出本部門的年度培訓計劃，上報到企業人力資源管理部門，再由企業人力資源管理部門結合企業年度發展計劃以及企業培訓總體目標制定整個企業的培訓計劃。
2、計劃內容
為保證培訓工作按時、按質地實施，培訓計劃應包括培訓目標、課程設置、培訓方式、培訓控制、培訓評估等五個方面的內容。
⑴培訓目標
培訓目標是指通過培訓工作所期望取得的成果，這些成果包括個人的、部門的、整個企業所要求達到的培訓結果。培訓目標是制定培訓計劃的基礎，培訓目標決定了培訓課程、培訓方式等一系列的內容。同時，培訓目標又是培訓考核和培訓評估的依據。所以，培訓目標的制定應該准確、細致並具有可測量性。
⑵課程設置
培訓課程包括了培訓課程的名稱、培訓的時間、培訓地點、培訓教員簡介、針對培訓課程的培訓要求等內容。明確的培訓要求有利於員工提前對所培訓的內容有所准備和有所側重，有利於提高培訓效果。
⑶培訓方式
根據培訓內容以及培訓對象的不同，可採用不同的培訓方式。常用的培訓方式包括講授法、學徒制、小島討論法、角色扮演法、管理游戲法、觀摩範例法。
①講授法
講授法是最常用的一種教學方法，通常是讓一位教員向學員直接傳授某方面的知識。這種方法的優點是節約經費、教授對象多，可同時面對多名學員，一次教學可讓很多學員同時受益。
②學徒制
學徒制是最古老的教學方法，但至今為止仍然是企業培訓新人最常用的一種方法。它的特點是由一名經驗豐富的老師傅，負責幫帶一名或幾名新來的員工，通過傳授、示範、練習、檢查反饋等一系列過程提高新人的工作技能。學徒制較適合物業管理工作實踐中保安、綠化、保潔、維修等技術性工種
③小島討論法
員工以5-7人為一組圍在一個圓形桌前（也稱「小島」），對特定的話題或主題進行討論。指導老師控制培訓的時間和進程。每一位員工都可以自由地發表自己的意見，但是不允許反駁別人的意見。指導老師將每個人的意見都寫在黑板上，同時鼓勵員工說出更新或更古怪的想法。當大家將自己的想法全部講完後，在指導老師的指導下，員工對每一種意見進行評價，最後選出大家都滿意的答案。這種小島討論方式是引導員工自己解決管理問題的有效方法。
④角色扮演法
角色扮演法是讓培訓對象假想自己是公司的某一角色，並以此角色的身份來解決問題。這種方法能讓培訓對象身臨其境地分析問題和解決問題，對員工提高工作技能和改造工作習慣都很有幫助。例如：讓員工扮演業主要求提供相應的服務，以提高員工的服務意識；讓工作習慣不好的員工與上司角色轉換以達到改變工作習慣的目的。
⑤管理游戲法
這種方法寓教於游戲中，通過完成事先設計好的精妙游戲，讓培訓對象領悟到其中的管理思想。例如：組織員工對有爭議的物業管理事件進行辯論，在辯論中提高認識。
⑥觀摩範例法
通過組織實地參觀考察，運用電視機、錄像機、幻燈機、投影機、收錄機、放映機等設備來向學生呈現有關資料、信息，讓員工學習經驗、發現問題、改進工作。

㈦ 培訓管理者應掌握的知識管理有哪些

一方面，雖然培訓項目的內容會不斷地發生變化，但是培訓管理者的工作卻總是在重復著同樣的內容：制訂計劃、爭取預算、需求調查、跨部門協調、供應商甄選、談判、簽署合同、組織培訓、效果評估與匯報。
另一方面，培訓管理者總在工作中不得不面臨各種問題的挑戰，或預算不足、或需求不清晰、或領導不重視、或學員不配合、或供應商不給力等。值得注意的是，這些困擾也似乎總是會在每個培訓項目中反復出現，呼之即來，卻揮之不去。
「一個人不能兩次踏入同一條河」!作為一個培訓管理者，如果我們的目光只是局限於當前具體的培訓活動，「就事論事」地處理問題，不是從更高的視角去探詢解決問題的手段，那麼，即使我們的工作再有效率，這種效率也無法帶來良好的效果。
對於知識管理中所產生的組織過程資產(知識、技術、方法、經驗、教訓等)進行有效管理，知識管理即通過培訓業務的知識管理，有助於培訓管理者將重復的工作簡單化、流程化、標准化，從而逐步實現知識管理培訓管理規范化的最佳實踐。
哪些培訓工作內容可以納入知識管理的范圍呢?
1、培訓工作的知識管理
任何企業的培訓工作大致都會遵循一定的流程來進行。這一流程有其普遍性一面，即所有的培訓基本都包括培訓項目立項(或發起)、需求調查、供應商聯系、培訓方案溝通與確認、合同談判、培訓執行、培訓評估。
另一方面，由於企業受到各自內部環境的影響，知識管理培訓工作流程的細節不盡相同。有的企業客戶可能更為簡潔，而另一些企業可能更為細致。不論是簡潔的流程，還是細致的流程，其好壞的評價標准只能是它是否適合本企業的實際狀況，並使培訓管理行之有效。
同時，任何培訓工作流程都有持續優化的空間。這就需要培訓管理者在培訓實踐中，不斷地總結經驗教訓，並將所能改進之處，體現於流程設計中。
建立一個企業的培訓工作的流程圖，通過知識管理知識管理培訓工作流程的可視化管理，能夠幫助培訓管理者直觀地發現問題所在，有利於整合資源和優化流程設計。
2、培訓文檔知識管理
在培訓管理中，各種標准化的文檔模板不可或缺。標准化文檔模板的運用，不但可以提升工作效率，便於對相同性質的信息進行比較與分析，更有利於建立企業培訓管理的規范化操作行為。
培訓文檔模板種類繁多，包括企業培訓制度、需求調查表、需求確認書、供應商記錄表、講師記錄表、培訓協議、培訓通知、培訓評估表、培訓結案報告、年度培訓規劃表、年度培訓執行跟蹤表，問題管理清單、企業案例匯編，等等。
將培訓工作中能夠通過標准化文檔模板進行管理的部分盡量模板化，能夠使培訓管理的效率事半功倍。這個標准化的過程也是循序漸進的，模板從無到有，內容從繁簡到適度。模板的評價標准只有一個，是否有助於提高管理效率，達成最好的工作效果。
3、知識管理培訓檔案管理
將培訓管理工作過程中所形成的文檔分類整理後歸檔，是將組織過程資產沉澱下來的一種形式。盡量做到，每一個培訓項目都有據可查(可是紙質文檔，也可是電子版文檔，或是兩者都有)，包括項目的培訓需求報告、培訓建議書、供應商與師資信息、培訓合同、培訓教材、培訓評估表、培訓結案報告，等等。要把培訓當成系統工作來做，不可「打一槍換一個地方」，那樣做，培訓管理者永遠都將停留在基礎性運營的重復中。對於培訓工作的認識，很多程度上決定一個培訓管理者能走到什麼樣的高度。
4、知識管理問題管理
在培訓管理工作中，會遇到各類的問題。這些問題，不論是培訓管理者在自身工作中所面對的，還是學員在培訓中所提及的或是其在訓後實踐中所遇到的，都可以統一分為兩大類。
5、知識管理內部案例整理歸檔
為了是培訓工作與企業實踐更好地結合，培訓管理者應該有意識地搜集和整理企業經營管理中發生的典型案例。這種搜集和整理工作可以依託每一個具體培訓項目的實施來進行，比如在某一主題培訓的前期，要求有關人員按照標准化的格式提供出相關的工作場景(背景)或問題，知識管理作為企業案例供講師用於教學。也可以是由學員提供案例的信息，而由培訓管理者按照標准化的格式重新編寫。
這些案例累積下來，並分門別類地加以整理和歸檔，就能逐步形成企業工作實踐所涉及各個方面的真實資料了。這些案例的運用，不僅僅能夠使培訓更接近於企業實踐本身，而且還可以作為企業管理者的參考資料，可以使培訓工作為管理帶來增值。

㈧ 如何進行企業文檔版本管理

企業文件管理工作，牽一發而動全身。由於企業文件版本管理不到位，在關鍵時刻出差錯，導致發生嚴重的經濟損失和信用危機的事件，已是屢見不鮮。諸如簽錯合同版本，事後糾葛不清；根據過時文件指導生產活動，生產的產品不達標；提供客戶錯誤的報價單，直接損失一個億等，時有發生，不勝枚舉。

中常見的問題

• 通過文件命名區分的方式保存多個版本，當文件修改頻繁，版本數量不斷增多，極易發生文件冗餘、版本混亂、查找困難等狀況。當傳遞分享文件時，更是容易出現發送錯誤版本給對方的尷尬情況。

• 由於沒有統一的文件管理平台，不能實現文件協同辦公，在文檔修改迭代後，未及時通知其他人，經常發現仍有人在使用舊版文檔，同時流通著多個不同版本的文檔。

• 由於不注重文件歷史版本的存檔與記錄，需要查找指定歷史版本的時候顯得非常耗時耗力。例如在文檔編輯修改過程中，修改多次後，發現先前的版本反而比最新的更好，但是反過來查找歷史版本時，卻發現歷史版本已經被覆蓋，文件找不到了。

• 多人維護同一文件，修改更新文件時，因為不能對文檔版本進行鎖定後操作，可能會發生多人重復修改同一問題，或多人操作造成文件重要內容丟失等情況。

• 沒有完整的操作記錄，文件修改更新後不知道操作人、操作時間、修改次數等信息，出現問題後更是容易造成相互間推諉責任。

文檔版本管理解決方案

開始雲KASS企業內容管理系統的文檔版本管理功能模塊，支持用戶直觀方便地進行文件存取、版本更新、歷史版本瀏覽、文件版本比較、簽出簽入、版本回滾等操作，為企業提供了嚴謹高效的文檔版本管理解決方案。