⑴ 如何進行成功的展會策劃
對展會組織者來說，一個成功的展會策劃方案要把握和處理好如下四個關鍵點：
一是充分體現高度。這里所說的「高度」專指符合政策。組織一個展會，組織者首先看到是它的市場潛力，但你所看見的「市場」，能不能開發，怎麼能讓它開發，就要靠「政策」來衡量和把握。這個時候，就需要組織者充分查閱相關國家文件規定，把國家對該展會涉及到的產業發展態度和意見該引用的引用，該轉述的轉述，該進一步理解的進一步理解。通過「引用」、「轉述」、「理解」等方式，讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法，說明國家允許，有關部門就沒有理由阻攔;因為合理，說明展會應該組織，應該搞;因為合情，符合當地發展狀況，對產業發展，對經濟發展有利，說明有關部門應該積極提供支持。所以，「高度」很重要。提高高度的政策來源主要有：國家和地方五年發展規劃綱要;國家和地方有關展會涉及到的產業發展政策(如意見、辦法、綱要、通知等);國家和地方領導在重要專項會議上做出的工作部署和重要講話精神;國家和地方「兩會」等重要會議、專項會議上政府工作報告和領導講話;國家和地方主要領導的有關指示和批示等。
二是解決「市場」問題。這是一個展會成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個展會有何收益，有什麼樣的回報?專業觀眾到會又有什麼樣的收獲和價值?整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織，並通過方案巧妙地解疑釋惑。可見，展會策劃方案並不好寫，更不能輕易出手。因為參展商、專業觀眾了解展會的第一個「窗口」是它，因為參展商、專業觀眾能看到希望與商機的也是它，因為參展商、專業觀眾了解展會權威性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……
對一個展會來說，參展商關注的市場，最核心的是有一定目標數量的專業觀眾(采購商、經銷商、產品使用者等)與會。至於說這個展會有多大的客流量，他們並不關心。或許有人會問，為什麼這么說?與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時再與專業人士交流，難免容易出現精神不濟而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊等贈予與會人員的物品，如果發給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關心的宣傳冊便有可能被丟進垃圾桶，大量的非專業人士與會，造成如此不必要的浪費更大更多，參展商不僅不會有收益，還會大大增加參展成本。
針對這個問題，展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關鍵點解決方案：對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度;展會的專業化程度。比如保證專業觀眾與會的組織手段、途徑、方式，歷屆展會專業觀眾統計信息、購銷信息等;展會的權威性。比如組織者的地位與影響、該展會在業界的口碑與影響、與會專業人士以及領導、專家的分量等。
對一個展會來說，與會專業人士(采購商、經銷商、產品使用者等)關注的市場，最核心的是能有多少專業廠家與會參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產品，怎麼能采購到他們既需要、價格有所優惠、質量又有保障的產品。
對此問題，展會組織者應重點圍繞如下幾個方面去解答：參展企業的數量與分量，比如有多少家世界500強企業、有多少家大型跨國公司、有多少家國內業界龍頭企業等與會;展品的先進性，如有什麼樣的世界先進技術水平產品、國內先進技術產品等技術含量較高的展品亮相;展會組織者如何保證以優質服務協助專業人士采購到他們所需的物美價廉的產品等;業內專業高峰會議組織情況，比如有哪些有權威領導、專家發布權威報告等。
三是注意法律問題。現在會展市場不太規范，而且多數承辦展會的機構屬民營個體企業。這些企業為了實現利益最大化，在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中，虛誇展會規模、影響，虛報展會數字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構等為展會支持單位，向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務項目等，這些都是不良事件的由頭和導火索，十分容易引發雙方紛爭，激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當、不及時，就極有可能被訴諸法律。總結全國媒體報道的案例，以及業界人士總結的此類情況和經驗，如果展會上出現「涉法」問題，雖然不能說100%由展會組織者引起，但可以說絕大多數問題都出在展會組織者身上。所以，做一個優秀的展會策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達組織者的戰略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
四是創新問題。現在各地的展會一個接一個，不同題材的展會還好說，如果說一個城市有兩個以上的同題材展會要舉辦，那麼你這個展會要獨領風騷，展會組織者就必須重點考慮你這個展會的「出新」之處和「權威」程度。
⑵ 會展參展策劃書怎麼寫，有沒有一個比較詳細的範文
XX公司參展策劃書（草案）
AA集團參展策劃（草案）
一，前言： 二，參展時間：年月日 （應提前三天安排布展工作） 三，地點： 四，人員：
五，參展背景分析：
1，大會分析：
專業性； 品牌性； 權威性； 國際性；
2，參展商構成：
3，與會者分析：
A，競爭對手：AA、AA等（競爭對手參展的主題，參展的規模，內容，以及目的。針對競爭對手，進行參展策劃調整。）
B，媒體； C，世界各地渠道商； D，其他單位及人員；
六，參展目的：
1.渠道拓展；
A，現有渠道分析：
基於AA的渠道要求重新建立，目前公司AAAA家代理商也就意味著不包括在內。借全國各地渠道商匯集於此的機會，開拓AA渠道銷售，進行全國范圍內渠道的建立和產品推廣。
渠道特點：
1）AA大會匯集了來自全國各地的渠道商，具有地域性廣的特點，可以很好的拓展全國代理機構；
2）與會者基本上屬於AA行業，具備很高的行業性，招商對象十分明確；
3）產品的優勢性：展會主題為「創新營銷方法•拓展市場渠道•構建代理體系」，其中營銷方式中，AA具有融合了其他AA優勢的特點，且「物美價廉」，有助於渠道的拓展；
2.公司品牌宣傳；可以通過AA大會很好的傳達這一品牌新形象。
3.終端客戶拓展；終端客戶的拓展是一個參展的一個小收獲，現場進行演示。
4.新產品（AA）推向市場的造勢和推廣；此次大會，眾多公司不遺餘力的推出新產品以吸引投資商或者渠道商，進而開拓產品市場，通過此次大會，可以很好的將產品品牌進行市場推廣，為以後的渠道拓展預熱。
5，對市場的信息動態、國家政策、市場需求的深度把握。
AA行業大盛會，信息匯集之處，不僅可以收集很多競爭對手信息，更能了解到市場最新動態，通過與各地域不同的渠道商交流，能了解全國各地不同的市場需求。
七，參展安排：
展前：
A,展台准備：1，參展主題的確定 ；（待定） 2，展位的確定； 3，展位的布置； （略）
包括：物料准備；展台總體設計（不僅要恢弘大氣，更要體現新穎和創意）；
B,代理商邀請及策略：
1，由渠道人員提前通過發送邀請函的方法約好意向代理商參加展會，
2，准備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給代理商，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
3，製作印有公司標志和名稱的掛繩於現場免費派發給參觀者，由於這些掛繩通常都製作精美，所以大部分參觀者得到這些掛繩後都很樂意換在自己的入場證上，參觀者佩帶著這些醒目的掛繩在場內走動，等於許多流動的廣告牌在免費為我們公司作宣傳。
4，代理商參會可以參加抽獎獲得數碼攝像機和手機等獎品。
展中：
產品促銷活動：
A，促銷政策的實施，當場簽訂代理合作的代理商給予一定的優惠（待確定）
B，當場簽訂的代理商可以按條件獲得MP3,攝像機，數碼相機等贈品；
媒體報道：
2，公司網站進行同步報道； 3, 深圳、北京等媒體報道；4，網站各大論壇/BBS/博客的宣傳；
5，其他活動策劃
展後：
1，代理商的追蹤跟進。
2，這時的宣傳主要是針對展會所洽談的代理商的跟蹤追訪，把在展會上的火熱場面刻成光碟，進行形象整合，再包裝。
3，網站的後續報道；
參展物料：
1、宣傳資料：
A、代理商邀請函； B、公司簡介； C、公司廣告服； D、產品宣傳冊； E、海報； F、贈品；
2、洽談資料：A、名片 B、相關合同書
4、服務資料：A、客戶資料統計表 B、嘉賓簽到簿C、名片夾：一是放置本公司工作人員的名片，另外是放置嘉賓名片。
效果預測：
1，AA的渠道將首次開拓，產品開始進入市場，渠道框架的初步構成；
2，公司新名稱藉此平台得到很好的宣傳，公司新形象的推廣。
3，AA品牌得到初步的建立和推廣，在一個高的平台提高了品牌的美譽度。
4，部分終端客戶的簽單；獲得第一步的客戶使用資料，為以後市場推廣提供第一手資料。
參展預算（略）
1，參展費用 2、展示廳的搭建費 3、宣傳物品的製作費用 4、相關禮品的准備 5、媒體費用
6、參展人員的住宿飲食費用．
注意事項：
1、展示期間關注筆記本擺放和演示，防止被人偷竊
2、關注被邀請代理商的行蹤，何時到達並及時接待
3、在展會期間，參展工作人員不能在現場吃東西，要體現出一個國際品牌的水準要求來，保持展廳干凈整潔。
4、每天閉館後要及時開總結會，總結一天的工作，發現問題及時解決，整理代理意向書，重要的大客戶盡量當天晚上就約見。
5、參展工作人員衣著要統一，體現出公司的良好的精神面貌，和國際品牌的操作要求。
6、去AA前列出物品清單，來去依照物品清單整理東西，防止遺漏。
廣州紅穀皮具有限公司皮革皮具參展策劃方案
前言
由中國輕工業聯合會、中國皮革協會、中國塑料加工工業協會、廣州市人民政府共同主辦，花都區人民政府承辦的國際性「皮具盛宴」——第十屆中國（獅嶺）皮革皮具節將於12月23日—25日舉行。屆時，CCTV央視晚會為第十屆中國（獅嶺）皮革皮具節隆重揭幕，開幕式與晚會合二為一。副區長李曉東，區委宣傳部、獅嶺鎮、紅谷之夜大型文藝晚會以及紅穀皮具的有關負責人等，《南方日報》、《廣州日報》等20多家新聞媒體參加發布會。
目前，國內皮具行業競爭激烈，大大小小的皮具企業多達幾千家，加上實力雄厚的國外皮具品牌不斷進入，中國皮具市場的版圖在此消彼長中被重新劃分。「中國皮具行業只有朝著品牌不斷升級的方向發展，才能獲得強勁的發展動力，擁有廣闊的市場空間。」——鄧申偉
藉助皮革皮具節的契機，我公司將進一步挖掘和弘揚先輩精湛的皮革手工藝，推廣民族皮革業手工藝文化。以拓展更大的市場空間，獲取品牌溢價，進而躋身於世界頂級皮具品牌行列。以強勢媒體為平台，整合各方資源，為紅谷品牌升級確立戰略方向。通過娛樂營銷，讓紅谷的品牌知名度、美譽度得到極大的提升。
二，參展時間：2010年12月23日至25日
三，地點：廣州花都獅嶺皮革皮具城
四，參展人員：
總負責： 現場接待人員： 翻譯負責： 現場咨詢： 參展人員培訓：
參展服裝統一；
參展紀律：
a未經允許，不得擅自離開展位，特殊情況可向管理人員請假；b顧客到展位三步距離，必須微笑迎接；
c有顧客在展位的情況下，不得占坐顧客接待位。
參展人員工作指導 ：
a收集信息；b同顧客溝通；c向針對性顧客發宣傳資料，傳遞公司信息；d展會結束後，收集到的客戶資料；
e資料發放。
五，參展背景分析：
1、 盛會分析：
專業性：第十屆中國（獅嶺）皮革皮具節舉辦為期三天，除開幕式外，將以獅嶺25平方公里的建成區為一個大的展示平台，其中以獅嶺（國際）皮革皮具城、獅嶺（全球）皮革五金龍頭市場、廣州獅嶺•納海皮具飾博園三大展區為主展區，充分展示獅嶺皮革皮具行業的繁榮景象。
品牌性：第十屆中國（獅嶺）皮革皮具節將以隆重、簡練、新穎、時尚的形式展示「品牌獅嶺、魅力花都」。
權威性：中國輕工業聯合會、中國皮革協會、中國塑料加工工業協會、廣州市人民政府合力主辦；花都區人民政府統籌承辦；獅嶺鎮人民政府、成都中亞經濟文化有限公司聯手策劃；聖地集團、紅穀皮具冠名贊助；獅嶺（國際）皮革皮具城、花都溫州商會、廣東省皮具行業協會、廣州獅嶺皮具創意精英協會傾力協辦；法國皮革協會、歐中國際合作協會、義大利ARS ARPEL集團、廣東省縫制設備商會、廣州市花都區工商聯獅嶺分會、廣東省湖南皮具皮革專業委員會、廣州市花都區工商聯贛商商會、廣東省浙江台州商會鼎力支持，第十屆中國（獅嶺）皮革皮具節開幕式即將實現全新突破，凸顯「商業化、專業化、創新化」的特點，不斷擴大中國（獅嶺）皮革皮具節以及獅嶺皮革皮具產業的影響力、號召力、凝聚力。這將是一次充分展示皮革皮具創新性發展成果、促進國內外皮革皮具行業廣泛交流合作、通過政企強強聯合共同提升中國皮具之都魅力的品牌盛會。
國際性：展區內將設有皮具成品、皮具創意設計作品、縫制機械設備等展會平台，吸引來自世界及全國各地的皮具品牌企業、縫制設備采購商、皮革原輔材料廠商等齊聚獅嶺。中國（獅嶺）皮革皮具節已成為對外展示花都獅嶺整體形象的前沿陣地，成為宣傳品牌、提升產業和促進經濟騰飛的助推器，是花都獅嶺走向世界、與世界對話的一張「金名片」。
2，參展商構成：
啄木鳥、凱迪保羅、七匹狼皮具、登喜米蘭、紅蜻蜓、 金利來、稻草人 Mexican、鱷魚Lacoste、 波士Hugo Boss 等3，與會者分析：
A， 競爭對手：（競爭對手參展的主題，參展的規模，內容，以及目的。針對競爭對手，進行參展策劃調整。）
B，媒體：將邀請中央電視台等媒體對晚會進行現場拍攝、錄播。
六，參展目的：
這是一次皮具盛宴，將以隆重、簡練、新穎、時尚的形式展示「品牌獅嶺、魅力花都」。是專門針對皮革皮具行業的，展出的產品都屬於高檔產品，非常貼近我公司的品牌定位。
這是一次皮革皮具的國際盛會，規模宏大，影響深遠，有很多來自國內外的知名參展商和參展人。
展會的地點在廣州花都，費用不是很高，近水樓台。展會時間是12月，剛好是皮革皮具的熱賣期。
1，渠道拓展；
1），渠道特點：
A，第十屆皮革皮具節匯集了來自全國各地的渠道商，具有地域性廣的特點，可以很好的拓展全國代理機構；
B，與會者基本上屬於皮革皮具行業，具備很高的行業性；
2，公司品牌宣傳；
可以通過皮革皮具盛會很好地傳達我們的品牌形象：
企業精神 ：協同拼博，追求卓越 ；
企業理念 ：務實，勇往直前 ；
企業願景 ：中華民族品牌 ；
品牌定位：中國人自己的皮具品牌；
市場定位： 休閑真皮女包市場；
產品定位：個性休閑，手工皮具；
黃金三語：
中國人自己的皮具品牌 手工工藝，純真皮製作 全國超1000家連鎖終身免費清洗保養
3，終端客戶拓展；
終端客戶的拓展是一個參展的一個小收獲，現場進行演示。
4，產品（紅穀皮具）推向市場的造勢和推廣；
此次大會，眾多公司不遺餘力的推出新產品以吸引投資商或者渠道商，進而開拓產品市場，通過此次大會，可以很好的將產品品牌進行市場推廣，為以後的渠道拓展預熱。
5，對市場的信息動態、國家政策、市場需求的深度把握；
此次皮革皮具行業大盛會，信息匯集之處，不僅可以收集很多競爭對手信息，更能了解到市場最新動態，通過與各地域不同的渠道商交流，能了解全國各地不同的市場需求。
六，參展安排前：
展前
A，展台准備：1，參展主題的確定 ；（待定）2，展位的確定；3，展位的布置； （略）
B，代理商邀請及策略：
1，由渠道人員提前通過發送邀請函的方法約好意向代理商參加展會，
1， 准備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給代理商，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
C，媒體報道：1，公司網站進行同步報道； 2，廣州花都等媒體報道；
七，參展產品准備：
項目名稱 數量 預算 備注
八，預算：展位費用：展品運輸費用：宣傳促銷費用：人員費用：
⑶ 參加展會應該如何策劃營銷活動呢
在參展展會中，來很多設計公司自或商家都做營銷活動，聚焦目光，增加人氣。例如：抽獎活動，贈送小禮品，載歌載舞等。現場氣氛確實被帶動，人流量也增加不少，可往往活動一散場，真正有了解產品意向的觀眾卻是寥寥無幾。造成這個原因是什麼呢？展台設計在策劃營銷活動時，應對企業產品有一定的了解後，進行詳細的市場調查，了解參觀者的年齡層和喜好等再去策劃。否則就是浪費展廳展示上這么好的資源，一味的吸引眼球，但參觀者根本無心記住展示產品的特點和細節，不能完成展示的初衷目的了。
展台是一個企業推廣的窗口，在策劃營銷活動要迎合觀眾的胃口，不可一成不變，優秀的展廳設計是指整體的展示呈現效果，從前期方案到施工落實每一個細節都不容忽視。華竣國際有著豐富的設計、策劃、施工經驗，助力各大企事業展示企業實力和文化。
⑷ 請問誰有展會的策劃方案供參考多謝！
第一階段：確定參加展會的目標:
1、 了解展會參觀者的大致情況。
2、 企業自身能投入多少資源。
3、 目標可量化，（用合理的評估機制來監控展會的績效）。
——通常企業參加展會的目標：
1. 接觸新客戶
2. 提升企業形象
3. 與顧客互動
4. 促銷現有產品
5. 新品發布
6. 獲取競爭對手的情報
7. 趕超競爭對手
8. 提升士氣
9. 與分銷商互動
10. 常規性的市場研究
11. 獲取銷售訂單
12. 接觸新的分銷商
第二階段：確定參加哪個展會
1、 可供選擇的展會的數量。[某些行業每年僅有一兩次比較合適的展會]
2、 展會的參觀者概況。大多數展會的主辦方都會根據上一年的情況提供有關這方面的信息[但主辦方不會給你提供消極的數據]
3、 展會成本
4、 理想場所的理想位置的可獲得性
5、 展會同公司的運營周期以及其他溝通項目相關的時間選擇問題
6、 參展企業的大致概況[調查自己的競爭對手]
7、 展會的聲望水平
第三階段：展會展台工作人員配置策劃:
[大多數經理人傾向於把銷售人員作為展台的主要工作人員配置，但這種做法的缺點在於他會影響銷售人員的正常工作。而且，研究表明，大多數的參觀者實際上並不是來展覽會買東西的，他們來展會的目的更可能只是搜集購買決策所需的信息，因此，把技術人員或客服人員作為展台的主要人員配置，只留差不多一名銷售人員負責應對買家及收集線索，這樣做效果可能會更好（除非展會本身就是銷售性質的）]
第四階段：展會支持性促銷活動策劃:
[包括給預期參觀者的DM廣告、展會前的廣告攻勢、行業雜志或消費者雜志上的新聞稿以及由銷售人員負責的會前（邀請現有客戶來參觀展台）和會後的特殊活動等等。]
第五階段：展台設計及展台內容策劃:
1、 大多數參觀者來展會的目的通常是為了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目，能夠吸引人們的注意力，還要能傳達企業的某些具體信息。
2、 展會是發布新產品的好機會，企業的最新產品應當在展台上有所體現。
3、 在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區域是很有用的，這樣可以方便潛在顧客同銷售人員私下討論他們的要求
4、 參展企業還應當提供點心、飲用水之類的，而上一點中提到的安靜區域還可用做展台工作人員的休息場所。
5、 一些企業會在展會期間雇一些臨時員工：
——好處：減輕公司正式員工的工作壓力，同時也避免了展會經常帶來的打亂正式員工工作秩序的問題。
——問題：展台工作人員對企業以及企業的成功沒有長期的責任和義務。
——解決方法：讓這些臨時員工只負責在展會四周派發傳單，引導參觀者來到公司展台。
第六階段：安排展會的後續行動:
1、 遺憾的是很多參展企業並沒有這么做，其結果是銷售力量無法跟上產生的潛在需求，主要後果是本可能成為自己顧客的買家同競爭對手取得了聯系[你的競爭對手很可能也參加了同一展會]，這就意味著遲滯的後續行動把自己的業務拱手讓給了競爭對手。
2、 這樣的後續行動可能需要一個月時間，包括銷售人員去拜訪潛在的顧客。
最後一階段：安排展會後勤工作：
[確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現場，保證展會的成功]
展會結束後還需要進行的工作：
1、 非銷售性展會的後續銷售活動（如果有的話）
2、 展會績效評估
— 正式的調研
— 展會上產生的銷售要約的數量
— 展台參觀者的人數
— 其他有助於評估展會績效的方法
⑸ 展會流程策劃方案如何做！
會展設計需要的是充分理解客戶的意圖，在這基礎上發揮自己的創意，當然，一點想法沒有的客戶就好辦了。
如果你的專業技能非常過硬，那最好是看一些實際的案例，尤其是像世博會之類的著名展會的設計方案或者像賓士之類的大公司的參展的展台，這會啟發你的靈感。當然，如果你對自己的專業技能信心不足，最好還是再研究一些設計專業的書籍。
會展是個實操性很強的行業，需要你有耐心，能吃苦，會展設計師往往會加班很多，且自己已經非常滿意的作品還要按客戶的意思再改，雖然不一定是你自己滿意的，這個行業不一定需要多高的學歷，但是，肯吃苦的起碼的素質，如果你能吃苦，不怕加班，哪怕技術上稍微遜色一些，也會得到重用的。
展會的流程包括前期策劃、市場推廣、招展、客戶服務、布展、展出、展後幾個方面。前期策劃包括立項、相關資源的聯系、相關合作單位的確認等等；市場推廣包括宣傳推廣和觀眾組織；招展就是實際的營銷過程，也是展會的最大收入來源；客戶服務包括和展商的互動，為他們提供一切有關參展事宜的服務；布展包括展品運輸、展台搭建等等，展位一般分為標准展位和特裝展位，前者是承辦單位來搭建，後者是參展商自己來搭建；展出期間包括展會現場的服務，如維持現場秩序，解決客戶問題，接待專業觀眾等等；展後主要是要做展商和參觀商的回訪，整理好資料庫，然後撰寫出總結報告，提供給參展商，另外，也要在媒體上有會後報道。
⑹ 展會策劃方案怎麼寫
一、《展會立項策劃書》的寫作
（一）《展會立項策劃書》的概念：
所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃．現場管理計劃、相關活動計劃等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。
網上展會營銷第一門戶網-www.ccnf.com（中展網）
（二） 展會立項策劃書的內容結構：
一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內容：
1、 辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。
2、 提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、 展會價格及初步預算方案。
4、 展會工作人員分工計劃。
5、 展會招展計劃
6、 展會招商計劃。
7、 展會宣傳推廣計劃。
8、 展會籌備進度計劃。
9、 展會服務商安排計劃。
10、 展會開幕和現場管理計劃。
11、 展會期間舉辦的相關活動計劃。
12、 展會結算計劃。
（三） 展會立項策劃書的寫作要求：
1． 展會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如「第93屆中國出口商品交易會」，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是「交易會」，限定部分是「中國」和「第93屆」，行業標識是「出口商品」。
下面分別對這三個內容作一些說明：
? 基本部分：用來表明展覽會的性質和特徵，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和「節」等。
? 限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用「屆」來表示。二是用「年」來表示，三是用「季」來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用「屆」來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用「年」來表示。
展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的「大連」。
展會名稱里體現展會性質的詞主要有「國際」、「世界」、「全國」、「地區」等。如第三屆大連國際服裝節中的「國際」表明本展會是一個國際展。
? 行業標識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的「服裝」表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱，或者是一個產業中的某一個產品大類。
2、展會地點
策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什麼地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什麼地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裡舉辦。
策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
3、辦展機構
辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。
主辦單位：擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
協辦單位：協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時間
辦展時間是指展會計劃在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統一的標准，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如「世博會」的展期長達幾個月甚至半年；但對於占展會絕大多數的專業貿易展來說，展期一般是3-5天為宜。
5、展品范圍
展會的展品范圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。
根據展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，「博覽會」和「交易會」的展品范圍就很廣，如「廣交會」的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國「法蘭克福國際汽車展覽會」的展品范圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。
6、辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約佔全部展會數量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道，幾乎每個產業的產品都有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。
產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
7、 展會規模
展會規模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規劃。
在規劃展會規模時，要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。
8、展會定位
通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會「是什麼」和「有什麼」，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。
9．展會價格和展會初步預算
展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標准層位的價格。
在制定展會的價格時，一般遵循「優地優價」的原則，即那些便於展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
在策劃舉辦展會時，要根據市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。
人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，並同時為展會的招展和招商服務的。
11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃
展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什麼階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項准備工作就能有條不紊地進行。
現場管理計劃是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好，展會現場將井然有序，展會秩序良好。
展會相關活動計劃是對准備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。
二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作
（一）《展會項目立項可行性研究報告》的概念
完成了《展會立項策劃書》，並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項目及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素，才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。
《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，初步提出計劃舉辦的展會「是什麼樣的」；展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的「那樣的展會」是否可行，為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執行方案策劃合理，項目在經濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。
（二）《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構
《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，並為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此，《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容：
1、 市場環境分析
（1） 宏觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
（2） 微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。
（3） 市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。
2、 展會項目生命力分析
（1） 項目發展空間：即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。
（2） 項目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。
（3） 辦展機構優劣勢分析
3、展會執行方案分析
1）對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：
(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。
(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特徵。
(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。
(4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。
(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。
(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否熟悉。
(7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。
2）招展招商和宣傳推廣計劃評估
（1） 招展計劃評估
（2） 招商計劃評估
（3） 宣傳推廣計劃評估
3、 展會項目財務分析
（1） 價格定位
（2） 成本預測
舉辦一個展會的成本費用一般包括：
1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標准層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。
2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。
3)招展和招商的費用。
4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6）稅收
7）其他不可預測的費用
（3） 收入預測
舉辦一個展會的收入一般包括：
1） 展位費收入
2） 門票收入
3） 廣告和企業贊助收入
4） 其他相關收入
（4） 盈虧平衡分析
（5） 現金流量分析
1） 凈現值分析
2） 凈現值率分析
3） 獲利指數
4） 內部收益率
5、風險預測
（1） 市場風險
（2） 經營風險
（3） 財務風險
（4） 合作風險
6、存在的問題
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、改進建議
針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、努力的方向
根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
（三）《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求
《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據，因此，《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷准確有理。
1、市場環境分析
市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案，在已經掌握的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測．使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。
市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。
2、展會項目生命力分析
3、展會執行方案分析
展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會項目立項計劃准備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強調的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為，盡管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種「個體合理，群體沖突」現象的出現，對展會基本框架進行評估就十分重要。
4、展會項目財務分析
展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行，並為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。
5、風險預測
從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由於一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。
6、存在的問題
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、改進建議
針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、努力的方向
根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
⑺ 會展策劃方案
一、策劃書名稱盡可能具體的寫出策劃名稱，如「×年×月××活動策劃書」，會展策劃方案-展會策劃書-精彩案例推薦- -會展策劃方案-展會策劃書-
⑻ 參展商在參加展會的活動推廣策劃方案--加急
參展本身是一種宣傳，要充分利用展會短暫而寶貴的時間集中造勢，參展企業必須做好產品介紹：
圖片及公司手冊：可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊，除此之外，廠商可在會場向采購商提供錄影帶、光碟、產品單頁彩頁、價目表等，企業及經銷人的名片必不可少。（注意以上各種載體上電話號碼、網址、傳呼、郵編、地址等基本聯絡要素不能遺漏。）
廣告宣傳：廣告宣傳在整個展覽過程中扮演主要角色，參展商應在展覽會前在行業的專業雜志以及展覽會刊上刊登廣告及自己產品的特別報道。最好提前將刊有自己產品彩頁的專業雜志寄給目前及潛在的顧客群，並附信提醒顧客，這些產品將於展會上展出，同時贈上展會人場券或貴賓卡，附註自己的攤位號，使客商感到十分榮幸來展會參觀。
網頁宣傳：參展廠商亦可在參展前，製作自己的宣傳網頁在網上做宣傳並做鏈接，提高自己產品的知名度，並與自己的客戶在網上探討技術問題，相約在展覽期間的會談。
以上種種展前准備工作，只要各參展企業根據自身情況充分、細致地予以實施，就必定會在國內、國際專業大展上取得成功。
⑼ 參展會展計劃規劃書
不同的會展會有很多不同的需求 但是基本都會包括以下幾個方面
■預算
會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：
1、交通費用
交通費用可以細分為：
(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分為：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對於這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裡面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標准、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
(5)、聯誼酒會/舞會
事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：
6、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：
●設備本身的租賃費用，通常按天計算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理
c、演員及節目
通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調制色酒
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括列印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
那麼，展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢？
展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標准展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
■邀請
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。
確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
■簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。
通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
■交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。
交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。
重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准酒會模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
■新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。
新聞發布會要素：
●目的
●信息發布的目標受眾
●擬邀請對象
●發布會規模
新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：
1、活動策劃與主題確定
2、節目策劃與議程安排
3、資料准備
4、與會人員邀請、溝通與確定
5、時間、場地落實與場景布置
6、產品展示、演示與信息發布
7、現場氣氛控制
一、清楚發布會所要達成的目標，發布會的類型，以確定其規格、方向和基本風格。
大體上，新聞發布會可以分為如下幾個類別，而且風格也基本沿用下述套路：
1、政治性——嚴肅感
2、高科技產品類——正規中帶有活潑
3、農業類別——親切、環保
4、文化類別——文化感、歷史感
5、一般工業品——科技感、品質感
6、娛樂類——活潑，前衛
7、時尚產品——經典中帶有時代氣息
8、工藝品類——經典、古拙
9、其他類別——相應的風格
二、成立籌委會，組織相關的人員，確定組織、人員保障。
一個發布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。
建立組織的原則：一是「專業原則」，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的准備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組；二是「平衡原則」，因事設組，每個組的工作量相對平衡；三是「分工原則」，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確；四是「扁平原則」，一般在大型的活動中有多層次的「金字塔」結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精幹、高效為要；五是「制度原則」，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。
發布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至於最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中，相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。
籌辦新聞發布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應該請專業公司代理。
三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。
時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。
整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有著清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。
四、活動策劃、確定活動主題。
活動策劃主要包括如下內容：
1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。
在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間，演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鍾到20分鍾之間比較合適。
2、主題策劃發布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現「XXX發布會」字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。
另外，按照國家新聞出版有關部門的規定，凡是主題中有「新聞」字樣的發布會，須經國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業略去「新聞」字樣，採用其它稱法。
確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發布會的規格與規模，進而影響發布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的「關鍵點」，宜重點來抓。
參會人員的選擇上，服務發布內容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。
新聞記者則是發布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發出邀請函，然後電話落實。時間較突然的新聞事件可以採用電話和傳真的方式。落實好後做好分類的統計工作。
五、擬定活動策劃案和具體操作方案。
活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。
具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鍾。一般會議人員人手一份。
六、新聞通稿及相關資料准備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為：
1、會議議程
2、新聞通稿
3、演講發言稿
4、公司/組織宣傳冊
5、有關圖片
6、紀念品(或紀念品領用券)
7、企業新聞負責人名片(新聞發布後進一步采訪、新聞發表後寄達聯絡)
新聞通稿包括如下：
1、消息稿。字數較短，一般在1000字以內，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。
2、通訊稿。篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。
3、背景材料。
4、圖片資料。
以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光碟、軟盤的形式。
5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技術、營銷分管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標准。
6、公司或組織的宣傳冊。
7、參會重要人物、知名人士材料。
七、時間選擇與場地落實、現場布置。
時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發布時機選擇不同，效果迥異。
企業發布會有時要避開重大的事件、會議，比如「兩會期間」版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近於某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。
另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進行。
場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：
一、是品位與風格。
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。
酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
二、是實用性與經濟性。
會議廳容納人數？主席台的大小？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？
現場布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。
擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席台人員。不過，現在很多會議採用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。
擺放原則：「職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後」。
注意席位的預留，一般在後面會准備一些無桌子的坐席。
4、相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，准備好「請賜名片」盒。
八、現場控制。
現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前准備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。
對於前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對於前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對於記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。
在氣氛的控制上，總協調人處於一個平衡的「重心」上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。
在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。
答記者問上，一般來說，由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。
在國內，大多數記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的「點」，更有助於傳播。
發布會前一般會准備記者答問備忘提綱，並在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發布會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對於涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜採取「無可奉告」的方式。對於復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。
整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。
發布會後，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。
■研討會議
研討型會議通常專業性較強，參與的人數不是很多，除非是行業標准討論，一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。
會場——除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應當體現平等精神，發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小於15人。
關於地點，通常選擇相對封閉、安靜、利於保密的地點，最好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。
■培訓會議
培訓會議也是專業型會議，通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應該還有各類拓展訓練設施或者場地，可能的話還應該有高品質的休閑放鬆場地。培訓會議的關鍵點：場地、培訓設施及培訓師。
■社團會議
社團會議通常為純會議，往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議，表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
■公益性/技術性論壇
此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那麼會務交通就成為需要重點考慮的內容。
■訂貨交流會議
此類會議實際上兼有展覽性質，因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。
■茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。
通常茶歇的准備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
■翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 「采購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。
很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告?/ca>