文書檔案管理培訓方案

㈠ 檔案管理培訓的培訓背景

知識管理已經成為21世紀現代企業管理的一個戰略舉措和重要內容。檔案管理是知識管理系回統的答重要基礎。本課程旨在通過對檔案管理新觀念認知，檔案管理的工具方法論、流程和檔案管理操作實務的學習，提升檔案管理人員的專業化和職業化素養和檔案處理工作效率，為企業建立規范化、科學化的檔案管理系統，建立企業知識管理體系打造基礎！

㈡ 如何做好學校文書檔案的管理工作

加強學院文書檔案管理工作，使文件管理科學化、規范化，現制定有關管理制度。
一、文書檔案資料歸檔制度
1、學院及各單位的工作計劃、總結、各類專題總結報告，學院主要領導的發言稿，每學期考試成績統計，各類報表，重要教學活動和教改經驗總結，被刊登的文章，指導及經驗介紹等。
2、校內外學科競賽優勝者名單、名次、成績、專題上報材料等。
3、各類獎懲材料，學生花名冊及各種統計報表，各種活動記載等。
4、圖書儀器、設備增減、統計材料、固定資產登記、校舍設施改造檢修記錄、基本建設整套資料、有關合同等。
二、文書檔案管理工作人員職責
1、檔案管理人員經常認真學習理論和黨的方針政策。
2、檔案員要加強業務學習，努力提高文書檔案的管理水平，使文書檔案更好地為學校工作服務。
3、做好文書檔案資料的報關和保密工作，做到檔案內容不外傳，資料不損壞、不散失。
4、經常做好檔案資料的收集、整理和歸納工作。
三、文件登記傳閱制度
1、上級來文及來往重要公文，都需經辦公室收文登記、編號手續。
2、上級來文及來往重要公文，登記後貼上文件傳閱單，經領導簽約意見後轉有關部門傳閱和辦理。
3、對傳閱的文件凡屬辦公室催辦的，及時了解辦理情況，屬有關部門辦理的，及時催辦歸檔。
4、辦公室定時做好文件的清理及歸檔工作，如發現文件缺少應及時追查。
5、辦公室所有文件每學期期末進行一次清點。
四、文書檔案借閱制度
1、查閱檔案時防止損害檔案。
2、不得在檔案上作任何標記和符號，不準撕毀、塗改檔案。
3、查閱者不能擅自借閱與其利用目的無關的檔案。
4、文書檔案一般不借出，如確因工作需要必須借用時，應徵得辦公室負責人同意辦理借閱手續，並做好保密工作。
5、外單位因工作需要來本單位查閱檔案，需憑單位介紹信、經辦公室負責人同意方可查閱，但一律不外借。

㈢ 文書檔案分類方案

給您個參考吧

根據國家檔案局《關於機關檔案保管期限的規定》，《檔號編制規則》，結合我單位實際情況，特製定文書檔案分類大綱、編號方案、保管期限表。

一、分類大綱

由於我單位文件材料較少，按年度——問題——保管期限分類法立卷。

二、編號方案

1、組卷結束後，按照不同的保管期限和《大綱》中材料順序分別登記編號。

2、文書檔案的檔號結構為：

全宗號——年度——件號——盒號——保管期限——頁數

3、檔號編制方法

全宗號用四位代碼標識，盒號用三位阿拉伯數字標識，按件裝盒，盒內文件單件裝訂編號，件號用阿拉伯數字標識，按排列順序流水編號。頁號用阿拉伯數字標識，按順序流水編號。件號、頁號都不應有空號。

4、文書檔案的保管期限為：永久、長期、短期。

㈣ 如何做好文書及檔案管理工作

首先是先做好最基本的，熟悉了解文書及檔案管理工作的要求、要點。
再是個人是否夠細心、認真、手腳靈活，檔案的存放位置啊、分類啊都要記得一清二楚，交給上級領導的資料要齊全整齊，不得馬虎了事。
最後，這個也很重要，做資料的，有多少人能堅持2年以上，這個可是份相當悶的工作。我想說的是，你的耐心、你的興趣、你的堅持。
你可以做好嗎？好的成績是自己爭取的

在此，祝你工作順利、萬事順心

㈤ 怎樣做好檔案管理

檔案管理規定

一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

㈥ 領導要我寫一個部門的文書檔案管理方案

方案就是計劃，你寫出來後大家會討論（就算不討論也要想領導請示的），所以只要根據目前的管理狀況，提出比較合理，能夠保證文書檔案合理歸檔，適度保密的條款就可以，對於文檔管理中的失職部分要有追罰條款。

㈦ 求助：檔案管理人員培訓方案

官方沒有這方面的規定吧，我覺得這個讓hr去做，如果公司人多的話，確實工作量也大，可以把之前的培訓人員名單全部錄入到電腦，如果需要哪個人的培訓記錄，自動篩選或查找下吧，或者可以讓員工定期或不定期填寫自己培訓情況。

㈧ 如何寫辦公室檔案管理方案

人力資源檔案管理方案
對人力資源檔案進行妥善管理,是人力資源管理的重要內容,這樣既能有效地保守人才機密,也可以維護人力資源檔案資料的完整,防止資料損壞.企業建立健全人力資源檔案管理方案是對人力資源檔案進行妥善管理的關鍵.
目錄:
一,員工人事檔案資料管理規定
二,員工培訓檔案管理辦法
三,員工工作業績檔案管理辦法
四,員工檔案保管規定
五,員工檔案利用辦法
附:人力資源檔案管理用表
一,員工人事檔案資料管理規定
概念解說:
員工人事檔案資料是公司進行人力資源管理的重要依據,因此必須制定相應的規章,加強員工人事檔案資料的管理工作.
編寫要點:在制定該文案的過程中需注意如下幾個方面:
(1)明確目的;
(2)闡明員工人事檔案資料包含的內容.
范 文:
××公司員工^事檔案資料管理規定
為了加強本公司員工人事資料管理工作,特製定本規定.
一,各人事命令,通知公布後,連同該隸憑證(申請單或簽呈)合並歸檔.
二,每月初依據人員異動記錄簿編制"人力異動月報表",呈核閱後,列八人事流動率檢查依據.
三,員工若有需要"服務證明書"或"離職證明書",可至人力資源部說明中請理由,由經辦人填寫證明,轉秘書室蓋印.
四,人力資源部應於每月10日編制各主管名冊,送總機備查.
五,人力資源部應備檔案包括如下內容:
1,人力異動案;
2,員工獎懲案;
3,員工考績案;
4,員工培訓案;
5,人事規章案;
6,人事勤務案;
7,人亭報表案;
8,員工福利案;
9,文體活動案;
10,涉外事件案;
11,收發文件登記簿.
六,本規定自公布之日起實施.
二,員工培訓檔案管理辦法
概念解說:
公司培訓員工時應建立員工培訓檔案,並加強對員工培訓檔案的管理,從而使員工培訓工作有據可查.編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工培訓檔案管理辦法
一,為了加強員工培訓的檔案管理工作,使員工培訓工作有據可查,特製定本辦法.
二,員工培訓檔案是對員工自進入公司開始所參與過的各種培訓活動的詳細記錄.
三,員工的培訓記錄內容包括:
(1)在職前訓練中,該員工接受各種專業培訓課程的課程名稱,內容,時間,出勤記錄,參加有關考試的試卷,培訓員對該員工的培訓評估以及員工參加職前訓練後的心得體會或匯總報告等;
(2)在崗位培訓中,員工參與的專業或外語的訓練課程考勤記錄,課程情況,考試成績,評估表格,總結報告等;
(3)在工作期間,員工自費參加社會上舉辦的各婁業余進修課程的成績報告單位與結業證書復印件等有關材料.
四,員工培訓檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對員工晉升,提級,加薪時的參考依據.
五,員工的培訓檔隸也是公司培訓部發掘與調配人才的原始依據.:
六,本辦法自公布之日起實施.
三,員工工作業績檔案管理辦法
概念解說:
為了激勵員工,公司應對員工的工作業績及時進行記錄,建立員工績效檔案,加強績效管理.
編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工工作業績襠案管理辦法
一,本辦法是為了對員工工作業績廈時進行記錄,方便績效考核工作,加強績效管理,激勵員工.
二,要建立工作業績檔案,對各段時期的工作要有評價和考核,對其主要表現記入檔案.考核標準是依據崗位責任制中心的職責范圍等內容,考核工作可分配到各部門進行,最後由人事部匯總.
三,建立員工工作業績檔案的目的是便於對員工正確全面地評價,對工作突出,成績和貢獻較大者要給予表揚,獎勵,晉級等.對工作不踏實,消極怠工,屢屢出現差錯者要進行批評,處罰,降級或撤職.
四,員工工作業績檔案的內容,主要有以下幾個部分:
1文件材料.主要文件包括員工人事調動表,勞動合同書,員工身份證,專業文憑,證書,待業證明等文件的復印件等.
2考評記錄.主要是《員工工作表現評估表》.公司實行制度化的評估工作,對員工工作表現定期進行孝評.考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用.
3出勤記錄.員工每月的考勤統計按年度匯總歸納,以專設的統計表格形式存入員工工作檔隸.員工出勤情況的記錄是員工工作態度的反映側面,體現了員工對企業的忠誠和對工作的責任感.
4獎懲記錄.員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力,可依賴程度,工作責任心廈工作態度的一種檢驗足度,也是考察員工表現,使用與提拔員工的重要依據.
5職級變更.員工在工作中,由於工作表現廈服務年限因素,其職務,級別與工資待遇等內容會有變化,這種變動也體現了員工工作能力,工作表現,貢獻大小.因此,員工工作檔案中對員工職級的變動記錄是考
查員工工作表現的客觀依據.
五,在員工檔案中,還要搜集員工工傷情況記錄,客人表揚或投訴員工的信件(復印件)等資料.這對於全面,有效地考查員工表現都有重要作用.
六,本辦法自公布之日起實施.
四,員工檔案保管規定
概念解說:
檔案保管是員工檔案管理的一項重要內容,因而公司應當建立相應的檔案管理規章,加強檔案保管工作.
編寫要點:員工檔案保管規定通常包括以下幾項內容:
(1)檔案資料的歸檔;
(2)檔案的保密;
(3)檔案的轉遞;
(4)檔案的統計;
(5)檔案的檢查核對.
范 文:
××公司員工檔案保管規定
一,檔案資料的歸檔:檔案管理人員應該對新形成的檔案材料廈時歸檔,歸檔的大體程序
1,對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求
2,按照材料的屬性,內容確定其歸檔的具體位置;
3,在目錄上補登材料名稱及其相關內容;
4,將新材料存入檔案.
二,檔案的保密:企業制訂檔案保密制度的具體要求如下:
1,對於較大的企業,一般要設立專人負責檔隸的保管,應齊備必要的存檔設備;
2,庫房應備有必要的防火,防潮器材;
3,庫房,檔案櫃保持清潔,不存放無關物品;
4,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合;
5,無關人員不得進入庫房,嚴禁吸煙;
6,離開時關燈關窗,鎖門.
三,檔案的轉遞:檔案的轉遞一般是由於工作變化等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
1,取出應轉走的檔案;
2,在檔案底賬上注銷;
3,填寫《轉遞人事檔隸材料的通知單》;
4,按發文要求包裝,密封.
檔案在轉遞中必須遵循保密原則,一般通過機要通道轉遞,不能交由本人自帶.另外,收檔單位在收到檔案核對無誤後,必須在回執上簽字蓋章,且及時退回.
四,檔案的統計:企業人事檔案的有關情況應進行統計.人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
1,人事檔案的數量;
2,人事檔隸材料收集補充情況;
3,檔案整理情況;
4,檔案保管情況;
5,利用情況;
6,庫房設備情況;
7,人事檔案工作人員情況:
五,檔案的檢查核對:企業應該對人事資料檔案進行定期或不定期檢查與核對.
檢查人力資源檔案的內容時,既要對人事檔案材料本身進行檢查,如查看其是否有霉爛,蟲蛀等;也要對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等.
在下列情形發生後,應對人事檔案進行徹底檢查與按對.
1,突發事件,如遺失,被盜或水災之後;
2,對有些檔案發生疑問後,如不能確定某份材料是否丟失;
3,發現某些損害之後,如發現材料發霉,發現蟲蛀等.
五,員工檔案利用辦法
概念解說
檔案利用如同檔案保管,是員工檔案管理的一項重要內容,因而同樣需要建立相應的規章加強檔案的利用管理.
編寫要點:員工檔案利用辦法通常包括如下幾個方面的內容
(1)目的;
(2)檔案的利用方式;
(3)檔案利用操作規程.
范 文:
××公司員工檔案利用辦法
一,目的:公司為了高效,有序地利用檔案材料,特製定本辦法.
二,檔案的利用方式:人事檔隸的利用方式主要有三種:
1,設立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般情況下都設在人力資源檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理.這便於查閱指導,監督,便於防止泄密和丟失等.
2,借出使用.在滿足以下條件時,企業可以將人事擋隸借出使用:
(1)本企業領導需要查閱人事檔案;
(2)公安,保衛部門由於特殊需要必須借用人事檔案等.
注意借出的時間不宜過長,到期未還者必須催還.
3,出具證明材料.通常情況下,出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關文件規定出具的情況或證明材料,也可以是人事檔案材料的復印件.
要求出具材料的原因一般是入黨,入團,提升,招工或出國等.
三,檔案利用操作規程:檔案利用中各種萬式的操作規程如下:
1,查閱手續
(1)首先,由申請查閱者出示書面查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,理由,目的,查閱人的概況等情況;
(2)其次,查閱單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)最後,由人事檔案部門審核,批准.人事檔案部門對申請報告進行審核,如果理由充分,手續齊全,則給予批准.
2,外藉手續
(1)首先,由借檔單位(部門)寫出借檔報告,其內容與查檔報告相似:
(2)其次,由借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)再次,人事檔隸部門對借檔單位進行審核,批准;
(4)然後,進行借檔登記,把借檔的時間,材料名稱,理由,份數等寫清楚,並由借檔人員簽字;
(5)最後,歸還檔案時,及時在外借登記上注銷.
3,出具證明材料的手續:單位,部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:
(1)由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章;
(2)人事檔案部門按照有關規定,並結合使用者的要求,提供證明材料:
(3)證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記,發出.
附:人力資源檔案管理用表
一,人事登記表
表1 ××公司人事登記表
編號 姓名 到職
日期 性別 出生
日期 籍貫 身份證
號碼 戶籍所在地 最高
學歷 離職
日期

二,人事檔案管理卡
表2 ××公司人事檔案管理卡
全
宗
號 目
錄
號
案
卷
號
耪 出 歸 還
日朝 單位
名稱 經手人姓名 庫房管理
人員簽字 日期 庫房管理
人員鑒字

三,檔案調閱單
表3 ××公司檔案調閱單
檔案名稱
審批
調閱人
檔號及件數 還卷日期 年月日經收人簽章
共宗件
注:本單一式二聯,第一聯於案卷退還後由檔案室退還調卷人,第二聯留存檔案予"備查".
四,人事檔案資料卡
表4 ××公司人事檔案資料卡
姓名 性別 血型 籍貫 省 縣
市 出生
日期 照片
住址 現址 身份證 字 第 號
遷移 統一編號
遷移 勞
保 投保日期 年月日 保卡號碼

通訊地址 電話 退保日期 年月日
特長 保證人 姓名 離廠 事由
愛好 住址 日期
學習經歷 學校名稱 科
(系列) 畢業時間 經歷 服務處所 擔任職務 起訖日期 薪資 津貼

家庭成贈 關系 姓名 年齡 職業

薪資
核定 到任日期 薪資金額 派任單位 職稱

董事長 總經理 副總理 經理 廠長
介
紹
人 姓名 關系
住址 電話
五,檔案內容登記簿
表5 ××公司檔案內容登記簿
類號
案號 內 容 備 注

六,檔案明細表
表6 ××公司檔案明細表
保險庫號 櫃位號 擬存至何時
公司 部門 文件名稱內容 類別 入庫日期 出庫日期 收件人簽收
年 月 日 年 月 日

審核: 王管: 經辦人:
七,人事檔案備考表
表7 ××公司人事檔案備考表
機關名稱: 立卷單位名稱:
案卷目錄號: 案卷號:
本卷(簿)內的文件張數:
本卷(簿)內需說明的情況:
立卷人: 檢查人:
年 月 日 年 月 日
八,歸檔案卷目錄
表18 ××公司歸檔案卷目錄
全宗號: 目錄號: 部門
案卷順序號 正卷類目號 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注

九,閱檔催還單
表9 ××公司閱檔催還單
同志:
經查:您所調閱的下列檔案還期已逾,為方使他人使用和管理.望依檔案
調閱規則於 日內退還.
檔號
文號
名 稱
借期 原定
還期 數
量

備注
宗 冊

十,閱檔催還單存根
表lO ××公司閱檔催還單存根
借閱人:
檔號 文號 名 稱 借期 原定
還期 數量 催單發出日期
宗 冊

十一,檔案存放地點表
表15一11 ××公司檔案存放地點表
全宗名稱: 全宗號:
隸卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數 存放位置
樓 層 房間 檔架(拒) 欄 格

十二,檔案存放情況表
表12 ××公司檔案存放情況表
樓: 層: 房間:
檔架(拒) 欄 格
全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數

十三,檔案案卷封面
表13 ××公司檔案案卷封面
(鄭宗脊背)卷宗號 目錄號 案卷號 二0 年

×××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號
單位名稱
歸檔部門名稱
(卷名)
案卷類目中的條款號: 歸檔時的案卷號:
自 年 月 日起至 年 月 日止

根據 檔案材料保管期限表第 條
本卷內共 張
保管 年
××××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號

㈨ 文書檔案管理工作

按各口分別分類 綜治一份檔案 黨建一份 計生一份。。
這樣方便各口的檢查（如果你們街道年終的檢查時各部口分別檢查的話）
而且這樣的話 就不用你一個人整理那麼些檔案了
他們各口專干整理好了 你統一列個表整理一下就好
但是這樣也有個弊病就是 各口之間常有交叉~不過也沒人仔細查~費點紙就費點紙吧 多了還顯得工作細致呢~

回nish：當然得按年份啊。。社區的檔案每年都要整理一次的嘛。。
09年各口各一份
10年各口再各一份。。
不過 有些09年的東西 10年查檔案的時候 還可以再放進去。。咳咳。。