商務接待策劃方案

A. 怎樣准備和進行商務接待

1. 首先確定商務接待的目的。

2. 了解商務接待的全流程，人員，接送，食宿，此行目的。

3. 根據各板塊進行細劃籌備，確定來訪人員時間總人數，男女數量。確定接機時間，車輛安排，房間預訂，用餐預訂等 。最好還能了解來訪人員有沒有什麼忌諱的住宿要求，這樣可以避免很多不必要的麻煩。

4. 確定來訪人員此行目的，確定商務接待的主要用意，提前通知相關的部門人員進行准備。還有相關資料的整理。提高溝通效率。

5. 希望對你有所幫助。

B. 商務接待策劃書的格式

占個位置同求。 我貌似學過一點。 就是先接人，安排住的地方，跟老闆見個面，然後帶去吃飯啊，或者累了就帶去睡覺。 然後接起開會，開會玩了接去耍。耍玩了接去吃飯，接回去睡覺，然後基本上是這樣了。 開完了就吧他們送起走。

C. 商務接待怎麼搞

相信很多參與過商務活動接待應酬工作的小夥伴一提到商務接待工作，簡直就是又歡喜又煩勞。

但是煩勞的是，接待工作因其對參與者各方面要求較高，比如外表、言談、學識、應變能力等等，尤其還需要有較全面的服務意識，所以往往一場應酬接待下來，很多參與者往往會被累個半死，這也是其讓人煩勞的地方。

但是接待工作真的有那麼恐怖嗎？其實也未必，要想搞好這接待工作，需要記住這三點。

這里之所以說是籌劃而不是策劃或者准備，是因為「籌」字，即是籌劃，也是運籌帷幄的籌，那麼准備工作要准備到什麼地步呢，就是在准備的時候就已經可以運籌帷幄了，那麼要想達到這種效果，自然需要從接待對象是誰、多少人、有什麼要求、有什麼注意事項、具體什麼規格、住宿標准、用餐標准、出行方式等等，都需要提前籌劃，而且每一項在籌劃出來之後，還應相應的制定一個備用方案或者應急方案，這樣才能在具體執行過程中運籌帷幄。

籌備工作已經做的很詳細了，接待工作也在穩步推進了，但是這之中難免會有很多臨時突發事項，比如車子堵車還沒到、用餐地點人太多可能臨時要換、住宿的地方噪音太大需要調整房建等等，這個時候其實也不用以為犯了大錯然後擔心受怕或者乾脆抓狂不知如何處理，其實只需要冷靜泰然處之，臨場發揮並立即執行預備方案或者現場制定下步措施，相信被接待者也會很理解你的處境，更會很理解你的努力。

每次接待對於參與接待的人而言其實就是一場實兵演練，但是千萬不要以為這次完事就大功告成了，每次接待完其實應該將這次接待過程中做的好的或者不夠的地方認真的做一番總結，這樣在下一次或者以後更多的接待工作中才會游刃有餘更加出色，讓接待工作變得更為豐富，更有價值。

D. 商務談判策劃書

————放飛思想 勇於挑戰

一 、談判主題

解決日本豐田公司贊助休斯頓火箭隊修建新體育館的有關事宜

二、談判雙方背景

1、甲方（休斯頓火箭隊）分析

火箭隊是一支有高中鋒傳統的球隊，從早期的摩西-馬龍（Moses Malone）、拉爾夫-桑普森到奧拉朱旺（Hakeem Olajuwon），以及2003年首輪選中的中國中鋒姚明。1967火箭隊年加入NBA，當時落戶於聖地亞哥，經歷了4個平淡的賽季後，於1971年搬到休斯頓。

跟許多球隊一樣，火箭隊的處子賽季令人失望。1967-1968賽季，火箭隊僅15勝67負。第二個賽季火箭隊從休斯頓大學得到「大E」埃爾文-海耶斯（Elvin Hayes)，他在新秀賽季平均每場就拿下28.4分，火箭隊隊成績開始上揚，1968-1969賽季火箭隊取得37勝45負的成績，打進了季後賽。1970年火箭隊27勝55負，1971年40勝42負，從1971年開始，火箭隊就搬到了休斯頓。

直到1994年，火箭隊才獲得第一座總冠軍獎杯。奧拉朱旺在那個賽季平均每場得了27.3分11.9個籃板和3.71個蓋帽。在總決賽中，火箭隊碰到紐約尼克斯隊。奧拉朱旺戰勝了尤因，火箭隊以4比2奪得球隊第一個總冠軍。

1995年火箭隊從開拓者得到了「滑翔機」德雷克斯勒（Clyde Drexler），在總決賽中，奧拉朱旺碰到年輕的奧尼爾，火箭隊以以4比0橫掃奧蘭多魔術隊，蟬聯總冠軍。2000賽季火箭16年以來首次未能進入季後賽，不得不進行重組，火箭隊正面臨著新的挑戰。2003年選秀大會上，火箭隊欽點來自中國的姚明為狀元，再引入高中鋒，一個新的時代開始了。

2、乙方（日本豐田汽車公司）分析

豐田汽車公司是日本第一大汽車公司，成立於1937年8月。該公司在第二次世界大戰後首先推出了「豐田生產方式的概念，並於1962年在豐田汽車公司范圍內推廣」看板「作業方式。

豐田汽車公司早期的產品豐田、皇冠、光冠、花冠、等汽車名噪一時，近來的亞洲龍、凌志豪華汽車也極負盛名。

20世紀70年代，豐田汽車公司掌握了日本日野和大發倆家汽車公司的部分股份，並與其他企業一起組建了豐田集團。

豐田汽車公司在日本內設有12家工廠，在34個國家和地區設有子公司，在26個國家和地區生產汽車。豐田汽車公司的汽車佔有國內市場40%以上的份額，年產汽車約550萬輛，佔全日本汽車產量的一半以上；員工7萬人。其代表產品有凌志、皇冠、佳美、花冠等汽車。

豐田汽車公司於1996年5月與中國天津合資成立了天津豐田發動機有限公司；1998年2月在天津組建了豐田汽車技術中心有限公司，在中國沈陽也沒有豐田汽車技術中心。1998年11月與四川合資成立了豐田汽車有限公司。

豐田汽車公司產品中，轎車約佔68%，貨車、大客車約佔11%，其他產品如船舶、飛機、航天設備、住宅設施佔21%。汽車出口比率為49%。

豐田汽車公司對發展世界體育和文化事業十分熱心，該公司每年在日本組織一次歐洲和南美冠軍間的豐田杯足球賽。

豐田汽車公司的三個橢圓垂直標志是從1990年初開始使用的。標志中的大橢圓代表地球，中間由倆個橢圓垂直組合成一個T字 ，代表豐田汽車公司。它象徵豐田汽車公司立足於未來，讀未來充滿信心和雄心。

三、 談判團隊人員組成

甲方：主談：周峰岑，休斯敦火箭隊談判全權代表

決策人：庄賢耀，負責重大問題的研究分析及最終決策

技術顧問：孫婷，負責技術檢測、度量與指導

法律顧問：陶蕊，負責相關法律資料及爭議處理

財務顧問：陳鵬 負責衡量費用計算與支出，提供相關財務數據

秘書代表：高莎，負責組織介紹、文件管理及相關服務

乙方：主談： 王斯龍，豐田汽車公司談判全權代表

決策人：劉昌華， 負責重大問題的研究分析及最終決策

財務顧問：李東坡，負責衡量費用計算與支出，提供相關財務數據

技術顧問：周琴，負責技術檢測、度量與指導

法律顧問：鄧玲，負責相關法律資料及爭議處理

秘書代表：豆柳，負責組織介紹、文件管理及相關服務

四、談判內容

1、談判地點：休斯頓大酒店。

2、談判時間：2009年5月26日

3、談判方式：正式小組談判

五、相關資料信息

甲方經市場調研和藍圖設計做出的綜合預計：

（1）體育館建設藍圖及預計面積情況如下。

藍圖實例

（ 2 ）體育館坐標及場館建設

坐標：北緯29度45分2.61秒，西經95度21分43.62秒

場館建設：

球場位置 美國德克薩斯州休斯敦Polk Street 1510號

建築師 Morris Architects,HOK Architects,John Chase Architects

高度：火箭隊的主籃球場設計將低於豐田中心所在地街道平面35英尺左右，中心的主要大廳與街道的高度持平。

綠地：周圍的綠化面積為1--2英畝。

座位：中心籃球館可容納18000--20000個坐席。

包廂：特別設立了90--100個豪華包廂。

泊位：體育館本身的停車場可容納2000--3000輛汽車。

工程：共計將開挖30--40萬立方英尺的土方；鋼筋混凝土用量預計為50000立方英尺，鋼材預計使用4000噸；玻璃20000平方英尺。

（ 3 ）體育館工程造價評估：
名稱

價格

混凝土

47美元/平方米

玻璃

平板玻璃

10美元/平方米

鋼化玻璃

20美元/平方米

鋼材

線材

300美元/噸

型材或鋼梁

330美元/噸

螺紋鋼

310美元/噸

小型型鋼

275美元/噸

預計場館建設需花費2億美元，乙方的場館冠名費應為1億美元，共計3億美元。

B、乙方給甲方的信息情況：

（1）乙方分別預計贊助場館建設費和場館冠名費各1億美元

（2）乙方提供的場館藍圖

（3）乙方對新建場館的預計：

球場位置 美國德克薩斯州休斯敦Polk Street 1510號

高度：火箭隊的主籃球場設計將低於豐田中心所在地街道平面30英尺左右，中心的主要大廳與街道的高度持平。

綠地：周圍的綠化面積為1英畝。

座位：中心籃球館可容納15000個坐席。

包廂：特別設立了50個豪華包廂。

泊位：體育館本身的停車場可容納2000輛汽車。

工程：共計將開挖30萬立方英尺的土方；鋼筋混凝土用量預計為40000立方英尺，鋼材預計使用3000噸；玻璃15020平方英尺。

六，談判形式（雙方優劣勢及利益）分析

我方優勢：

A豐田公司在全球汽車市場銷量排名首位，並排名美國汽車銷量第二位，資金雄厚,擁有廣闊的國際市場和巨大的國際影響力；

B 與甲方長期合作可以從情感上降低資金投入；與甲方球隊不少成員有長期的合作關系，同時與NBA多個球隊有合作，在NBA領域內擁有很大影響力。

我方劣勢：

A 與甲方中國球星---姚明之間成見過深，取得其代言比較困難；急於提高產品在中國的銷量和拓寬中國市場，在取得姚明代言的談判中處於較被動局面；

B 建材市場價格在近期處於持續上漲趨勢，加大了場館建設資金的投入；

C很多贊助商如三星，聯想集團對此次贊助也非常感興趣，這無疑給我方增加了競爭壓力。

對方優勢：

A 對方有雄厚的球星資本，一流的比賽信譽，廣闊的國際市場；

B 火箭隊與我公司存在長期合作經驗，建立了良好的關系,是乙方的重要和長久客戶；

C 我方急於拓寬中國市場，志在拉攏我球隊明星球員---姚明為其代言；對方得到有關政府部門的大力支持。

對方劣勢：

A 對方場館建設資金緊缺，政府幫助有限；

B 對方至2002年以來，面臨嚴峻的考驗和巨大的比賽壓力；

C 對方中國球星---姚明拒絕為我方產品代言，且態度堅決；

談判議題的確定（即談判可能涉及重點問題分析）：

問題1.對方利用休斯頓火箭隊主力球員姚明對中國乃至亞洲汽車市場輻射作用抬高贊助費用。

分析：這可能會給本次談判造成不小的壓力，姚明對於休斯頓來說的確是一顆重要的棋子，對方可能會抬高贊助費用，為了營造優勢，我方可以順勢推舟，要求姚明出任中國豐田公司的代言人，要求對方在場館的看台座位等顯眼處印上豐田標志等。

問題2.對方要求費用過高，而我方預期收益不足。

分析：對方可能會利用許多贊助商瞄準NBA巨大的市場欲分一份利，尤其是火箭隊目前的戰績優異，對於擴大贊助商的影響力極為有利，這將增加火箭隊的談判底氣與砝碼。我方同樣可以以豐田這一世界第一品牌的優勢增強士氣，提出各種除價錢之外的利益回收方式。

七.談判目標

1.最理想目標：

A 總贊助費用不高於2億8千萬美元，場館規格不得高於上述預計數額

B爭取獲得場館經營權50年；廣告和經營利潤劃分不得少於七成，對方負責我方的宣傳，場內場外都應帶有明顯的豐田標志.

C獲得姚明的代言和甲方球隊隊員的代言，火箭隊有義務說服球員，且代言費不高於國際市場一般水平。擁有甲方球隊球服的冠名權、新場館第一場球賽的轉播權和場館內所有廣告區域的自主使用權（包括記分牌和電視牆的廣告插播權）；

2.可接受目標：

A 總贊助費用不高於3億美元，場館規格不得高於上述預計數額

B爭取獲得場館經營權30年以上；廣告和經營利潤劃分不得少於六成，對方負責我方的宣傳，場內場外都應帶有明顯的豐田標志.

C獲得姚明的代言和甲方球隊隊員的代言，火箭隊有義務說服球員，且代言費不高於國際市場一般水平。擁有甲方球隊球服的冠名權、新場館第一場球賽的轉播權和場館內所有廣告區域的自主使用權（包括記分牌和電視牆的廣告插播權）；

3.最低目標：

A 總贊助費用不高於3億2千萬美元，場館規格不得高於上述預計數額1000萬美元以上；

B爭取獲得場館經營權20年；廣告和經營利潤劃分不得少於五成，對方負責我方的宣傳，場內場外都應帶有明顯的豐田標志；

C盡可能獲得姚明的代言和甲方球隊隊員的代言，擁有甲方球隊球服的冠名權、新場館第一場球賽的轉播權和場館內所有廣告區域的自主使用權（包括記分牌和電視牆的廣告插播權）；

目標可行性分析：一般的場館建設費用不高於2億美元，近3億美元的贊助相對來說是一個非常高的贊助費用，這在國際市場上先例不多，我方開出這個價錢，對未來的收益也是值得考慮的。為了使雙方都受益，我方應該從場館修建後有一定實際的回報，那就是從火箭隊門票中返回一部分。眾所周知，火箭球員中有很大一部分來自於海外，這對於我公司開拓海外市場有百利而無一害。

八、程序及具體策略

1、開局：

感情交流式開局策略：通過談及雙方合作情況形成感情上的共鳴，把對方引入較融洽的談判氣氛中

2、中期階段：

1）、紅臉白臉策略：由兩名談判成員其中一名充當紅臉,一名充當白臉輔助協議的談成，適時將談判話題從罷工事件的定位上轉移交貨期及長遠利益上來，把握住談判的節奏和進程，從而占據主動

2）、層層推進，步步為營的策略：有技巧地提出我方預期利益，先易後難，步步為營地爭取利益

3）、把握讓步原則：明確我方核心利益所在，實行以退為進策略，退一步進兩步，做到迂迴補償，充分利用手中籌碼，適當時可以退讓賠款金額來換取其它更大利益

4）、突出優勢: 以資料作支撐，以理服人，強調與我方協議成功給對方帶來的利益，同時軟硬兼施，暗示對方若與我方協議失敗將會有巨大損失

5）、 打破僵局: 合理利用暫停，首先冷靜分析僵局原因，再可運用把握肯定對方形式，否定對方實質的方法解除僵局，適時用聲東擊西策略，打破僵局

3、休局階段：如有必要，根據實際情況對原有方案進行調整

4、最後談判階段：

1）、 把握底線，:適時運用折中調和策略，把握嚴格把握最後讓步的幅度，在適宜的時機提出最終報價，使用最後通牒策略

2）、 埋下契機：在談判中形成一體化談判，以期建立長期合作關系

3）、 達成協議：明確最終談判結果，出示會議記錄和合同範本,請對方確認,並確定正式簽訂合同時間

E. 商務接待 商務接待禮儀 商務接待方案

（一）對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
（二）主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心裡留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信 譽的印象。
（三）接到客人後，應首先問候「一路辛苦了」、「歡迎您來到我們這個美麗的城市」、「歡迎您來到我們公司」等等。然後向對方作自我介紹，如果有名 片，可送予對方。
注意送名片的禮儀：
1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句「請多關照」。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：「如果您方便的話， 能否留張名片給我？」
2、作為接名片的人，雙手接過名片後，應仔細地看一遍，千萬不要看也不 看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
（四）迎接客人應提前為客人准備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙准備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
（五）主人應提前為客人准備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把准備好的地圖或旅遊圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
（六）將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。

二、接待禮儀
接待客人要注意以下幾點。
（一）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。
（二）客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應該時常為客人換飲料。
（三）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。
1、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走 在內側。
2、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人的安全。
3、在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，接待人員按「開」的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 （一般靠近門的一方為下座）。
（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。
三、乘車禮儀
（一）小轎車。
1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以後排右側為首位，左側次之，中間
座位再次之，前坐右側殿後，前排中間為末席。
2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，後排右側次之，左側再次之，而後排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。
3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐後座，男士要服務於自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然後自己再上車。
4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐後座， 或讓友人夫婦都坐前座。
5、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。
6、女士登車不要一隻先踏入車內，也不要爬進車里。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車里，雙膝一定保持合並的 姿勢。
（二）吉普車
吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，後排右側次之，後排左側為末席。上車時，後排位低者先上車，前排尊者後上。下車時前排客人 先下，後排客人再下車。
（三）旅行車
我們在接待團體客人時，多採用旅行車接送客人。旅行車以司機座後第一排 即前排為尊，後排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。

商務外事接待常識

一：接待准備

外事接待單位為圓滿完成接待任務，一般需要專門接待小組，全面負責一切接待事宜。
接待工作首先應了解來訪者的基本情況，弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票，還應索取來賓護照的復印(傳真)件。掌握了以上情況後，再制定一份周密的(中外文)書面接待活動日程安排(表)，包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴
請、參觀游覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應盡量事先征詢來賓意見，還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印製妥當後，要讓來賓抵達後及時人手一份。

二：迎送

要依據來訪者的身份，確定迎送規格。根據國際慣例，主要迎送人通常同來賓的身份相當。出面迎送，組織好迎送儀式、場地布置、獻花、照相、拍電視、組織群眾場面等內容，比如飛機(車、船)抵離時間、獻花人員的挑選和鮮花花束(花環)的准備、介紹賓主相見的方式、車輛順序的編排、座次的安排、國旗的懸掛等等，都要逐項落實。
迎賓時，外賓下飛機(車、船)後，禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓，迎賓人員隨即與來賓握手錶示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時，我可做相應表示，不要退卻或勉強擁抱。如需獻花，應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之後進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。
乘車時，應先請客人從右側上車，陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車後，再驅車去賓館。途中，陪同人員應擇機將有利於對外宣傳宜昌的事物，如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。
重要外賓和大型團體來訪，應安排專人、專車提取行李並及時送到客人房間。外賓抵達住處後，不宜馬上安排活動，應稍事休息，給對方留下更衣時間。

三：會見

凡身份高的人土會見身份低的、或主人會見客人，稱為接見或召見。反之，凡身份低的人士會見身份高的，或是客人會見主人，稱為拜會或拜見。接見和拜會後的回訪稱為回拜。
接見一方的安排人，應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影，還要事先編好合影圖，一般主人居中，按禮賓順序，主人右手為上，主客雙方間隔排列，兩端均由主方人員把邊。
會見前，主人應在門口迎候客人，可以在大樓正門迎候，也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候，則應由工作人員在大樓門口迎接，引入會客廳。會見結束，主人應送客人至車前或在門口握別，目送客人離去。
領導人之間的會見，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒後均應退出。談話過程中，旁人不要隨意進出。
安排賓主座次時，主賓坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的後面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在後排加座。

四：會談

會談是指雙方就某些重大的政治、經濟、文化及其它共同關心的問題交換意見。會談內容較為正式，且政治性或專業性較強。
會談首先要組成專門班子，確定主談人。我方主談人的職位要與對方主談人相同或相近。會談人數大體雙方相等。其次是准備會談提綱，如需在會談結束時雙方簽署《會談紀要》或《協議書》，應事先草擬好文本。
會談由主談人主持，其他人員未經主談人許可，不得隨便發表意見。如有不同看法，可寫條子遞給主談人，供主談人參考。如主談人請大家做補充發言，其他人可按主談人的談話口徑做適當補充，但不能提出與主談人意見相反的看法。
會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主按各人名牌所示相對而坐以正門為准，主人占背面一側，外賓面向正門。主談人座位居中。

五：簽字儀式

參加簽字儀式的，基本上是雙方參加會談的全體人員。雙方為了對簽訂的協議表示重視，往往由更高的領導人出席簽字儀式。
一般在簽字廳設置一張長方桌作為簽字桌，桌面覆蓋深色台呢，桌後並列置放兩把椅子，供雙方簽字人使用，主左客右。座前擺放各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，中間擺一旗架，懸掛簽字雙方的國旗。
雙方參加簽字儀式的人員進入簽字廳，簽字人入座，助簽人分別站在簽字人外側，其他人員分主客各一方按身份順序排立於各自的簽字人座位之後。簽字時，由助簽人協助翻揭文本，指明簽字處，本方保存的文本上簽畢後，由助簽人互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，簽妥後由雙方簽字人交換文本，相互握手。有時備有香檳酒，簽字後，共同舉杯慶賀
你還要制定一個接待日程表,要標明每個時段干什麼[從早到晚],活動內容,車輛安排,誰負責,越詳細越好,