Ⅰ 展銷活動策劃書
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一看就是又要寫論文的
還要再聯系
A、分析舉辦展銷的必要性：展銷將耗費大量人力、物力、財力，要對其可行性進行研究，寫出可行性報告。非必要，就不舉行。
B、確定主題和子標題：在復雜的內容中，首先要明確一個基本的主題，作為全局的綱領。其他子題目，必須圍繞主題進行，目的是給公眾留下一個鮮明、深刻的印象。
C、確定類型和參展單位
• 類型：室內或露天；大或小型；專題類或綜合類。
• 參展單位：同類或不同類。一般用廣告的方式徵集。
D、明確參觀者的類型
參觀者有專業型和參觀型之分。一般准備兩套解說詞：對參觀型，解說詞要通俗易懂；對專業型，介紹的資料應詳細和深入，學術性要強。
E、建立新聞媒介聯絡機構
工作：1、對外發布新聞。2、與新聞界聯絡。3、挖掘展銷的新聞熱點和亮點，寫作新聞稿件。
F、做好工作人員的培訓
解說員、接待員、服務員的工作質量，直接影響到展銷的質量和效果。必須對其進行現場培訓，熟悉工作和環境，能應付各種特殊情況。
G、編制展銷預算
一般情況下，展銷預算包括7項。場地費、設計費、人工費、聯絡和交際費、宣傳費、運輸費、保險費。預算要留有餘地，防止突發事件的產生。
展銷會需要注意的事項
展銷會特別是大型的展銷會，是一項綜合性的、多維的、立體式的傳播活動。辦好一個會需要精心的組織，需要有關部門的密切配合以及必要的費用。公共關系部門責無旁貸地擔負著組織者的角色，為辦好展銷會需要注意以下幾個環節。
(1)確定展銷會的主題和目的。據此確定參展單位、參展項目與參展標准，然後採取廣告和發邀請信的方式召集參展者。這時，還要根據交通條件、服務設施、天氣情況以及時間長短等情況，確定展會的時間和地點。另外，預測參觀人數和參觀者的類型或層次，也是一項必須完成的工作。
(2)培訓講解及示範操作人員。展銷會既是組織產品、服務的展示，也是組織員工精神面貌和綜合素質的展示。展銷會上，公眾當然可以通過自己的眼、耳、口、鼻、舌、皮膚等直接感知展銷物品，但如果輔之以人員講解及操作示範，則效果無疑會更佳。這就要求在舉辦展銷會之前，就精心挑選和訓練工作人員，如講解員、接待員、示範員等有關專業人員。 培訓內容包括：
• 各項目、內容的專業基礎知識；
• 公關接待和公關禮儀方面的基本知識；
• 各自的職責、各種可能發生的突發性事件的處理原則和基本程序。
(3)成立專門對外發布新聞的機構。該機構的工作內容是：在展銷日期、地點確定後，舉辦記者招待會發布消息，邀請新聞界人士參加開幕式，盡可能多地在報刊、廣播、電視上報道開幕式的消息和實況。這樣做可以在展銷開始之前就產生重要的宣傳作用，也可以吸引更多的參觀者。安排好新聞發布室，並准備新聞報道所需的各種輔助宣傳材料。
在展銷會期間，新聞發布室應自始至終開放，隨時收集參觀者及展銷會的有關信息，並與新聞媒體保持密切聯系。
(4)展銷會結束後，公共關系人員應注意收集新聞媒介對展銷會的有關報道，總結經驗教訓，留檔保存，作為下次舉辦展銷會的參考依據。
Ⅱ 會展策劃方案包括多少個細案
完全案的話，建復議不要做，完全制案是做國際類大型活動才做的。如果只是國內一些活動的話，主要就是：主副標題、參與單位、項目立項可行性分析、時間宣傳安排、活動安排、項目合作協議書、會展施工指南、安全協議、免責聲明、資金預算、活動結案定稿。如果做的活動不是很大，只要選取 主副標題、參與單位、時間宣傳安排、活動安排、項目合作協議書、免責聲明、資金預算 就可以了
Ⅲ 如何策劃一場大型會議會展
大型會議策劃一般都不簡單，自己策劃又容易出錯，忙了半天，沒有效果，錢還花了很多，專可以找一個專業屬的會議策劃公司給你提供定製化會議執行方案，從務策劃+設備租賃+舞台搭建+燈光調整+視覺設計一站式服務，省時省力，價格也比較合適。
Ⅳ 怎樣給著名畫家做大型書畫展策劃方案
大型書畫展活動方案
xx師范附屬小學、xx縣xx特長教育學校是xx縣小學教育的品牌，是xx省、xx市知名學校。為進一步豐富學校文化, 展現師生的書畫藝術才能和學校深厚的文化底蘊，展示xx省藝術教育特色學校成果，促進學校師生在書畫方面與名家的學習交流，提高師生的書畫水平和藝術修養，同時，也為進一步傳承和弘揚中華民族優秀傳統文化，全面推行素質教育和深化品質辦學，開門辦學的目標，兩所學校攜手聯合舉辦首屆大型書畫展活動。
xx縣景聖景房地產開發有限責任公司，一直致力於弘揚企業文化、鑄造企業品牌。短短5年內，該公司迅速崛起，不僅成為xx縣房地產界的龍頭企業、明星企業，更是愛心企業、慈善企業，在xx縣業內極富盛名。為進一步感恩回饋社會、支持反哺教育，xx縣景聖景房地產開發有限責任公司積極與學校聯姻，主動承辦「景聖景房產」杯大型書畫展活動，大氣魄展示出一個成功企業強烈的社會責任感和良好的公益形象。
此次「學校搭台、企業參與、名家獻藝」大型書畫展，將組織省內外70
余名現代著名書畫家、xx縣中老年書畫研究會20多名會員和xx師范附屬小學、xx縣xx特長教育學校近xx名師生的優秀書法、繪畫作品，以展出、現場作畫、拍賣、捐贈等多種形式參與，竭力展示當代書畫大家的風采和中國精湛的傳統文化魅力，展現以仁師附小、xx特長教育學校為代表的xx縣小學教育界蓬勃發展的書畫生命力和令人驚嘆的藝術創造力。旨在動員和鼓勵全縣中小學乃至全縣民眾以各種方式積極宣傳傳統文化，弘揚中華文明。我們有信心，將此次活動辦成xx市、xx縣教育界有史以來規模最大、水平最高、影響最深遠的藝術盛會。
二、組織架構
主辦單位：xx師范附屬小學
xx縣xx特長教育學校
承辦單位：xx縣景聖景房地產開發有限責任公司
協辦單位：xx縣中老年書畫研究會
xx出版傳媒有限公司xx分公司
中國xx股份有限公司
組委會名單：
總顧問：毛x顧 問：張x王x
總策劃：張x
策劃：毛xx
三、活動地點
開幕式地點：xx體育場
書畫展展出地點：xx體育館
四、活動時間
2012年1月24日（農歷臘月二十一）——2012年2月6日（農歷正月初四）
五、活動策劃
（一） 宣傳媒體：
電視媒體：xx綜合新聞頻道專題報道、xx電視台全程跟蹤報道（xx電視台前期宣傳報道1-2次、連續三天全程播放開幕式實況、連續一個月專題報道活動盛況）；
平面媒體：成立新聞組，藉助《xx都市報》、《xx商報》、《xx科技報》、《xx人力資源報》、《xx日報》等主流報道媒體進行前期宣傳、開幕盛況、後續追蹤等全方位、多角度綜合報道；
通訊媒體：通過移動公司、校訊通平台向全體家長、縣城內5000位各界知名人士發送大型書畫展開幕式、捐贈拍賣會活動兩條簡訊；
廣告媒體：製作若干大型書畫展活動橫幅廣告，於開幕式前一周懸掛在城區交通要道和顯著位置，製作大型書畫展活動及節目宣傳單、拍賣會活動及作品宣傳單向友好單位、知名企業、愛心人士、學生家長、社會各界發放，開幕式當天校門口、體育館內外布置彩虹門、彩氣球、橫幅標語等；
（二） 活動設計：
活動一：舉辦名家現場書畫表演會
地點：附小六樓多功能會議室、xx縣青少年文化中心
時間：10月27日、11月2日
內容：1、名家現場書畫表演；
2、名家作品鑒賞及捐贈；
3、xx電視台現場直播（11月27日）。
活動二：舉辦大型書畫展開幕式
地點：xx體育場
時間：2012年1月24日上午8；30——12：00（農歷臘月二十一）
內容：
1、學生游藝
（1）游藝時間：1小時左右。早上8：00兩所學校全體師生、家長志願者、宣傳車均在附小操場集合，8:30游藝開始，9:30全體到達會場；
（2）游藝隊伍順序：警車→兩所學校宣傳車→書畫展主題牌→特色方隊（兩校國旗班→兩校交警班→兩校鼓號隊→腰鼓隊→200人彩旗隊）→xx游藝方隊（xx學校校牌→年級宣傳車→xx一至六年級）→附小游藝方隊（附小校牌→一至六年級各年級宣傳車及方隊）→企業宣傳車→警車；
（3）游藝總指揮李仲軍，特色方隊指揮王佳秋、陳銀傑，xx學校各年級指揮一二年級伍瀾、三四年級徐瀚、五六年級孫艷玲，附小各年級指揮一年級彭真、二三年級楊勇、四年級周曉燕、五六年級呂仁軍；
（4）游藝路線：附小門口→xx賓館→教育局→老車站→糧食局→體育館；
（5）游藝要求：①各年級方隊道具：xx待定，附小一年級花束、二年級小紅旗、三年級內嵌笑臉的向日葵、四年級充氣大手板、五年級扇子、六年級花環。②各方隊均以六路縱隊行進。③各班選派2名家長志願者隨班游藝、協助老師組織學生。④各年級方隊准備一副極具特色的標語，行進途中展示。⑤方隊行進途中以年級組為單位，在彩車廣播指揮下統一表演唱《七色光》、《少年少年，祖國的春天》、《快樂的節日》→呼號「一筆一畫寫好字，一生一世做好人」、「好好學習，天天向上」、「品學兼優、全面發展」、「歡慶，歡慶，熱烈歡慶，歡慶書畫展隆重開幕」；
（6）隊伍全部到達後候場時段，①全體起立廣播錄音指揮將行進途中表演唱展示一遍，②吟誦學校賦《水珠、種子、雛鷹》，③齊呼校訓、口號，④葫蘆絲表演，⑤薩克斯獨奏《中國、中國，清風文庫，鮮紅的太陽永不落》、《天路》（台下師生互動）。
2、開幕式
（1）主持人台側介紹來賓；
（2）當天到會最高行政領導宣布開幕；（與此同時：放禮炮20響、放飛吉祥鴿5000隻、播放鞭炮錄音、台下師生歡呼助興）
（3）全體肅立，奏、唱《國歌》；
（4）主辦方領導張勁松校長致歡迎詞；
（5）承辦方羅有威董事長講話；
（6）領導講話；
3、文藝演出
（1）序曲《快樂節日》；（台下師生互動）
（2）在背景音樂聲中主持人馬x、紫x（xx電視台）、唐x（xx學校）上台；
（3）節目表演：
①合唱《我祝願》、《祖國之歌》——xx學校四、五年級選送
②京劇舞蹈《好兒郎》——仁師附小二年級選送（書畫家、美術教師、學生代表現場開始作畫）
③配樂詩朗誦《景聖景之歌》——xx縣景聖景房地產開發有限責任公司選送
④武術《眾人劃槳開大船》——仁師附小、xx學校合作
⑤古詩文吟唱《三字經》——仁師附小五年級選送
⑥xx著名笑星閔天浩表演
⑦歌伴舞《五星紅旗》——仁師附小、xx學校、景聖景房地產開發有限責任公司合作（台下師生互動）
⑧輕音樂伴奏下，書畫名家、教師代表、學生代表偕同其現場書畫作品上台展示，所有演員上台謝幕，主持人宣讀祝賀單位名單
⑨播放結束曲《歌聲與微笑》，部分演員上台，與會領導、主承辦方領導徐徐上台握手問候書畫家、演職人員，並合影留念，與此同時，仁師附小六年級組全體師生，手執道具迅速在外操場主席台至體育館入口處組成迎賓通道，准備列隊歡迎，管樂隊吹奏迎賓曲。組委會顧問、主任、禮儀小姐引領開幕式領導、來賓有序步入畫展中心參觀，體育館內施中一等音樂教師輪換彈奏輕音樂，各班帶好凳子、道具，拾撿干凈方隊垃圾，迅速、有序按原路程返回學校，並集合放學。
活動三：舉辦名家名畫、師生書畫作品展
地點：體育館內
時間：2012年1月24日下午（農歷臘月二十一）——2月5日上午（農歷正月初三）
每天開放時段：上午9:00——11:30，下午2:30——5:00
內容：邀請附小、xx學校全體學生及家長分年級、分時段到體育館內參觀展覽。班級學生和家長參觀當天，各班正、副班主任必須到場組織協調，每個家庭的家長、學生都要在留言簿上簽名，參展後每個家庭均要寫出觀後感下學期開學時交學校展評；同時，我們也熱烈歡迎社會各界朋友參觀畫展。
1、作品展區順序：名家參展作品→捐贈拍賣作品→xx縣中老年書畫研究會選送作品→教師作品→學生書畫精品→班級學生作品
2、觀看展覽次序及行政執勤分工
3、展覽期間，體育場館內將由音樂教師、特長學生或xx界藝術愛好者現場演奏鋼琴、古箏、小提琴等器樂，營造高雅參觀氛圍。
活動四：舉辦捐款、名家作品拍賣會
地點：體育館內
時間：2012年2月6日上午9:30（農歷正月初四）
目的：深化活動主題，將書畫展活動推向高潮，提升學校、企業公眾形象。
內容：
1、舉行現場捐款活動：
（1）主持人姚學剛、唐莉上台；
（2）xx縣景聖景房地產開發有限責任公司公司董事長羅xx講話；
（3）現場捐款，順序：教師捐款（拍賣會全體教師參加）→各年級各班學生代表上台捐款（兩所學校把「3、5」慈善捐助日提前到2012年1月上旬，清風文庫，先在校內開展學生捐款活動）→家長以及社會各界愛心人士捐款。
2、舉辦作品拍賣會：
10月以來，學校陸續收到省內著名書畫家捐贈的書畫精品約30餘幅，xx市著名書法家、拍賣師包鏞老師主動請纓，義務主持現場拍賣活動。
3、舉行現場捐贈儀式：
將現場捐款、作品拍賣所得款項現場捐贈xx縣境內4-5所學校，用於學校發展和資助貧困學生，屆時，受助學校校長代表、受助學生代表、捐贈作品書畫家代表將做即興發言。學校全程錄像，xx電視台、xx電視台將進行報道。
（三） 後續開發：
書畫展結束後，將製作整個活動影像光碟若干，編輯一本由xx省著名作家張毅老師作序的《景聖景房產杯大型書畫展作品集》，贈與出席開幕式的各級領導、誠邀到的書畫名家、參加活動的貴賓、主承協辦方領導以及社會名流。
下學期開學時，進行大型書畫展專題總結、表彰會，提煉活動成功經驗，學校收藏書畫家贈送的所有作品。
六、活動運作
本著「校企合作、互惠雙贏」的原則，以xx師范附屬小學、xx縣xx特長教育學校為活動主體，全權負責整個活動的籌劃、宣傳、實施；承辦單位注入活動經費以冠名形式展開合作；協辦單位注入活動經費以廣告宣傳方式展開合作。書畫展期間，學校協助企業在體育場宣傳、廣告；捐贈、拍賣會時，將企業成功推向社會，打造企業形象。
七、活動經費預算（估計30餘萬元）
（一） 媒體宣傳；
(二) 活動一開幕式；
（三） 活動二名家現場書畫表演；
（四） 活動三歷時半月的名家名畫、師生書畫作品展覽；
（五） 活動四名家書畫藝術作品拍賣會；
（六） 後續開發；
（七） 書畫家補貼；
（八） 工作人員勞務費及所有作品裝裱；
（九） 開幕式中午領導、來賓、退休教師、在職教師、工作人員午餐。
八、附：出席開幕式領導、貴賓及參與活動的省內著名書畫家名單
（一） 上級領導、來賓
屆時將邀請省市縣部分領導、部分社會名流、縣上友好單位、知名企業、全縣學校校長、兩所學校6000餘名師生及全體家長參加。
（二） 將展出或出席書畫展的書畫家名單
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活動方案範文：大型書畫展活動方案版權歸作者所有,轉載請註明出處!
Ⅳ 有誰會寫會展策劃方案!!求教!!
根據您的要求，特提供策劃流程及注意事項：
會展策劃設計流程
一：對企業進行有針對性的市場調研
收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸檔。
二：制定詳細完整的會展策劃方案。
確定會展的目標市場，會展的規模，展品的選擇，評估觀眾數量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。
三：實施前的培訓。
讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。
四：印刷材料的設計製作。
利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業的影響力，吸引更多的目標客戶。
五：展台的布置及展示。
設備的調試安裝，展台的人員配備。
六：相關的會展服務。
根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專門的旅遊線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。
七：做好對活動的評估。
開好總結會，做好善後公關工作。
會展服務項目：
視聽設備租賃 展示道具製作 展廳專賣裝潢 舞台設計燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工製作 拆裝運輸 大型倉儲 大型活動安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T台製作、 租賃。
會展籌劃細節
邀請
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。
回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的准備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。通常茶歇的准備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 「采購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內僱用方有權要求翻譯保密，並有權要求翻譯賠償由於泄密而帶來的損失。
車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對准確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標准，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對於特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那麼健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用葯品少量采購、無障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展台內發生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。
保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展台人員、參觀者等。 展覽涉及的險種比一般人想像的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、僱工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據規定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規定了一些強制性的保險要求，這些規定應予以執行。
此外，展出者可以根據自己的實際需要辦理其他險種。對於展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。
展台人員訓練
為了保證良好的展出效率和效果，在配備展台人員之後，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展台人員了解展出目的，掌握展台工作技巧，培養合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展台人員後即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。
培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展台工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分：
1、情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展台人員熟悉展出背景、環境和條件。首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。展出介紹，包括展覽會和展台情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展台情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展台位置、展台序號、展檯布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，並對展台人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
2、工作安排：向展台人員布置展台工作，並提出要求和標准，必須使展台上的每一個人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及後續工作等，進行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展台會議、記錄管理等；行政安排，包括展台人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展台工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、准備貨源、准備產品資料、准備貿易條款等。
3、技術訓練:主要訓練展台的接待和推銷技巧。展台工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展台技巧培訓。可以使用模擬方式並應准備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展台人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
秩序維護
對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安；展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。
展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。
資料快速收集利器——電子名片
傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以准確的記錄入場人數。
會展考察/旅遊
實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。
1、 真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。
2、 會展旅遊：一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。
展覽設計
如果說展覽是一台戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通後共同制定。現在國內的展覽設計基本上還處於抄襲國外展覽設計的階段，可使用的材料及展商願意承受的成本也與國際相差甚遠，所以在設計上一般都要考慮成本，其次再考慮創意。設計的基本框架應根據展商的行業屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經驗總結：
1、造型要考慮展位利用率的最大化；
2、造型要考慮人流心理及流向；
3、造型應當符合參觀對象的審美導向；
4、造型要考慮施工難度及成本因素；
5、造型還要考慮安全性。
在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
產品展位裝潢及展具使用
盡管中國產品一向以價廉物美著稱，但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產品的設計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產品形象產生影響。在一些著名展會里，國內企業的攤位很多仍停留在「三板一桌加兩凳」的水平，呆板且毫無新意。據統計，在大型展覽里，過半數的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內令買家對自己的產品留下深刻印象。這除了由於產品質量過硬，設計新穎外，別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。現在流行的展示用具主要有3大類：一次性使用展具、循環攜帶型展具及循環租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實力和較具創意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木製品，優點是可因地制宜，通過千變萬化甚至超越想像，隨心所欲的造型來充分體現企業和產品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。
循環租用式展具通常由於材料昂貴，使用者並不必擁有器材的物權，可向專業展覽工程公司租用。優點是結構堅固，器材耐用，通過鋼制支架拼製造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。
最普遍使用的要數循環攜帶型展具。這種展具一般採用可折疊的支架輔以噴塗精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘於傳統的三面圍板式結構，能較突出地體現公司形象和傳遞產品信息。這種展具優點是價格相宜，便於攜帶，標準的展具拆卸折疊後一人就可以進行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還可以在結構允許范圍內改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。總的來說，對國內一般廠家參展來說，較適合使用第3種攜帶型展示用具，只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式，而且可循使用。
展台搭建有什麼要注意的？
成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風格的展台，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想像，就在展覽會開始之前，這里還是一片「有計劃、有組織的」的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機忙著對號入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展台，這一任務非行家裡手不能勝任。 多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那麼對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者乾脆委託搬運公司。他們可以在展覽專業代理商那裡得到很多有用的建議，因為後者負責搭建過程和協調工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先後順序，他們還出租人力和器械。 對展覽會展台搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由於參展商自己不必操心這一環節，可以節約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。採用這種方式應注意，時間預算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，並按照規定的時間運到展台位置。需要注意的是，笨重的、佔地多的物品最好先行運入現場，一般在展館內可以安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，但是如果展台搭建過半，這樣的機器就難有用武之地了。
小展位參展如何引人注目
由於參展企業自身規模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那麼小展位如何吸引來觀眾的目光呢？
使用燈光，盡可能使小展位「耀眼」起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用攜帶型照明系統。根據產業調查，照明可將展覽品認識度提高30％—50％。
強調設計，突出視覺效應。大企業通常是採用傳統方式展覽，並且依賴大規模場地，所以小企業應該以新穎的設計來凸顯自己的小展位。
依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產品，避免過度擁擠或稀鬆。
善於利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應該給人「小而精」的感覺，把展位裝潢得有品位。
使用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果——圖片一定要精美，構圖應該是舒適而不失搶眼，創意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應在自壁板120cm以上的地方開始放置。
在保證企業VI得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。
成立完整服務式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現商家與觀眾的互動，也非參展的目的。
在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准酒會模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。新聞發布會要素：
目的
信息發布的目標受眾
擬邀請對象
發布會規模
新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：
1、活動策劃與主題確定
2、節目策劃與議程安排
3、資料准備
4、與會人員邀請、溝通與確定
5、時間、場地落實與場景布置
6、產品展示、演示與信息發布
7、現場氣氛控制
Ⅵ 如何組織大型會展
大型會展活動策劃的特點,內容和步驟
(一)大型會展中活動的定義與特點
在策劃活動之前,首先要明確何為活動.
對於大型公眾活動的定義是:有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的社會協調行為叫做大型公眾活動,也稱為"大型活動","專題活動",是公共關系專業常用的技術手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式.
而本文研究的對象——大型會展中的活動,則需要在此基礎上加一個限定概念,即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義——在會展期間,為了增加會展效果而進行的有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的協調行為.
活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達到最佳效果.
(二)活動策劃的定義與特點
活動策劃包括五個基本要素,即時間,地點,人員,主題和流程.其中,人員包括活動主辦,協辦(聯辦),承辦,贊助等方面的相關機構與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目.
又可說活動策劃是策劃人員根據活動組織目的的要求,調查會展現狀,分析現有條件,為活動設計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基於對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程.
策劃此類活動必須依據一些既定的原則.
1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環境保持一致,否則將會導致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則.
2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關信息,促成交易,就不能夠完全地體現一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補,完善會展是活動存在的本質.
3.有助於展會吸引更多潛在企業參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對於會展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業,對於這些對象,策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了,可以把會展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會展現場來.
4.有助於活躍展會現場氣氛但不影響企業展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現場,即便對此會展主題再熱情,觀眾都不會停留很久,如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達給他們,他們會對接受的信息印象深刻,並且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當然前提是必須是好印象,如果活動過於喧賓奪主,造成負面影響便得不償失了.
5.活動本身要能產生較好的效果.參與活動的過程對於一個來參觀展會的觀眾和企業來說,應該是一個愉快的過程,他們可以通過活動了解到更多的行業熱點,技術開發,但是如果此活動的並不能夠產生良好的效果,這就是策劃活動的失敗,浪費了活動資本,也花去了觀眾的參與成本.
活動的策劃者既希望做到有創意,吸引參觀者,又擔心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對於活動主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應以表現會展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果,因為活動吸引了觀眾,把他們的注意力轉移了;而另一觀點認為,活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會展中,觀眾自然而然就會把注意力轉移到了會展上.其實這兩種觀點的出發點都是希望提高會展效果,如果按照前文提到的活動策劃原則,策劃者掌控住活動的分寸,無論是與會展主題相關與否,到達最終目的才是最重要的.
(三)活動策劃的內容與步驟
會展中的活動其實是一種公關活動,只是針對的對象更為具體,即展會的目標企業和觀眾,所以其策劃和實施,可以完全按照公關四步工作法的要求執行:
必須明確確立的主題范圍,由於活動是會展的一部分,所以它被期望達到的目的已經被細分,自然主題也應有針對性.
第二步,情況調查.調查,相當於要做到立項時的另半個專家,這不僅僅是了解該行業的專業知識,更要針對活動本身作調查,例如國家關於公眾活動方面的政策和法規,公眾關注的熱點話題以及預期持續時間,歷史上同類型活動的案例,場地狀況和時間的選擇性,都是調查的內容.
第三步,活動相關可行性研究,是一個十分重要的工作步驟,根據調查的情況確定出可行的活動范疇,為策劃定下基礎,也盡可能節省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動的社會適應性,會展現有的條件包括社會環境和目標公眾的適應性,財力適應性,效益的可行性.
從效益的角度考慮,把活動費用與媒體宣傳方面費用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個活動更有效,活動就不一定做了,何況舉辦活動可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會物質水平的適應性,活動需要動用許多社會物質,出奇出新的創意更需要物質的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質.最後一個是應急能力的適應研究性,需要那些應變措施 如戶外活動要考慮天氣的情況,野外活動考慮更多的是安全設施問題,這些都是要進行可行性研究的范疇.
第四步,提煉活動主題,進行創意.一個活動之所以可以完善會展的功能,即因為它的形式比會展更為豐富,所以活動有它自己的創意點就成為關鍵.如同廣告創意一樣,除了個人創意外,要特別強調團隊創意的概念,如果能夠在創意過程中開個頭腦風暴可以事半功倍.團體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程,作為現代策劃,需要的是多個學科的綜合和團體的智慧,而不是某個的傑作.
第五步,流程及細節考慮.一個活動並不是擁有主題就夠了,還需要眾多細節問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時間安排等等,流程就是一個活動對受眾的語言,完美的表達才能使活動起到最大的影響.細節策劃是策劃者最容易忽視的一個環節,甚至被認為是執行時應該考慮的問題.策劃者需要調動各種資源來確保活動的順利進行.
第六步,制定策劃案,也就是把設想的方案用文字表達出來,即按形式,時間,地點,人員,主題和流程幾個部分,書寫策劃案.
第七步,活動策劃案論證.這是對整個方案的可行性論證,針對不合理的活動細節略加調節,方案論證通常使用定位式優選法,輪轉式優選法和優點移植法.以上的七個步驟只是一個必要的模式,不同類型的活動在細節會各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定.
Ⅶ 如何做好一場大型會議會展策劃
展會活動策劃准備。在這一個時期，是關於展會活動的項目創建、預算、場地的預定回、宣傳答推廣、項目管理等工作。這是這場大型展會活動的最大的一個任務部分，需要花大量精力去准備和完成。
在展會活動策劃期間學會使用一些方法。意思是在這活動策劃周期內，如果不做好每一個部分的策劃，也許你會在策劃的後期越來越多需要處理的事情。合理的一些方法能加速你的活動策劃過程。
在展會活動策劃的中期，你需要管理和協調你的團隊和資源。模擬一些展會活動期間可能會發生的時間，並且對這些事件做出相應的解決方案，這是一個需要做好安排和協調的時期。
大型展會活動策劃也應該包括展會活動結束後的安排。在活動結束後，總結評估展會活動，並做成報告。雖然活動後期可能工作相對沒有那麼多，比較放鬆，但是後期總結也對展會活動策劃有非常大的作用。
在你充分了解大型展會活動策劃周期之後，可以製作相應的展會活動策劃時間表，會使你的整場展會活動更協調更完美。
Ⅷ 做展會的策劃書怎麼寫
一、策劃書名稱
盡可能具體的寫出策劃名稱，如「×年×月××活動策劃書」，置於頁面中央，當然可以寫出正標題後將此作為副標題寫在下面。
二、 活動背景 ：
這部分內容應根據策劃書的特點在以下項目中選取內容重點闡述；具體項目有：基本情況簡介、主要執行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環境特徵，主要考慮環境的內在優勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析(SWOT分析)，將內容重點放在環境分析的各項因素上，對過去現在的情況進行詳細的描述，並通過對情況的預測制定計劃。如環境不明，則應該通過調查研究等方式進行分析加以補充。
三、 活動目的、意義和目標：
活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，並需要滿足重要性、可行性、時效性
四、資源需要：
列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。
五、活動開展：
作為策劃的正文部分，表現方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限於用文字表述，也可適當加入統計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先後順序排列，繪制實施時間表有助於方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執行的應變程序也應該在這部分加以考慮。
這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協議、媒體支持、校園宣傳、廣告製作、主持、領導講話、司儀、會場服務、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯絡、技術支持、秩序維持、衣著、指揮中心、現場氣氛調節、接送車輛、活動後清理人員、合影、餐飲招待、後續聯絡等。請根據實情自行調節。
六、經費預算：
活動的各項費用在根據實際情況進行具體、周密的計算後，用清晰明了的形式列出。
七、活動中應注意的問題及細節：
內外環境的變化，不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定
性因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。
八、活動負責人及主要參與者：
註明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應註明小組名稱、負責人）。
注意：
1、 本策劃書提供基本參考方面，小型策劃書可以直接填充；大型策劃書可以不拘泥於表格，自行設計，力求內容詳盡、頁面美觀；
2、 可以專門給策劃書製作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進行包裝，如用設計的徽標做頁眉，圖文並茂等；
3、 如有附件可以附於策劃書後面，也可單獨裝訂；
4、 策劃書需從紙張的長邊裝訂；
5、 一個大策劃書，可以有若乾子策劃書。
希望能幫助您！望採納！
Ⅸ 如何組織大型會展大型會展中活動的七個步驟
在策劃活動之前,首先要明確何為活動.
對於大型公眾活動的定義是:有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的社會協調行為叫做大型公眾活動,也稱為"大型活動","專題活動",是公共關系專業常用的技術手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式.
而本文研究的對象——大型會展中的活動,則需要在此基礎上加一個限定概念,即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義——在會展期間,為了增加會展效果而進行的有目的,有計劃,有步驟的組織眾多人參與的協調行為.
活動的特點為:鮮明的目的性,廣泛的社會性,嚴密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作,以便在實施活動策劃時,達到最佳效果. (二)活動策劃的定義與特點 活動策劃包括五個基本要素,即時間,地點,人員,主題和流程.其中,人員包括活動主辦,協辦(聯辦),承辦,贊助等方面的相關機構與工作人員;主題包括該次活動的主要目的,中心任務和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目.
又可說活動策劃是策劃人員根據活動組織目的的要求,調查會展現狀,分析現有條件,為活動設計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點:策劃有一定的目的性,有組織地;基於對會展背景的了解;有一個研究,分析的過程;一個制訂行動方案的過程.
策劃此類活動必須依據一些既定的原則. 1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會展的大環境保持一致,否則將會導致脫離展會背景,更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離,甚至帶來隱患,以會展背景為前提是策劃活動的首要原則.
2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關信息,促成交易,就不能夠完全地體現一個大型會展的魅力所在,而策劃活動的目的就是豐富展會功能,為不同層次,不同專業的展會策劃出不同的活動,針對會展本身的不足之處,用活動來彌補,完善會展是活動存在的本質.
3.有助於展會吸引更多潛在企業參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對於會展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業,對於這些對象,策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了,可以把會展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會展現場來.
4.有助於活躍展會現場氣氛但不影響企業展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現場,即便對此會展主題再熱情,觀眾都不會停留很久,如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達給他們,他們會對接受的信息印象深刻,並且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當然前提是必須是好印象,如果活動過於喧賓奪主,造成負面影響便得不償失了.
5.活動本身要能產生較好的效果.參與活動的過程對於一個來參觀展會的觀眾和企業來說,應該是一個愉快的過程,他們可以通過活動了解到更多的行業熱點,技術開發,但是如果此活動的並不能夠產生良好的效果,這就是策劃活動的失敗,浪費了活動資本,也花去了觀眾的參與成本.
活動的策劃者既希望做到有創意,吸引參觀者,又擔心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對於活動主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應以表現會展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果,因為活動吸引了觀眾,把他們的注意力轉移了;而另一觀點認為,活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會展中,觀眾自然而然就會把注意力轉移到了會展上.其實這兩種觀點的出發點都是希望提高會展效果,如果按照前文提到的活動策劃原則,策劃者掌控住活動的分寸,無論是與會展主題相關與否,到達最終目的才是最重要的. (三)活動策劃的內容與步驟 會展中的活動其實是一種公關活動,只是針對的對象更為具體,即展會的目標企業和觀眾,所以其策劃和實施,可以完全按照公關四步工作法的要求執行: 第一步,確立項目.活動的目標是什麼 為什麼要舉辦這個活動 這個活動對於會展整體而言有什麼好處在回答了這些問題後,就要收集會展的相關資料.如果是為專業性的會展舉辦活動,則要事先充分了解此行業的專業知識,至少做到半個專家,才有資格為活動確立項目,這亦是初步的資料調查.
必須明確確立的主題范圍,由於活動是會展的一部分,所以它被期望達到的目的已經被細分,自然主題也應有針對性.
第二步,情況調查.調查,相當於要做到立項時的另半個專家,這不僅僅是了解該行業的專業知識,更要針對活動本身作調查,例如國家關於公眾活動方面的政策和法規,公眾關注的熱點話題以及預期持續時間,歷史上同類型活動的案例,場地狀況和時間的選擇性,都是調查的內容.
第三步,活動相關可行性研究,是一個十分重要的工作步驟,根據調查的情況確定出可行的活動范疇,為策劃定下基礎,也盡可能節省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動的社會適應性,會展現有的條件包括社會環境和目標公眾的適應性,財力適應性,效益的可行性.
從效益的角度考慮,把活動費用與媒體宣傳方面費用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個活動更有效,活動就不一定做了,何況舉辦活動可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會物質水平的適應性,活動需要動用許多社會物質,出奇出新的創意更需要物質的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質.最後一個是應急能力的適應研究性,需要那些應變措施如戶外活動要考慮天氣的情況,野外活動考慮更多的是安全設施問題,這些都是要進行可行性研究的范疇. 第四步,提煉活動主題,進行創意.一個活動之所以可以完善會展的功能,即因為它的形式比會展更為豐富,所以活動有它自己的創意點就成為關鍵.如同廣告創意一樣,除了個人創意外,要特別強調團隊創意的概念,如果能夠在創意過程中開個頭腦風暴可以事半功倍.團體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程,作為現代策劃,需要的是多個學科的綜合和團體的智慧,而不是某個的傑作.
第五步,流程及細節考慮.一個活動並不是擁有主題就夠了,還需要眾多細節問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時間安排等等,流程就是一個活動對受眾的語言,完美的表達才能使活動起到最大的影響.細節策劃是策劃者最容易忽視的一個環節,甚至被認為是執行時應該考慮的問題.策劃者需要調動各種資源來確保活動的順利進行.
第六步,制定策劃案,也就是把設想的方案用文字表達出來,即按形式,時間,地點,人員,主題和流程幾個部分,書寫策劃案.
第七步,活動策劃案論證.這是對整個方案的可行性論證,針對不合理的活動細節略加調節,方案論證通常使用定位式優選法,輪轉式優選法和優點移植法.以上的七個步驟只是一個必要的模式,不同類型的活動在細節會各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定