Ⅰ 如何進行建設項目的檔案管理謝謝
程項目檔案歸檔工作基本上都是採用事後管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事後管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題:
1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率低等情況發生；
2. 沒有相關的檔案管理制度，發生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務檔案等一旦缺失，將給企事業單位帶來重大的經濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責任，輕者失業，重則追究法律責任；
3. 傳統的檔案採集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜等，都不利於組織效率的提高。
Ⅱ 培訓方案怎麼寫啊
物業管理公司員工培訓計劃
一、前言
羅伯特-歐文曾說過：把錢花在提高勞動力素質上是企業經理最佳的投資。被稱為朝陽產業的物業管理行業，經過20多年的發展，已顯現出越來越強的生機，為適應市場經濟發展的需要，物業管理企業員工培訓工作已顯得十分重要。
二、目的和意義
（一）員工培訓是物業管理企業參與市場競爭的需要
物業管理企業的競爭，歸根到底是人才的競爭，物業管理企業除了從市場上招聘到合適的人才外，更為有效的方式是通過培訓提高現有員工的素質，使其成為滿足企業需要的人才。
（二）員工培訓是物業管理企業管理者激勵員工的方法
當今社會，學習培訓已成為很多人改變自己生活和環境的重要手段，幾乎每一個人都有對學習的需求和渴望。物業管理企業內濃郁的學習氛圍，以及有效的學習政策都會對員工產生足夠強的吸引力，有利於員工隊伍的穩定。有遠見的管理者甚至還把學習培訓作為一種員工福利用來贈送或獎勵員工。
（三）員工培訓是物業管理企業經營管理現代化的基礎
經過20多年的發展，物業管理行業已從過去傳統的房屋協作管理轉向以委託管理方式為主的市場化經營管理。這種社會化、市場化的經營管理方式對物業管理從業人員的素質提出了較高要求。物業管理已不僅是一個勞動密集型的行業，需要有大批精通管理的優秀人才來推動它的發展。因此，員工培訓是實現物業管理企業經營管理現代化的基礎環節和可靠保證。
三、制定物業管理企業培訓規定
培訓工作對物業管理企業來說是一項長期工作，物業管理企業應結合自身情況制定培訓規定使培訓工作制度化、規范化。培訓規定主要包括培訓的目的和意義、培訓的基本內容、培訓的方法、培訓的分類、培訓的組織實施、培訓的監督管理、培訓的效果評估等內容。
四、物業管理企業培訓的內容
物業管理工作涉及內容較多，培訓工作相對復雜，但總的來說，培訓可包括三個方面的內容。
（一）企業相關知識的培訓
該類培訓是為了讓每一個員工對企業的歷史、現狀、未來規劃、管理服務理念、經營范圍、內部規章制度、人力資源管理等有一個全面的了解。
（二）物業管理工作基礎知識的培訓
該類培訓主要是讓管理人員及操作人員熟悉並掌握與企業管理、物業管理相關的基礎知識。
（三）物業管理從業人員專項技能培訓
該類培訓是為了提高基層管理者及操作者的實際工作技能。
五、物業管理企業培訓計劃
（一）培訓需求分析
1、培訓需求分析的內容
在編制培訓計劃之前，首先要對企業的培訓需求進行全面的分析，培訓需求分析主要包括三個方面的內容。
⑴組織分析
結合企業的年度經營管理發展計劃，分析企業及各部門需要哪些培訓以保正計劃的實施。
⑵任務分析
依據企業的工作內容，分析個人需要進行哪些培訓才能保證任務的完成。
⑶個人分析
依據企業的人力資源現狀，分析哪些人需要培訓，培訓的具體內容是什麼。
2、需求分析的方法
⑴問卷調查法
向企業員工發出培訓需求問卷，讓員工結合企業發展戰略對企業應當組織怎樣的培訓提出建議。讓員工結合自己的工作任務提出培訓要求；讓員工結合自己的個人發展提出培訓需求。問卷法是一種非常普遍而又行之有效的方法。這種方法能培養員工關心學習、熱愛學習、參與學習的熱情，既是培訓需求分析方法又是企業文化建設的重要內容，較為有效。
⑵約見面談法
挑選不同管理層次、不同工作部門的管理人員以及不同工種的操作人員進行面談，根據面談了解到的信息以確定公司的整體培訓需求。
⑶會議調查法
召開培訓需求分析會，讓參加會議的人員提出培訓需求。
⑷工作表現評估法
根據員工的日常工作表現以確定員工在哪些方面有缺陷，從而有針對性地進行培訓以提高這些方面的工作能力。
⑸報告審評法
根據各部門提供的培訓需求報告進行綜合評審以確定所需的培訓內容。
（二）制定培訓計劃. 培訓計劃是為了規定培訓工作的目標，制定整體規劃以實現這些目標；以及將培訓計劃逐層展開，以便協調和將各種活動一體化。
1、制定程序
企業各部門根據培訓需求分析的內容，結合部門培訓目標以及部門年度發展計劃制定出本部門的年度培訓計劃，上報到企業人力資源管理部門，再由企業人力資源管理部門結合企業年度發展計劃以及企業培訓總體目標制定整個企業的培訓計劃。
2、計劃內容
為保證培訓工作按時、按質地實施，培訓計劃應包括培訓目標、課程設置、培訓方式、培訓控制、培訓評估等五個方面的內容。
⑴培訓目標
培訓目標是指通過培訓工作所期望取得的成果，這些成果包括個人的、部門的、整個企業所要求達到的培訓結果。培訓目標是制定培訓計劃的基礎，培訓目標決定了培訓課程、培訓方式等一系列的內容。同時，培訓目標又是培訓考核和培訓評估的依據。所以，培訓目標的制定應該准確、細致並具有可測量性。
⑵課程設置
培訓課程包括了培訓課程的名稱、培訓的時間、培訓地點、培訓教員簡介、針對培訓課程的培訓要求等內容。明確的培訓要求有利於員工提前對所培訓的內容有所准備和有所側重，有利於提高培訓效果。
⑶培訓方式
根據培訓內容以及培訓對象的不同，可採用不同的培訓方式。常用的培訓方式包括講授法、學徒制、小島討論法、角色扮演法、管理游戲法、觀摩範例法。
①講授法
講授法是最常用的一種教學方法，通常是讓一位教員向學員直接傳授某方面的知識。這種方法的優點是節約經費、教授對象多，可同時面對多名學員，一次教學可讓很多學員同時受益。
②學徒制
學徒制是最古老的教學方法，但至今為止仍然是企業培訓新人最常用的一種方法。它的特點是由一名經驗豐富的老師傅，負責幫帶一名或幾名新來的員工，通過傳授、示範、練習、檢查反饋等一系列過程提高新人的工作技能。學徒制較適合物業管理工作實踐中保安、綠化、保潔、維修等技術性工種
③小島討論法
員工以5-7人為一組圍在一個圓形桌前（也稱「小島」），對特定的話題或主題進行討論。指導老師控制培訓的時間和進程。每一位員工都可以自由地發表自己的意見，但是不允許反駁別人的意見。指導老師將每個人的意見都寫在黑板上，同時鼓勵員工說出更新或更古怪的想法。當大家將自己的想法全部講完後，在指導老師的指導下，員工對每一種意見進行評價，最後選出大家都滿意的答案。這種小島討論方式是引導員工自己解決管理問題的有效方法。
④角色扮演法
角色扮演法是讓培訓對象假想自己是公司的某一角色，並以此角色的身份來解決問題。這種方法能讓培訓對象身臨其境地分析問題和解決問題，對員工提高工作技能和改造工作習慣都很有幫助。例如：讓員工扮演業主要求提供相應的服務，以提高員工的服務意識；讓工作習慣不好的員工與上司角色轉換以達到改變工作習慣的目的。
⑤管理游戲法
這種方法寓教於游戲中，通過完成事先設計好的精妙游戲，讓培訓對象領悟到其中的管理思想。例如：組織員工對有爭議的物業管理事件進行辯論，在辯論中提高認識。
⑥觀摩範例法
通過組織實地參觀考察，運用電視機、錄像機、幻燈機、投影機、收錄機、放映機等設備來向學生呈現有關資料、信息，讓員工學習經驗、發現問題、改進工作。
Ⅲ 如何進行建設項目的檔案管理
（一）依法治檔，增強項目檔案意識，加強對基本建設項目檔案工作的領導
基本建設項目檔案從動態和靜態兩方面記錄、反映了工程建設過程和建設成果，是項目建設的真實記錄，是項目建設、管理、生產（運行）、維護的重要依據和條件。同時基本建設項目檔案是工程質量責任追究的重要憑證，建立健全項目檔案也是工程質量管理的重要內容。
各基本建設項目單位及相關單位都應當以對國有資產負責的精神，充分認識基本建設項目檔案工作的重要性，加強對基本建設項目檔案工作的領導，切實將檔案工作納入基本建設管理程序，納入項目質量領導責任制。基本建設項目檔案是國家的寶貴財富，任何人不得據為己有。各基本建設項目都應當依法建立健全項目檔案工作，建設項目單位、施工單位、設計單位、監理單位應該建立檔案工作集中管理機制，建立完善項目檔案規章制度，明確規定技術人員、管理人員對項目文件材料形成、積累、整理及提交檔案的職責。
（二）檔案工作要與項目建設同步進行
堅持檔案工作與工程建設「三同步」是我國基本建設項目檔案工作的一條重要經驗，也是基本建設項目檔案工作是否能達到預期效果的關鍵。一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產生的文件材料的管理，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，要同時檢查落實檔案工作的情況。三是在工程竣工驗收時，要同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項驗收。
（三）建立健全管理制度
基本建設項目檔案管理制度是保證項目檔案工作質量的前提。各基本建設項目都應根據國家、行業有關文件、規范、標准，結合本項目的實際建立健全檔案管理制度。必須建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。建設項目單位還應編制檔案分類大綱，以指導竣工檔案的編制、整理工作。
（四）要嚴格按國家規定編制好竣工圖
竣工圖是整套竣工檔案的核心，它真實地反映了工程竣工時實際狀況，是項目生產（運行）、維護和改擴建的重要依據。各基本建設項目必須認真按照國家有關規定進行竣工圖的編制工作，確保竣工圖質量。竣工圖必須准確反映項目竣工時的實際情況，做到圖物相符，數據准確，簽署完備。
（五）把好竣工檔案專項驗收關
齊全、完整、准確、系統的檔案是項目生產（運行）、維護、改擴建的重要依據，也是項目竣工驗收的必備條件。每項基本建設項目都應按照國家有關規定，進行項目檔案竣工驗收工作。對於沒有按照國家規定編制竣工圖或檔案資料存在重大缺陷的項目，不能給予驗收。
各基本建設項目單位都要以對國家高度負責的責任心和使命感，確保每一項基本建設項目（工程）都有齊全、完整、准確、系統的竣工檔案資料，以便最大限度的發揮檔案在經濟建設、社會發展中的巨大作用。
各項目主管單位、各縣（市）區檔案局要切實負起責任，依法履行好對基本建設項目特別是對重點建設項目檔案的指導、監督職能。市檔案局將在適當時候對全市重點建設項目檔案管理工作進行一次檢查或抽查。
Ⅳ 如何加強重點工程建設項目檔案的建設
重點項目推進過程中的主要制約因素
（一）土地是制約重點工程推進的首要因素。近年來，國家實行了嚴格的土地政策，土地徵用難度加大，部分項目土地審批權上收中央，對項目土地徵用審批的程序更加規范，管理更加嚴格，土地問題已成為制約我市重點項目建設推進的首要因素。從歷年的土地供求情況看，重點項目建設用地與省下達的土地指標相比，缺口相當大，有些項目甚至出現了有項目無土地的情況，個別重大項目前期工作因此停滯不前。
（二）建設資金短缺是影響項目推進的又一個重要因素。由於目前我市項目建設投入較大，企業自有資金和地方財力有限，項目建設資金依然比較短缺，有些項目單位為了爭時間上項目，在資金尚未真正落實到位的情況下便開展項目選址、立項等工作，以致工程倉促上馬後，缺乏資金，陷於兩難境地，導致工程建設無法按計劃推進。
（三）投資環境有待進一步改善。環境是潛在的生產力，良好的投資環境對順利推進重點項目建設至關重要。建設環境方面，特別是征地、拆遷等難度越來越大，已影響了重點工程項目的推進；服務環境方面，職能部門在項目審批中的服務效應也有待於進一步提高。
四、加快推進重點項目建設的建議
（一）著力解決土地瓶頸制約。
一要解決項目用地問題。通過積極向上級部門爭取，對符合條件的項目爭取列入省重點，用地指標由省重點建設專項指標解決。待項目列入省重點後，抓緊落實項目用地前期工作，高質量、高標准准備好相關報批材料，及時上報，爭取在規定時間內完成土地報批工作，同時要用好已批用地指標，為重點工程推進提供有力保障。
二要解決拆遷問題。由於部分群眾對拆遷補償期望過高，拖延了征地工作進度，因此相關單位要加強調研並妥善制訂重點項目征地拆遷政策，明確各部門和項目建設單位在征地拆遷工作中的職責，制訂符合實際具有可操作性的征地拆遷辦法。在具體征地拆遷過程中，項目單位要緊緊依靠當地政府，把拆遷工作做細、做早、做透，把按規定需要補償的安置費兌現到群眾手裡，動之以情，曉之以理，明之以利，做到既積極促遷，又依法征遷，充分考慮和保護失地農民的切身利益，切實維護拆遷群眾的合法權益，讓群眾自覺、自願支持重點建設。再者要加大土地整理工作力度，以換取更多的土地整理指標用於建設，同時加強對已批未建項目用地的清理力度，盤活閑置土地。
（二）要多渠道籌集建設資金
建設資金不足是制約重點項目建設的關鍵因素。我們要按照「握緊拳頭保重點，集中力量辦大事」的總體工作思路，想方設法，堅持全方位、多層次、寬領域爭取方方面面的資金投入，以確保重點工程建設的順利推進。一是全力爭取國家投入。要抓住國家擴大投資，拉動內需的有利時機，主動適應國家建設資金投資方向的變化，充分利用國家投資的傾斜政策，根據我市的發展需要和現有的工作基礎，調動一切有利因素，努力做好我市重點建設項目與上級發改部門的銜接，做好重點項目儲備和前期准備，為重點工程建設爭取到更多的國家資金投入，最大限度地爭取國債資金、專項資金等國家項目資金和政策扶持資金。二是加強直接融資力度，盡力爭取銀行貸款。銀行貸款是解決資金缺口、擴大資金投入的一條重要渠道。各重點項目業主應主動加強與銀信部門的聯系，積極構築銀企合作平台，爭取銀行信貸的資金支持。三是大力激活民間資本。民間資本是促進經濟發展、加快重點工程建設進程的一種巨大能量，要想方設法吸引民間投資和市外資金投向我市的重點項目建設。要大力鼓勵和支持民間資本以股份合作制等多種方式，廣泛吸納社會閑散資金參與重點項目建設。各有關部門要多管齊下，積極發揮自身優勢，動員社會各方力量，多渠道籌集建設資金，還要以項目帶動來激活民間資本，盡量減少民間資本外流。四是加大招商引資力度。重點工程項目是我市招商引資的重點項目、優勢項目，我們要大力宣傳、善於創新，想方設法，突出重點項目的包裝和推介工作，充分發揮我市區位、資源、政策等優勢，努力引進實力雄厚的市外大企業來我市投資建設。
（三）加強項目儲備和前期工作準備
做好項目前期工作是推進重點項目的一個重要環節，又是保證重點項目有序接替的保證，前期階段重點要做好「接續」工作。有項目才有發展，把握項目的主動權，就必須做好項目的接續工作。要進一步健全項目開發策劃、深化前期、動工建設、竣工投產的接續機制，形成每年投產一批、在建一批、開工一批、儲備一批、策劃一批的滾動發展格局。同時，要按照市委、市政府確定的「三大戰略」目標，謀劃一批立市、立縣的大項目。特別是利用我市區位優勢，加快京津對接。為做好對接京津這篇文章，今年我市將把環京津10個縣（市）作為重點，每個縣（市）劃出一個園區，定向承接京津產業轉移項目。重點做好園區規劃和定位，完善基礎設施，健全領辦制等服務體系，打造對接京津的平台。
(四)強化工作責任
重點建設的成效，很大程度上取決於我們的責任意識，我們能負責到什麼程度，困難就能解決到什麼程度，重點項目建設就能推進到什麼程度。重點項目建設是一項涉及面廣、工作量大、要求很高的工作，全力做好這項工作，不僅是每一位領導、每一個責任部門、每一個重點項目業主的份內之責，更是全社會的共同責任，要不斷強化責任意識，集中精力投入到重點工程建設上來。要抓緊落實市委市政府今年出台的領代辦制度，通過對重點建設項目需辦理事項進行分解、細化、明確重點項目領代辦責任單位和責任人，做到明確任務，責任到人，各責任單位對重點建設項目要對號入座，切實負起各自的責任，不扯皮、不推諉，要主動加強同各方面的聯系，對重點項目辦理事項涉及本部門的，負責代項目單位辦理本部門許可權圍內辦理的各項前期手續，明確專人全程代辦，同時領辦需上級部門辦理的各項前期手續，並在限定時間內辦理完成，確保各項重點項目工作順利推進。
（五）進一步優化建設環境
要繼續加強以基礎設施和生產環境為重點的硬環境建設，同時，按照要求進一步規范審批行為，提高審批效率，努力創造更具競爭力的政務環境、社會環境。強化對機關工作人員履行職責的監督，嚴格紀律，提高辦事效率和服務質量。積極申列省重點項目，爭取土地方面的大力支持。做好征地折遷、供水供電、安置補償及安全保衛等工作；要充分發揮新聞媒體作用，搞好宣傳報道，努力提高廣大幹部群眾關心和支持重點項目建設的積極性，優化建設環境。
(三)強化工作責任
重點建設的成效，很大程度上取決於我們的責任意識，我們能負責到什麼程度，困難就能解決到什麼程度，重點工程建設就能推進到什麼程度。重點工程建設是一項涉及面廣、工作量大、要求很高的工作，全力做好這項工作，不僅是每一位領導、每一個責任部門、每一個重點項目業主的份內之責，更是全社會的共同責任，大家必須從加快發展的現實角度出發，以對奉化的未來發展高度負責的態度，真正負起責任，不斷強化責任意識，抓緊時間，集中精力投入到重點工程建設上來。
一要強化部門責任。各責任單位對重點工程建設要對號入座，切實負起各自的責任，不扯皮、不推諉，要主動加強同各方面的聯系，確保各項重點工程建設順利推進。各職能部門要切實為重點工程建設獻計出力，保駕護航，要以大局為重，做到方方面面向重點工程傾斜，一切工作為重點工程讓路，堅決反對各自為政，各行其是。重點工程所在地的鄉鎮、街道黨委政府要積極主動為重點工程項目搞好協調服務，不僅要在人力、財力、物力上予以支持，還要主動協調各種關系，化解各種矛盾。
二要強化工作人員的責任。每個工作人員都是重點工程建設的參與者、服務者、政策實施的具體操作者。工作人員責任的強弱將直接關繫到項目的落實與否，直接關繫到重點工程建設的質量和進度。每個工作人員都要牢固樹立責任意識、大局意識、發展意識，努力克服重點工程建設是領導的事，建設得好壞與己無關的思想。各責任單位領導要加強對工作人員的管理、教育和督促，促使其更好地為重點工程建設服好務、盡好力。
三要強化項目業主責任。各項目業主要堅決摒除小農意識和「小富即安」的思想，要有干大事業的氣魄，銳意進取，把握機遇，充分發揮主觀能動性，努力克服等思想，自己能解決的矛盾和問題，就要想方設法自己加以解決，自己主觀努力不能解決的，可以報請聯系項目的上級領導出面協調解決。要想盡一切辦法，促使重點項目建設順利推進。
四要嚴格責任獎懲。市重點辦要採取經常督促、跟蹤督查的辦法，強化責任落實力度，對工作不力、責任性不強、進度不快的單位和個人，限期改正，對完成任務好的單位進行表彰促進，並將結果與當年的重點工程考核掛鉤。
（四）進一步優化建設環境
重點工程要順利推進，關健是做到上下思想的高度統一，得到各級領導的大力支持，在全社會形成關心和支持重點工程建設的良好氛圍。
一要提高服務質量。各職能部門要切實轉變工作作風，牢固樹立服務重點工程建設大局的意識，在對重點工程項目的立項、規劃、征地報批、設計、環境、水土、消防評估、報建、供水、供電、工商登記、生產許可證等各項手續辦理過程中，要堅持「急事急辦、特事特辦」，做到多亮「綠燈」少開「紅燈」，多關心、多服務，努力推動重點工程建設順利開展。要不斷簡化辦事程序，提高辦事效率，嚴格實行限時辦結制、努力為重點工程建設提供優質、高效的服務。
二要落實優惠政策。要用足用好現有的政策，凡是市委市政府制定的各項優惠政策要堅決兌現。對重點工程項目的征地價格、工程承建過程中各種規費的徵收等，相關單位都要按照市委市政府出台的政策，抓好落實，讓重點工程建設業主切實感受到政府抓發展的誠意。
三要優化施工環境。要嚴厲打擊地痞地霸。對重點工程項目建設中的強裝強卸、強攬工程、偷盜哄搶、敲詐勒索等違法行為，政法部門要加大打擊力度。對重點工程項目建設中所涉及的各類附著物清除、桿線搬遷、房屋拆遷、水電供應，按政策補償資金到位後，各相關部門和所在村組都要全力支持，務必在規定期限內完成任務，保證重點工程項目及時開工。
（五）健全各項制度
一要進一步完善重點工程建設的保障機制，當前有很多項目要報國家審批，這就要求發改、國土、環保等相關部門必須首先完善自我審批制度，為推進重點工程建設提供保障。
二要加大重點工程監管和稽察力度。相關行業部門根據有關規定加強對項目的建設程序、招標投標、工程質量、投資控制和資金使用等方面進行經常性的不定期檢查，特別是對項目經理到位情況要開展經常性的檢查，對工程質量要嚴格把關，並把檢查情況或作出的相應處理及時通報相關部門。
三要嚴肅查處工程項目擅自轉包、分包、任意變更全同、不合理地增加合同價款等現象。發現有項目經理和專職管理員無證上崗的施工企業依據有關規定將其記入不良行為記錄。同時，加強對監理公司的管理，發現不按有關規定監督的監理單位給予相應的處罰。
四要進一步健全招投標工作的管理制度和辦法，嚴格規范招標人、投標人、評標專家和中介機構的行為，防止違法違紀行為發生。要不斷完善職能部門業務監管，綜合部門集中監管，財政審計等部門專業監管、紀檢監察機關執法監管的監管體系，加大對招投標工作綜合監管力度。
五要堅持工程進度與投資進度相銜接，工程質量與安全保障相促進，重點工程與廉政工程一起抓，實現質量、進度、投資、安全、廉政「五同步」。業主單位應對照市政府年初下達的計劃加快進度，對已開工項目，要加快施工進度，爭取早日建成；對應開工而未開工項目應加快力度，明確開工時間，盡快開工；對前期項目，要抓緊做好項目銜接和上報審批工作等前期准備工作；「百年工程，質量第一」，各項目單位在抓進度的同時，必須把工程質量放在第一位。
(六)加強重點項目隊伍建設
要高度重視重點工程項目隊伍建設，切實加強業務培訓，並把政治強、業務精、作風硬的優秀幹部充實到重點工程建設領域中去，全面提高建設隊伍的整體素質和水平，要使重點工程建設成為出業績、出人才、出幹部的地方。
Ⅳ 如何加強工程項目建設的檔案管理
1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案
制度是執行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數量、各種材料的檢驗批次、檢查點數、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。
2、 必須及時做好工程資料記錄和收集
工程資料室施工項目質量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，並及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由於及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現缺少資料的情況。施工過程中，現場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發現資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監理單位的管理工作檢查單，監理工程師通知單及各分包單位的資料等。
3、 確保工程技術資料的真實性和准確性
真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。必須堅決杜絕對原始記錄採用「後補」造假的做法,否則,一旦工程出了質量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀准確。
准確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分准確，數據計算要准確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現塗改現象。資料所用的表格要統一，不能五花八門，文字說明部分要規范用語，不能採用口語或專業語言，要讓外行人也能看懂，不會產生任何歧義。對於很多的分項工程檢驗批質量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現是合格率100%，這一看就知道是不可能的，於是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上「鋼筋有裂紋，」，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數與後面附的質量資料不能前後對應。有部分人知道現場如何規范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內業資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業，輕內業。覺得把現場干好了，質量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內業就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現了質量事故，當時不經意填寫的資料都是證據。施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶於動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的後果。這就要求發揮建設單位、監理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監督作用，企業技術負責人要對技術資料經常做到心中有數，重要部位必須親自審查把關。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為准確無誤後，方可填寫。如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規范進行，是否達到要求標准；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內；各種材料合格證是否就是工程所用的產品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料准確、規范、合理。
4、 確保工程技術資料的完整性
不完整的技術內業資料將會導致片面性,不能系統地、全面地了解單位工程的質量狀況。不僅資料內容要填寫完整，而且所涉及的數據要有據可循，現場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。除了質量證明材料，我們平時的施工日誌、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質量評定表上的數據都是有據可循的。
5、 職責分明，簽認齊全
《建築工程質量檢驗評定標准》規定了「質量檢驗評定程序及組織」各級質量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現場與技術員、質檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質量進行記錄，做到實際施工質量與評定相吻合，並一一簽字確認；對於各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證並一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽並簽字蓋章齊全。
6、 做好技術資料的整理保管
由於現場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便於各分部工程的質量驗收。在竣工前，把已經初步整理有序的資料加以合並組卷即可。資料管理要建立專門的目錄台帳，台帳要求不但能反應工程的施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還能方便查閱。最好能實現微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便於查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調出來，有了這樣一個電子版的台帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內業人員的工作強度。要建立相應的全宗卷、卷內目錄和備考表，不僅檔案盒內有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內業資料也將實現標准化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。
做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案櫃內要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們人一樣是有壽命的，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。
7、 有敬崗愛業、勇於奉獻的精神
資料員要養成 「嘴勤，手勤，腿勤」的一貫工作作風，勤於問質檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤於及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤於及時填寫各種隱蔽工程資料並及時找幾方簽證。勤於隨時到現場落實工程施工情況，比如：基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。
8、 統一資料管理軟體和規范執業制度
目前本行業有關資料管理的軟體很多，各有優缺點，目前還未進行必要的統一和整合，沒有實現資料管理軟體的網路化，鼓勵軟體開發企業盡早開發出可以實現技術資料網路化收集管理的軟體。因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟體實現不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現網路化辦公的資料管理軟體。統一資料管理軟體，可以盡早實現未來電子檔案移交，代替傳統紙質方案。