⑴ 大型會議策劃方案
大型會議策劃方案 (一)
(一)會議接待方案的含義
會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案,屬於會議專題策劃 方案,可以包含在會議總體方案中,也可以單獨擬寫,作為會議總體方案的附件。
(二)會議接待方案的基本內容
1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多,包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等,有以政府代表團名義來訪的,也有聯合組團參加的,還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待,即接待的緣由、目的和意義。
2.接待方針。接待方針即會議接待工作的`總原則和指導思想 。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。
3.接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時,主辦方出面的人員的身份,以及主辦方安排的食宿標准等。
4.接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。
5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。
6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組,分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅遊、返離時的票務聯系等工作。
7.接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排,有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出,涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。
大型會議策劃方案 (二)
一、大會策劃
1.與會人員與單位
本公司領導,行業協會領導,政府有關部門,媒體,供應商及客戶代表,本公司會務人員。
落實名單,確定人數。
2.時間〈日程〉、地點
根據會議日程、內容需要確定時間,根據規模確定場地。
3.會議主題與內容
確定主題一即主要目標,及具體內容:如,是否發放資料,公司業績宣傳,經營及產品推介,優秀組合、人員表彰等。
是否安排吃、注行、游覽考察及紀念品等。
4.擬訂會議日程
會議程序。
5.經費預算
場地、伙食、車輛、旅遊、紀念品、服務人員加班、宣傳等支出項目分列。
6.組織機構
成立籌備小組,明確人員、分工:領導〈公司副職〉、會議主持人、會場服務、接送站、聯系媒體及各有關單位、吃住游、車輛等。
形成策劃方案報公司審批,建立籌備機構後開展工作,發出會議邀請函〈要回執以落實人數〉,落實人員、經費,聯系政府、媒體,落實場地、設備,准備資料、紀念品。
二、大會日程
1.到會人簽到,發會議資料。
2.主持人介紹到會嘉賓、會議主題,表示歡迎,公司領導講話。
3.供應商客戶代表發言。
4.受表彰者發言。
5.政府領導講話。
6.到會人員合影。
7.安排具體業務活動〈如,對口部門業務洽談、交流〉。
8.宴請。
9.如有可能,安排一些輕松的聯誼活動。
會嘗設備〈音響等〉、媒體、領導等事項需有備份方案,如,原落實場地有變、擬講話領導未到等,如何處理。
—定規模的活動,難以面面俱到,細節均完美,故抓好重點即算成功:如,日期不改,主題不變,人員大部到位,日程按步驟進行。
祝策劃、活動成功,展現自已才華!時間光陰似箭,我們青協走了無數風風雨雨路,攀越種種困難的高峰,終於迎來了一歲的生日,從剛剛成立到現在一年裡,我們的志願者們步入社區,走進敬老院,從事著多種愛心服務。回首協會成立一年來的成長歷程,一支由學生組成的隊伍,一直以「奉獻、友愛、互助、進步」的志願者精神,學習、宣傳青年志願者不畏艱難、扎實工作、無私奉獻的精神品質,秉承「愛國守法、誠信知禮,艱苦奮斗、自強不息」的優良會風,在學校的領導下,在全體志願者們的共同努力下,各種活動都開展的有聲有色,從成立到敬老院探望,從那次環保活動到現在,每一次協會的活動都讓志願者們感到受益匪淺 。
大型會議策劃方案 (三)
日前,我參與了一項「中國人口健康援助工程」系列活動的項目策劃。作為該項目的主要策劃人和執行督導,我深深感到,要成功舉辦大型的會議活動,必須讓全體工作人員和與會代表明確該項活動的目的和意義。於是,我對本次會議的活動主題、活動宗旨、活動目的及活動目標都進行了反復提煉,現分享如下:
活動主題:
主標題:「中國人口健康援助工程」系列活動
副標題:《擁抱健康時代》專題講座暨「援助工程」啟動儀式
橫幅:了百姓心願圓人類夢想
關愛時時有援助處處在
為天下家庭減輕負擔讓天下百姓快樂健康
活動宗旨:
為天下家庭減輕負擔,讓天下百姓快樂健康。
活動目的:
讓各級計生與衛生系統充分了解「中國人口健康援助工程」,了解其獨特的宣導和服務,以消除百姓對「援助工程」的陌生感及對高昂醫療費的恐懼心理。樹立「關愛時時有,援助處處在」的服務人口健康事業的品牌形象,從而促進「援助工程」的全面推進。
活動目標:
1、參會人數:200人(綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數、現場氣氛營造等因素,限200人規模較為理想)。
2、預期收獲:參與的單位和個人乘興而來,滿意而歸。
3、塑造形象:以各項產品和服務讓受益百姓記住「援助工程」,並樹立強勢品牌形象。
4、傳播品牌:形成一套成熟的品牌傳播方案,以不斷優化復制。
為了控制風險和提升會議效果,我又對會議流程、現場管理及會場布置等做了精確設計,精確到從現在起的每人、每天、每事,甚至精確到會議當中的每人、每事、每分鍾。如:
時間事項
07:00盤點清查各種物品的准備情況。
07:10確定能夠到會的嘉賓,並建立與會代表資料庫、列印表格。
07:20相關人員帶齊各種物品從組委會出發。
07:50到達會場,開始會場外的布置。
08:30開始會場內的布置,調試各種設備及網路。
09:10會場布置完成,相關人員待命。
09:20與會代表開始在會場門口聚集,等待入場。
09:30開始入場,禮儀、檢票、護衛、主持、與會代表、專家、領導等就位。
09:50播放視頻
09:55-10:00幕後音
10:00-10:05開場白
10:05-10:07護衛領導一入場,播放「拉德茨基進行曲」
10:07-10:20領導一講話
10:20鮮花
10:20-10:22護衛領導一退場播放「退場音樂」
10:22-10:25主持
10:25-10:27護衛領導二入場播放「拉德茨基進行曲」
10:27-10:35領導二講話
10:35鮮花
10:35-10:37護衛領導二退場播放「退場音樂」
10:37-11:10專家演講:《擁抱健康時代》
11:10-11:30演示產品
11:30-11:40試點代表受贈,領導授匾/授牌
11:40-12:00受贈代表講話(4位)
12:00-12:05領導退場播放「會後音樂」
12:05-12:15代表入席午餐宴會
12:15-12:20組委會領導:祝酒詞
12:20-13:30午餐宴會/產品演示區及體驗區開始活動
13:30-14:00歡送嘉賓出場
14:00會場清理
⑵ 擬定一份二日國際經濟研討會會議計劃方案
2011中國(鄭州)國際學生用品博覽會研討會議策劃方案
前言
鄭州---全國八大古都之一,自古被稱為商都!幾千年來在商貿領域的廣泛內涵,引領了多個經濟發達朝代的主流市場,這里歷來就是全國商品貿易的集散地。近年來,隨著交通建設與運力績效的提升,已經成為全國商貿中心城市!中國最具發展潛力城市!其現代市場覆蓋力更得到了業界的廣泛認同。全省共有中小學50218所,在校生2536.6萬。周邊區域的2億多消費人口,50個年銷售億元以上的大型交易市場,100000多個代理批發商網路,優越的中部區位,便捷的公路、鐵路、航空立體交通使鄭州成為一個巨大的消費與流通基地。
一、活動目的
本屆大會將為行業搭建了獲取信息最便捷,結交貿易夥伴最直接的供需互動平台,是業內拓展銷售渠道、掌控市場資源不可多得的良機。市場良機,豈能錯過!屆時,以一流品牌為主的參展商和眾多專業采購商將共同參與,打造影響最深、成效最好的學生用品盛會。
二、會議主題
千年商都願與您攜手,共圖商海發展! ——鄭州國際學生用品博覽會研討會議
三、會議時間
2011年12月9日---2011年12月11日
四、會議地點
中原國際博覽中心
五、參加人員:
廣大百貨公司、大型超市、連鎖店、批發商、代理商、直銷商、網路分銷商、進出口商、製造商團體、河南文具批發市場、各大文具經銷商、文化用品綜合店、文具專賣店、辦公設備專賣店、零售店、50218所河南省各中小學校負責人及采購負責人,廣發邀請函及展會宣傳產品,在省、市、縣及周邊省份邀請專業商家 ,參展企業動員其加盟商、經銷商、代理商,全國各專業媒體、覽會官方網站 博覽會組委會將成立專業觀眾組織小組 ,普通觀眾 ,工作人員,
六、會議內容
一、經銷商會議
1、董事長分析行業形勢,提出下半年工作思路(公司新的領導班子亮相);
2、公司總經理作會展工作規劃,並宣布下次銷售政策(各種獎勵政策);
3、楊帆助理總結營銷推廣大綱(含廣宣政策);
4、推廣策劃方案
5、分組討論
二、參觀鄭州中原國際博覽中心
三、聯歡晚會
七、日程及議程
日期
內容
時間
議程
負責人
地點
12月7日—8日全天
報到
全天
分發房間及會議議程
楊媛媛
中原國際博覽中心
8:30—17:30
歡迎晚宴
楊媛媛
中原國際博覽中心
12月9日
上午
半年營銷工作會
07:30—08:30
早餐
楊媛媛
中原國際博覽中心
09:00—09:05
主持人串詞,齊唱《和平頌》
主持人
中原國際博覽中心
09:05—10:35
董事長致辭
董事長
中原國際博覽中心
10:35—10:45
休息
三樓廬山廳
10:45—11:30
會展工作總結及工作規劃
餘波
中原國際博覽中心
11:30—12:00
一車一票知識培訓
趙長秀
三樓廬山廳
12:00—14:00
午餐及午休(自助餐)
楊媛媛
三樓廬山廳
12月9日
下午
產品展示
14:00—15:20
活動策劃方案
繆文斌
中原國際博覽中心
15:20—16:00
休息
三樓廬山廳
16:35—16:40
公布訂購優勝的代理商
主持人
中原國際博覽中心
16:40—16:45
給訂購優勝代理商頒獎
董事長
中原國際博覽中心
16:45—17:00
董事長與訂購優勝者前5名代理商簽協議
董事長
中原國際博覽中心
17:00—18:00
董事長總結發言
董事長
三樓廬山廳
18:30—21:00
頒獎晚會
楊媛媛
一樓多功能會議廳
12月10日
代理商面談及簽協議
全天
參展產品,代理商面談
開展會議
董事長
公司
12月11日
返程
全天
撤展
楊媛媛
公司
九、 現場訂購優勝獎項設置及獎勵金額
對現場訂購量最大的前5名優勝代理商當場進行獎勵,獎項設置及獎勵金額:
第一名:獎勵現金4888元
第二名:獎勵現金3888元
第三名:獎勵現金2888元
第四名:獎勵現金1888元
第五名:獎勵現金888元
合計:14440元
十、會場布置
1、簽到台(1個):
布置在酒店門口
2、指示牌(3個):
酒店提供(其中1個放於酒店門口,1個放於會議室門口,1個放於餐廳門口)
3、會議室桌椅擺放:
大會:採取課桌式擺放,准備投影儀和屏幕,座式麥克風:2個;
討論:採取圓桌式,無線麥克風:2個
4、會議室背景噴繪
5、會議室宣傳橫幅:
6、宣傳展板:若干,布置在大廳和會議室
領導小組
組 長:余 波:負責本次會議的全面領導和總指揮,協調和監督各工作組的工作;
副組長:張 濱:負責新車准備、試裝、檢測,具體分管產品技術組;
副組長:鄭躍東:負責活動策劃、會場布置及會務工作。
成 員:繆文斌、奚霞、溫榮華、楊媛媛、事務所總經理
十一、費用預算
1、房 費:49500元 330元/間×50間×3天=49500元
2、餐 費:60000元 1200元/桌×12桌×5餐=72000元
3、煙、酒水:15000元
4、會議室:8000元(租賃費含音響、話筒)
5、布置費:15000元(包括等離子摩托車形象店樣板的搭建)
6、晚會費用:5000元 7、代理商禮品及獎牌:14600元
8、現場訂購獎金:14440元 9、不可預計費用:6460元
費用總計:200000元
十二、注意事項
1、各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的進度要求推進工作;
2、市場督查負責督促各工作組的工作按時完成。
3、會議期間公司人員必須統一著裝,佩帶工作牌;
4、會議期間公司人員必須提前到達現場,不得遲到、早退和無故缺席;
會議方式:形象展示、展覽交易、新產品推廣
說明:標准展位配置展板三面、企業楣板、桌子一張、椅子兩把、射燈兩個、電源插座(5A/220V),空場地無配置,企業需自付場地施工管理費和接電費。
注: 其他廣告宣傳方式及費用另附單頁,需者請致電索取。
特別邀請:為提升企業知名度和影響力,展示樹立企業品牌形象,本大會設冠名單位一家、協辦單位數家,全力締造商機,如有意企業單位請向組委會索取具體詳細資料。
參展說明
1、填寫參展申請,加蓋公章後郵寄或傳真至大會組委會。參展申請被接收後,組委會將通過傳真或郵寄方式簽訂協議,確認參展企業的申請。
2、在申請參展確認後一周內將所有費用電匯或交至組委會。展位分配原則:「先申請、先付款、先分配。」
3、參展商在匯出各項費用後,須將銀行匯單傳真或復印寄往組委會,以便核查,發票報到時在現場財務組開取或按其要求寄往。除非參展單位不獲組委會接納,所交費用不退。
4、組委會將於開展前傳真或郵寄一份《參展商手冊》於參展商,內含展覽會主要日程安排,各項服務,攤位搭建裝飾,增加用電及展品運輸報送指南,這將協助您方便並高效地完成參展活動。
5、參展企業展銷假冒偽劣產品以及版權問題造成的後果,由參展企業承擔由此引起的全部責任。
⑶ 大型會展策劃書方案
會展策劃是指充分利用現有信息和資源,判斷事物變化發展的趨勢,全面構思、設計,選擇合理、有效的方案,使之達到預期目標的活動。會展是會議、展覽、節事活動等集體性活動的總稱。現在,就來學習一下會展策劃書怎麼寫吧!
展會策劃方案怎麼寫【最全】
什麼是《展會立項策劃書》
所謂展會立項策劃,就是根據掌握的各種信息,對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃,設計出展覽會的基本框架,提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容, 主要包括:展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃、現場管理計劃、相關活動計劃等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法,它是對以上各項內容的歸納和總結。
《展會立項策劃書》的內容結構
1、辦展市場環境分析:包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析,對國家有關法律、政策的分析,對相關展會的情況的分析,對展會舉辦地市場的分析等。
2、提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、展會價格及初步預算方案。
4、展會工作人員分工計劃。
5、展會招展計劃
6、展會招商計劃。
7、展會宣傳推廣計劃。
8、展會籌備進度計劃。
9、展會服務商安排計劃。
10、展會開幕和現場管理計劃。
11、展會期間舉辦的相關活動計劃。
12、展會結算計劃。
《展會立項策劃書》的寫作要求
1. 【展會名稱】
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容:基本部分、限定部分和行業標識。如“第93屆中國出口商品交易會”,如果按上述三個內容對號入座,則基本部分是“交易會”,限定部分是“中國”和“第93屆”,行業標識是“出口商品”。
下面分別對這三個內容作一些說明:
基本部分:用來表明展覽會的性質和特徵,常用詞有:展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。
限定部分:用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
展會舉辦時間的表示辦法有三種:一是用“屆”來表示,二是用“年”來表示,三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里,用“屆”來去示最常見,它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。
展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現,如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。
展會名稱里體現展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會是一個國際展。
行業標識:用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱,或者是一個產業中的某一個產品大類。
2、【展會地點】
策劃選擇展會的舉辦地點,包括兩個方面的內容:一是展會在什麼地方舉辦,二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什麼地方舉辦,就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裡舉辦。
策劃選擇展會在哪個展館舉辦,就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會,要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外,在具體選擇展館時,還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
3、【辦展機構】
辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用,一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。
主辦單位:擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
承辦單位:直接負責展會的策劃、組織、操作與管理,並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
協辦單位:協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理,部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位:對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理,或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、【辦展時間】
辦展時間是指展會計劃在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統一的標准,要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長,如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年;但對於占展會絕大多數的專業貿易展來說,展期一般是3-5天為宜。
5、【展品范圍】
展會的展品范圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。
根據展會的定位,展品范圍可以包括一個或者是幾個產業,或者是一個產業中的一個或幾個產品大類,例如,“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣,如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種,幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產業就很少,就只有汽車產業一個。
6、【辦展頻率】
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看,一年舉辦一次的展會最多,約佔全部展會數量的80%,一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少,不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道,幾乎每個產業的產品都有一個生命周期,產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。
產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期,展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
7、【展會規模】
展會規模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少,二是參展單位的數量是多少,三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時,對這三個方面都要作出預測和規劃。
在規劃展會規模時,要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。
8、【展會定位】
通俗地講,展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什麼”和“有什麼”,具體地說,展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況,通過建立和發展展會的差異化競爭優勢,使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。
9、【展會價格和展會初步預算】
展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格,室內展場的價格又分為空地價格和標准層位的價格。
在制定展會的價格時,一般遵循“優地優價”的原則,即那些便於展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
在策劃舉辦展會時,要根據市場情況給展會確定一個合適的價格,這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
10、【人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃】
人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃,這四個計劃在具體實施時會互相影響。
人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象,並同時為展會的招展和招商服務的。
11、【展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃】
展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中,到什麼階段就應該完成哪些工作,直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好,展會籌備的各項准備工作就能有條不紊地進行。
現場管理計劃是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計劃安排,它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好,展會現場將井然有序,展會秩序良好。
展會相關活動計劃是對准備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等,它們是展會的有益補充。
《展會項目立項可行性研究報告》的寫作
什麼是《展會項目立項可行性研究報告》
完成了《展會立項策劃書》,並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見,制定了一套初步的方案,至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行,還需要對該展會項目及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素,才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。
《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上,初步提出計劃舉辦的展會“是什麼樣的”;展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上,深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行,為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
如果展會立項策劃通過可行性分析,證明計劃舉辦展會的市場條件具備,項目具有生命力,各種執行方案策劃合理,項目在經濟上可行,風險較小且有一定的社會效益,就可以通過該展會立項策劃,決策舉辦該展會了。
《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構
《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明,並為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此,《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容:
1、【市場環境分析】
(1) 宏觀市場環境:包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
(2) 微觀市場環境:包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。
(3) 市場環境評價:SWOT分析法,即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。
2、 【展會項目生命力分析】
(1) 項目發展空間:即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。
(2) 項目競爭力:包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。
(3) 辦展機構優劣勢分析
3、【展會執行方案分析】
1)對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估,具體包括:
(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。
(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特徵。
(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。
(4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。
(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。
(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否熟悉。
(7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。
2)招展招商和宣傳推廣計劃評估
(1) 招展計劃評估
(2) 招商計劃評估
(3) 宣傳推廣計劃評估
4、 【展會項目財務分析】
(1) 價格定位
(2) 成本預測
舉辦一個展會的成本費用一般包括:
1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標准層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。
2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。
3)招展和招商的費用。
4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6)稅收
7)其他不可預測的費用
(3) 收入預測
舉辦一個展會的收入一般包括:
1) 展位費收入
2) 門票收入
3) 廣告和企業贊助收入
4) 其他相關收入
(4) 盈虧平衡分析
(5) 現金流量分析
1) 凈現值分析
2) 凈現值率分析
3) 獲利指數
4) 內部收益率
5、【風險預測】
(1) 市場風險
(2) 經營風險
(3) 財務風險
(4) 合作風險
6、【存在的問題】
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、【改進建議】
針對上述問題,提出對展會項目立項策劃的改進建議,指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、【努力的方向】
根據展會的辦展宗旨和辦展目標,在上述分析的基礎上,針對存在的問題,提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求
《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據,因此,《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分,分析客觀科學,判斷准確有理。
1、【市場環境分析】
市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步,它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案,在已經掌握的各種信息的基礎上,進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備,是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件,還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測.使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。
市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發,分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力,不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力,而是要分析該展會的長期生命力,即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上,本展會是否還有發展前途的問題。
3、【展會執行方案分析】
展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發,分析該展會項目立項計劃准備實施的各種執行方案是否完備,是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案,分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強調的一點是,對展會基本框架進行評估,重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行,而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為,盡管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的,但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以,要避免這種“個體合理,群體沖突”現象的出現,對展會基本框架進行評估就十分重要。
4、【展會項目財務分析】
展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發,分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行,並為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。
5、【風險預測】
從展會立項可行性分析的角度看,風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中,由於一些難以預料和無法控制的因素的作用,使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離,從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空;或者是即使展會如期舉辦,但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。
6、【存在的問題】
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、【改進建議】
針對上述問題,提出對展會項目立項策劃的改進建議,指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、【努力的方向】
根據展會的辦展宗旨和辦展目標,在上述分析的基礎上,針對存在的問題,提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
大型展會策劃方案
1
確定舉辦目的
舉辦一場展覽會,首先要確定其目標。活動項目能准確達到目標的展覽會才是成功的。通常我們的目標為:宣傳公司形象、促進產品的銷售、展示新產品、密切聯系用戶、對市場的信息動態和市場需求的深度把握等。
2
選擇適合場地
選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分,首先須考慮的是人群流動的方式,了解人潮在整個展覽會場移動的方向,再依此挑選攤位。
是否將攤位設在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論,廠商可將這樣的攤位有效利用,積極展示自己產品優於競爭者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示或罩蓋,則須選擇有足夠高度的地點,避免擋住可見度。
3
參展背景分析
例如:專業性、品牌性、權威性、國際性
4
參展安排
(一)、展前准備:
1.參展主題的確定;
2.展位的確定;
3. 展台設計與搭建;
明確的參會主題、優質的展位就一定能達到我們預期的效果嗎?如果沒有專業細致的展位布置,怎樣體現出專業性、品牌性、權威性、國際性?
大家參展的目的都是一樣的,參加展覽會是提升企業知名度,宣傳與推介新產品或服務的好機會,而參加展覽會也已成為部分企業經營戰略的一部分,如何有效地充分利用展覽會,讓展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具,實現企業的長期經營目標,則是許多企業關注的核心問題。
在展台設計與搭建時就要圍繞這個中心,總結如下:
展台的設計要突出主題、強調個性,同時要在空間和氣氛上給觀眾一種親和力而且要方便交談。
充分利用各種可能的要素,例如,展台的形成、材料、音響、光線、色彩和其他裝潢用品,不斷給觀眾以新鮮感,刺激其好奇心,使他們對展台產生興趣,進而產生與展覽者談話的願望。通常,“展位布置”我們會外包給專業的AV設備租賃公司,選擇信譽好、責任心強、價格合理的租賃公司會給我們減少很多工作量。
4.如何有效的邀請准客戶:
①盡量早一些通過發送邀請函的方法約准客戶參加,便也對方安排日程。會展開始前一天進行提醒。
②准備一些可以一分為二的禮品,並印有公司標志(等於許多流動的廣告牌在免費為公司作宣傳),把其中之一在展前先隨邀請函寄給准客戶,讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
(二)、展中促銷
1
產品促銷活動:
當場簽訂合同的客戶給予一定的優惠或給予有分量的禮品,促使有意向(猶豫)的客戶當場簽單,畢竟夜長夢多。
2
展中的注意事項
細節決定成敗,在參展過程度需要注意一些細節。
①參展人員除統一著裝和佩帶公司標識的胸牌外,需特別注重自己的形象。給客戶不好的印象。只要能到你展位駐足一下,起碼他還是有一定的興趣,你就應主動表示歡迎。
②主動拜訪一下這些同行,這里指的同行,並非指同一種產品的企業,而是指同一類產品的企業。向他們推薦你的產品,將樣本留給他們幾份,也向他們索取樣本,起到資源互補共享的效果。
③展會上經常會碰到同行中的探子,他們扮作客戶來套你的價格和技術甚至客戶資料,所以要保持警惕。
④每天參展結束後,要對當天的客戶進行歸類整理,並將談話要點記錄下來。另外,根據客戶談話中所提出的需求判斷今年的產品流行趨勢,展後和公司決策層討論新產品的開發及推廣。
3
每日工作流程
7:30:早飯後,負責人安排當日工作,各人領取當日所用物質
8:30:准時到達布展地點9:00--11:30:招商工作進展
11:30--13:00:負責人安排輪值午餐
13:00--17:00:招商工作進展
17:00:清理物資及時遞交日總結報告,填寫報表
18:30:自由活動,或根據公司安排其他工作、
4
展示會中的接待步驟
1、登記(客戶的姓名、單位部門、聯系電話、落實責任人等)
2、現場演示
3、介紹公司及產品背景
4、展示其他樣機
5、將意向客戶請至洽談區促成成交
6、如有客戶當場簽單,盡力渲染,製造高潮
7、發放資料、禮品
8、禮貌周到地送客戶出門,並預約下次拜訪時間
9、到簽到處記下客戶意向及責任人
5
媒體報導:
①公司網站進行同步報道。
②深圳、北京等國內和國外行業媒體報道。
③各大行業網站論壇/BBS/博客的宣傳。
6
調動展位現場人氣的活動策劃:
展會上人流量大,加上人都有喜歡向人多的地方聚集的習慣,好的現場造勢能吸引人群進入展廳,增加展廳人氣,有人氣才有財氣。例如烤麵包、抽獎、發放小禮品、免費樣品檢測、有獎知識問答、成交鑼、文藝表演、LED廣告宣傳片+活動主題播放、拍賣等。
因展會是眾多品牌聚集在一起“打擂台”,進行終端攔截就顯得尤為必要和重要,展會期間要做到及時掌握競爭對手動態,確保1-2小時更新一次,並迅速做出調整。如聘請臨時導購在展館入口處、競爭對手展廳附近派發單張與舉牌遊行進行攔截效果十分明顯。
(三)、展後
1.代理商的追蹤跟進。
2.把在展會上的火熱場面刻成光碟,進行形象整合、再包裝。
⑷ 公司大型會議策劃方案範文
一些公司企業每隔一段時間都需要開一個大型的會議,下面是由我為大家整理的「公司大型會議策劃方案範文」,僅供參考,歡迎大家閱讀。
為展現公司日新月異、蓬勃發展的良好風貌,增進友誼、增強凝聚力,特此在公司成立十周年召開大型會議。回顧公司十年來的風雨路程,展望美好明天。
大會基本策劃
一、與會人員與單位
本公司領導,行業協會領導,政府有關部門,媒體,供應商及客戶代表,本公司會務人員。
要求:詳細的落去實名單,確定人數,不能有絲毫差錯。
二、時間地點
時間為於公司創建同日x月x號。地點為xx商務會館1號商務會議展演廳和大堂餐飲部。
三、會議主題與內容
主題:公司成立十周年慶典,回顧過往十年的公司發展歷程,總結發展中各方面的經驗。並且提出未來五年的發展思路和工作措施,將本公司的工作做好,讓我們的事業再上一個新的台階。
希望公司的每一位員工都要樹立為公司奉獻的事業觀和發展觀,努力提高自身素質和服務本質,忘我工作,無私奉獻,在未來中建功立業。
內容:
議會內容
資料的發放要在賓客落座後,會議准備開幕之間進行。要求要准確迅速不可遺漏。
公司的業績宣傳要做到位,這樣可以進一步擴展公司的形象,讓有關部門通過這次十周年慶典會議了解公司的經濟實力,讓政府部門了解到公司為社會為國家作出的貢獻。讓供應商和客戶代表更加全面的了解我們公司的經營狀況。員工方面則更多的是鼓勵其信心。業績宣傳是重頭戲。
產品推介。我們的會議與會人員眾多,涉及方方面面的人群。現場歲產品的推介則能夠達到比平時推廣更好的效果。印製宣傳冊,在做宣傳講解環節發放。宣傳冊上要有圖片和簡單講解,使人在帶回去觀看仍有良好的印象。
人員表彰。優秀人員表彰是必不可少的一個環節。這個環節可以大大加強員工的積極性,促進企業的核心力量的凝固。從整體方面加強企業的競爭力。表彰方面要物質獎勵和精神獎勵相結合,讓員工更加的體會到公司的關懷和體貼。
會議安排流程
交通。因為是周年大型會議,務必會有分公司和外地經銷部門的到來。那麼就要考慮航班和火車的到點情況。在這之前要派專人捷星接待,不可錯過。具體要精確到分鍾。本地的政府部門和相關部門要提早去接。還要考慮賓客會場與住宿地方的交通。後勤部門要有詳細的安排路線和時間。歡送賓客的車輛要安排好,外地的要提前訂好機票和車票。車輛的等級要根據賓客的身份做出相應配備。
會議廳的布置。會議廳布置要提前布置還要審核到位。音響系統、桌椅、主席台、演講台等一些設備要做會前檢查。名牌要對照好,擺放對位置,不可出差錯。賓客的引導和就座都要路徑明確。消防逃生措施要到位。
住宿問題。外地賓客的住宿問題要考慮酒店星級標准,房型,還要考慮客房內的長途通訊,洗換,酒水,互聯網等等服務是否到位。
餐飲。餐飲可採取自助餐形式。要根據人數定好食物數目,中西搭配,冷熱搭配要均衡。酒水方面檔次要分清楚,有高有低,切記不可浪費。自助餐方便了大多數人的用餐水準,且不會因為人數問題而造成少數民族的禁忌問題。
演出活動。提前聯系好演出團隊,共同協商演出節目。其中要有關於公司的品牌宣傳和人文效應。演出團隊要具備一定的素質和技術。現場要進行錄制。正式演出前要有2—3次綵排。演出節目:有歌曲演唱。可出資請有名氣的歌星來演出。舞蹈演出方面要大氣和清醒,各種效果都要涉及到。語言類小品也要多准備。語言類節目一直是人們所喜愛的,這樣的節目可以提起人們的興趣。對企業的演出活動印象更加的深刻。
會議現場氣氛控制。由於是高科技產品公司,我們要正規中帶有活潑,體現出年輕化,信息化,科技化。如果遇到冷場切記不要慌亂,要運用發放禮品的形式調動現場人員的積極性。
四、擬定會議日程
到會人簽到,發會議資料
主持人介紹到會嘉賓、會議主題、表示歡迎、公司領導講話。
領導講話:1、公司董事長講話。2、部門經理代表講話。
供應商客戶代表發言。
受表彰者發言。
政府領導講話。
公司領導宣布會議結束。
五、經費預算
場地、伙食、車輛、紀念品、服務人員加班、宣傳等支出項目分列。
具體總金融由行政部門總結的出。
六、組織機構
成立會議專案小組,明確人員和分工。有後勤部門,策劃部門,文案工作組,公關部門,宣傳部門。
後勤部門負責會場的布置整理工作,名牌的印製,車輛的配備和酒店的預訂等一切物質實體工作。後勤部門是重中之重,要和各部門合作好,隨時應對各部門做出的調整而工作。
策劃部門負責整個會議的思路流程和創意。如何讓會議凸現企業文化而新穎。策劃部門要做出最快的決策,及時把信息反映給領導好讓其他部門有準備時間。
文案工作組要做會議的記錄工作和公司近十年歷程的總結。任務重大,演講稿新聞稿和宣傳冊都要面面俱到。
公關部門要做搞接待和宴請工作。公司的形象和文化品位很大一部分在於公關部門的宣傳。做到門面是一個公司所必不可少的工作。要求公關部門要以企業形象為第一。
宣傳部門配合後勤部門和公關部門作出隨時調整,為整個會議的宣傳做出成績。會議的發放紀念品等活動由宣傳部門負責。以及媒體的聯系和新聞的發布。
七、發生突發狀況的緊急處理
大型會議的活動要抓好重點,日期不改,主體不變,人員大部到位,日程安步驟進行都算成功。
會場消防設施一定要檢查到位。領導事項需要有備份處理。擬講話領導未到場可及時進行下一步驟。
一、公司年會策劃方案之年會主題
xx公司年度年終總結會以及公司新年的發展方向
二、公司年會策劃方案之年會時間
20xx年x月x日下午x點x分至x點x分
會議時間:xx
晚宴時間:xxx
三、公司年會策劃方案之年會地點
xx酒店多功能宴會廳
四、年會參會人員
公司全體員工
五、公司年會策劃方案之流程與安排
年會的流程與安排包括以下兩部分:
(一)年終大會議程安排
(二)晚宴安排以及年會創意節目表演
六、公司年會策劃方案中關於年會准備及相關注意事項
(一)年會的通知與宣傳:公司辦公室於今天向機關各部門及各項目部發出書面的《關於2018年度年終總結會的通知》,對本次年會活動進行公示和宣傳,達到全員知悉。
(二)條幅的製作
(三)物品的采購:抽獎禮品、生肖禮品、游戲獎品、大會席位人(會議用)、筆、紙、員工席位卡(晚宴用)、會場布置所需用品、游戲所用物品、抽獎箱;會議所需礦泉水、晚宴所需酒水、各類乾果小食品。
(四)現場拍照人員安排,做好大會以及活動拍攝工作
七、公司年會策劃方案之年會籌辦任務
主要包含:會務前期人員,中期協調工作人員,會議階段主持人,晚宴階段主持人,物品購置,會場布置、條幅、證書、人名台製作、鮮花預定、現場拍照的人員。
化妝品行業搞的會議營銷,在專業線被稱做終端會,效果非常不錯,在幾年前就搞的轟轟烈烈,方式和內容也是花樣百出,現在已成為促進產品銷售,傳播產品知名度的最有力的活動之一,但也有很多的公司做的並不理想,原因是思路不清晰,目的不明確,策劃方案沒有新意,執行不到位等因素造成的。
其中關鍵是會議沒有進行認真的系統的策劃,或者有的`就乾脆不做策劃,很多的企業負責人想起什麼做什麼,想到哪裡做到哪裡,並且每次都不能很好的總結,不知道做不好終端會的關鍵原因在哪裡,因此就不能利用好終端會,發揮會議營銷的作用和魅力。那麼如何作好終端會的策劃方案呢?我根據個人經驗,做了總結,整理出來,希望與業內的朋友一起探討,共同把會議營銷作好。
做好一份優秀的會議營銷策劃,首先要把會議營銷的幾大要素列出來,也可以說把重要的內容先勾畫出來,這就好比是建房子,梁。柱。牆。頂這些部分是必不可少的,只要把這些重要的結構搭建好,房子就倒塌不了,同樣道理,策劃有了這些要素,就不會出現大的偏差,然後再根據具體情況進一步的去豐滿修飾它,它就會漂亮的建築一樣,既美觀又實用。這些要素包括這樣幾點:
一、要做當地市場背景分析
這要求活動的策劃者要對目標市場的情況要有充分的了解,包括經濟發展,市場容量,目標顧客的消費習慣及喜好,竟品的活動情況,還有會議活動創意的理論基礎,即利用了顧客的哪些心理和消費的特點,或者有哪些的優勢能對消費者產生足夠的刺激,否則消費者不參與,會議就會失敗。這是整個會議活動方案的由來,也可以說是活動為什麼能做的原因。
二、會議的主題
會議的主題就是招牌,有個好的主題可以決定消費者參與的熱情程度,利用人的好奇,趨利等心理特點,盡可能做的八卦一點,目的是調起目標消費者的胃口,把她們吸引過來。
三、活動的目的
只有明確了活動的目的,才能找到努力實現的方向,不要見別人怎麼搞,自己也照搬,品牌和品牌不一樣,不同的公司之間差別也很大,要根據自身的實際情況,弄清自己的目的,是要實現現場銷售?還是打造品牌?還是要實現多個目的?總之要確立好適合自己的會議目的,才能使會議活動發揮最大作用,否則就會象射箭找不到靶子一樣,射到哪裡得到什麼樣的結果,可能連自己都不知道。
四、會議的內容和程序
這是會議活動中的關鍵,這里包括的方面很多,如果沒有很好的籌劃,很可能會直接導致會議的失敗,按時間順序可以分為三個階段,會前,會中,會後。
在會前可以根據情況擬定開展公關活動,為活動造勢,如提前與電視台聯系,爭取電視台以新聞形式播出,或以贈送產品是方式與媒體合作,作好宣傳,還可以與婦聯等政府機關當前提倡的公益活動結合,增加媒體主動播報的機會和主管部門的支持,擴大企業影響力。還有軟文支持,設計主題,進行平面的媒體宣傳,可以吸引更多的目標顧客參加。還要預定會議場所,提前派發門票:如在活動日期前3-5天派發門票,門票的票面設計講究美觀華麗,內容要有吸引力,派發目標視產品的目標顧客而定,如吸引高端消費群體,可針對有較好的經濟基礎的女性,以沿街店鋪老闆娘以及公司白領和郵電、銀行、工商、稅務、電業、通訊公司、教師、醫生、公務員等群體為主,並指定人員檢查門票的發放情況,並對參會人數作出預估。提前作好會場的布置,物料專人負責,並安排到位,作好分工,對燈光音響進行調試,並可進行預演綵排。為了保證會議的質量和秩序,在會議開始之前要檢票,要求與會人員憑票入內,票面必須填寫完整,並且必須嚴格控制非目標顧客入內(一般為男士和小孩)。
會中要設定好會議程序,一般的會議程序是這樣的,先是主持人上場,宣布會議開始,企業老闆與各品牌的廠家代表致歡迎辭。然後講師講述美容知識並抽取幸運顧客,進行產品體驗,同時現場示範美容護理技巧和手法,或者只是是進行主題演講。中間穿插歌舞、演藝和互動游戲,並派發贈品與紀念品。現場可進行會員宣傳與推廣,結合促銷政策進行產品的訂購與銷售。最後抽取各個獎項(這樣保證參會人員不會中途退場)。
會後一般這樣安排:會議次日憑晚會檢過的門票在賣場辦理會員證並贈送贈品,這樣可以讓顧客知道產品銷售點的位置,還可以進行電話跟單,了解顧客使用情況,開展售後服務與連帶銷售,增加顧客的忠誠度和購買量。
五、活動所需物料
根據會議內容來定,一般來說,化妝品的終端會所需的物料主要有這些:給顧客體驗用產品,獎品所用產品,抽獎的獎品(多數有抽獎活動),展示及宣傳物品如X展架,條幅,噴畫背景,臉盆、毛巾、木槳海綿、脫脂棉球、氣球、精緻門票、沖氣彩虹門等。
六、會議地點
地點可以視具體會議而定,如賓館,電影院,學校禮堂等都可以,能容納的人數與會議要求相符,一般要求要有較好的燈光、音響設施以及配備白板、無線麥克風等物品。
七、人員組成
根據會議的內容要求可在會前安排好工作人員,包括模特及演藝人員,主持人,講師,會場服務人員,檢票人員,登記員,禮儀小姐,會務主管,錄象師。
八、要作好費用投入分析和預算
通過分析會議活動投入的多少,可以對所需的費用作出預估,並結合預期的目標,計算出投入與回報是否合理。一般包括門票及展示宣傳物料的製作費用,所用獎品和體驗的產品的費用;人員的費用,如講師和演藝人員及其他工作人員的工資、食宿費用;車輛費用;會場及租用物品費用,媒體及公關費用等。如果是廠商聯合來做的會議,還要列清化妝品廠家與終端賣場各自分攤的比例。
九、會議活動的應急預案
為了應對會議活動中出現的突發事件和問題,作一套應急預備方案是不可或缺的,針對一些不能確定的因素,只有作好周密的應對措施,才能保證會議的順利進行,並起到很好的效果。
最後要在會議活動結束之後,進行及時的分析總結,找出成功或失敗的原因,並不斷的加以改進和完善,這樣策劃方案才能越做越好,會議營銷才能越做越成功。