『壹』 試談檔案管理人員的教育培訓問題
李湛
(中石油西南油氣田分公司勘研院)
摘要 本文從加強檔案人員職業道德教育和檔案管理人員的業務技能培訓兩方面來論述，並結合工作實際，提出了加強檔案管理人員的教育培訓的方式方法。
關鍵詞 檔案人員 教育 培訓
檔案管理人員素質的高低決定著檔案管理水平的高低，現代檔案管理要求有一支作風過硬、能力突出、業務精湛的檔案人員隊伍，以適應社會經濟發展、科技進步的需要，因此檔案管理人員的教育培訓工作就顯得極為重要。我們應該加大檔案管理人員的教育培訓力度，一方面加強職業道德教育培訓，促進檔案管理人員綜合素質的提升；另一方面加強檔案管理人員的業務技能培訓和交流，促進檔案管理人員的業務素質的提升。
1 檔案教育培訓工作的意義和任務
1.1 檔案教育培訓是檔案學歷教育的延續和完善
檔案教育培訓工作如同普通全民教育一樣，是與社會發展緊密聯系的，是檔案學歷教育的延續和完善，它可以彌補學歷教育中的不足，並且在學校專業教育的基礎上，增強和擴展檔案專業人員的知識面與創新能力，使其得到全面發展。
1.2 檔案教育培訓的任務
其任務是使受教育者的知識和能力得到拓寬、加深、提高，使其結構趨於合理、水平保持先進，以便更好地達到檔案工作要求。教育培訓工作要從檔案工作的最新發展動態出發，採用持續不斷的教育形式，給受教育的人以關於檔案工作的新思維、新理論、新技術和新方法，促使他們更新知識結構，達到檔案隊伍的不斷優化，推動檔案工作和檔案事業的不斷進步。
2 加強對檔案管理人員的職業道德培訓
要想成為一名合格的檔案管理人員不僅需要勤奮工作，業務過硬，同時還應具備良好的職業道德素質及團隊合作精神，因此，培訓不僅要實現知識更新，強化技能，還要拓寬培訓內容，為塑造復合型的檔案管理人才搭建平台。
2.1 加強職業道德培訓
由於員工當前所面臨社會環境帶來的各種不利影響，加大了對員工思想政治工作的難度，再有檔案管理工作枯燥，整天面對冰冷的庫房、成堆的資料，或許還有種種不公平的現象，外面又是五彩繽紛的大千世界，有時容易心理失衡，我們面對現實，開展對員工的心理疏導，樹立正確的價值觀，講奉獻，敢擔當，正確地認識自己，對自己的工作目標有一個正確定位，只有具備良好職業道德的人，才能做好檔案管理工作。
2.2 加強團隊合作意識
團隊合作包含兩層內容，一方面我們檔案管理人員自身是一個整體，我們之間相互協作，共同工作；另一方面與其他部門溝通協作，「檔案人員要學會管理」[1]，在自己所處的管理環境中與各個方面和諧合作，做好收集、歸檔工作，共同提高歸檔質量，共同推動檔案工作的發展。
3 加強檔案管理人員業務技能培訓和交流
應根據不同崗位對人員素質與能力的需要，以及檔案事業發展對檔案人員知識更新的要求，本著干什麼學什麼、缺什麼補什麼的原則，讓檔案管理人員學到最想學到的知識、掌握到最想掌握的技術、解決最想解決的問題，不斷完善業務技能培訓與交流的教學模式，形成有利於培養檔案人員實際工作能力和創新能力的教學體系，最終達到學以致用，提高檔案工作質量與水平的目的。我們檔案室現有11名檔案管理人員，從1999年重組改制至今參加培訓的為20人次，培訓的周期偏長。近幾年，檔案室新調來同事從事檔案工作，沒有機會參加系統性培訓，即便是有培訓機會，也是一些時間很短的、粗放性的培訓。
3.1 制定科學的培訓規劃，建立健全定期培訓制度
當前檔案管理人員的培訓現狀是：培訓內容實用性不強，內容單一，培訓前沒有做充分調研，准備工作不細，針對性不強，需要培訓的人沒來，來培訓的人回去後用不上，培訓的價值體現不出來。另外，檔案管理人員的上進心不夠，直接導致培訓效果不佳。要改變這種狀況需要制定詳細的教育培訓規劃，在充分調研的基礎上，制定科學、合理的檔案教育培訓規劃是保證檔案教育培訓工作有目的、有序開展的基礎。要制定出符合實際工作需求又包含超前意識的檔案教育培訓規劃，我們應該做多方面的調研工作。
3.1.1 調研檔案人員的基本信息
包括年齡、文化程度、職稱、畢業院校、所學專業、從事檔案工作年限、參加培訓情況。了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃所確定的目標和任務，具有較強的針對性和適用性。
3.1.2 調研本企業有關檔案管理的規章制度、本企業基本情況
了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃更適應現代企業的發展，建立與現代企業制度相適應的檔案管理模式，為企業培養優秀的檔案管理人才。中石油集團公司頒發的《檔案工作評價辦法及實施細則》中組織管理部分明確規定：每年組織檔案培訓工作是評價指標之一，因此建立定期培訓制度對提高檔案人員的綜合能力，促進檔案管理水平的提升至關重要，也是對《檔案工作評價辦法及實施細則》的具體落實，無論是檔案戰線的新手還是老將，都實行動態培訓，實行全員培訓，人人都能達到培訓—提高、再培訓—再提高的良性循環過程。
3.1.3 調研國家制定的有關檔案的法律、法規
了解這方面的情況，有助於檔案教育培訓規劃的指導思想、原則，與國家檔案局對檔案教育培訓的要求保持一致，從而促進檔案教育培訓工作全面協調、可持續發展。
3.2 豐富培訓內容，構建多樣化的培訓形式
3.2.1 教育培訓內容應從一般性培訓為主，逐步轉變為以分崗位、按專題培訓為主，培訓的內容不僅單純是檔案專業的業務學習，也可是與檔案工作有關的學習
對新上崗人員的培訓要從一本教材教授所有崗位的人員，形成為不同類型和職責的人員設計不同內容的專題培訓，在崗多年人員的繼續教育要從更新知識、更新技術方面的需要，設計不同內容的培訓專題。勘研院辦公地點搬遷至新辦公區後，檔案室針對庫房區、辦公區新設立的消防設施專門搞了一次消防設施「應知應會的安全生產」培訓，所有的檔案人員全員參與其中，邊看邊學，邊學邊操作。通過學習，大家知道了諸如「煙感器」、「水噴器」、「數據採收器」、「氣體感應器」等新的名詞和它在安全生產中的使用方法，以及在檔案的庫房管理和資料保護中所起的作用，學會在突發性事件發生時，如何有效使用這些消防設施。這樣面對面地交流討論學習，記憶深刻，收效明顯。
3.2.2 開展檔案人員面對面交流研討式的教育培訓
培訓的模式不限於由主講人講解，大家聽課，也可以採取檔案從業人員直接交流。直接交流的人員可以是一兩個單位參加，也可是幾個單位人員參加，可以針對一個特定主題，也可以是在工作中遇到的問題，大家討論，其好處在於檔案人員直接參與其中，又授課又聽課，既當老師又當學生，達到互動交流，互相學習，交流經驗，這樣的研討式培訓模式能夠調動教與學兩方面積極性，培養檔案人員的分析問題能力、研究問題能力以及創新能力。有一年在重慶針對中油檔案管理系統(E6系統)開展的深度培訓形式就很好，培訓前帶著各單位在使用E6系統中遇到的問題去學習，各位專家講解，一一作答，不僅效果甚佳，實用性極強，對E6系統的順利上線運行十分有利。
3.2.3 開展深度培訓
現在的培訓模式大多都是圍繞一個主題開展普遍培訓，注重實際操作，達到應知應會的目的，而更深入的系統性培訓機會極少，而中石油集團公司頒布的《檔案管理工作評價辦法及實施細則》要求檔案管理人員不僅只限於日常檔案的收集、整理、保管、檢索利用、庫房管理等檔案管理的基本工作，明確提出了開展檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發利用等工作。針對要求我們可以請高級專家或大學教授開展專題培訓，講解國內外檔案學界的研究動態與研究方法、檔案工作的發展趨勢、檔案科技水平等，使受教育者時刻關注和了解國內外檔案事業發展趨勢，掌握理論研究動態和現狀，以及現代科技在檔案中的運用水平。深度培訓的益處在於調動檔案管理人員主觀能動性，充分發揮檔案管理人員的學習熱情。作為一名檔案管理人員在參加深度培訓的同時，也需要多讀一些報紙、雜志，諸如《中國檔案報》、《檔案學通訊》等有關檔案書籍，從深度上、從廣度上鍛煉自身能力，開闊思路，打開眼界，受到啟發，從而在工作中勤動腦、愛思考，「檔案人員應是通才」[1]。所謂通才是指既具有某些專業知識而又知識面廣博、基礎知識扎實，並善於把各門類知識融會貫通的人才。
3.2.4 探索網路培訓的模式
現階段的培訓形式大多採用集中授課、集中培訓的模式，這樣的培訓模式會受到舉辦人員、舉辦時間、舉辦地點、舉辦經費等因素的限制，不能達到十分理想的培訓效果。現今館藏檔案數字化、現存檔案電子化、借閱檔案網路化是檔案管理工作未來發展趨勢，尤其是館藏檔案數字化建設目前是各單位相繼開展的一項工作，勘研院從2014年5月起相繼開展館藏永久、長期保管的文書類、勘探類、開發類、物探類、基建類、實物類檔案數字化工作，將各類形式的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用計算機系統進行管理，實現數字化後給檔案管理工作帶來的變化是全方位的，將帶來新的管理方式和管理空間，我們教育培訓工作應針對這一發展趨勢，充分利用發達的網路系統，設計相適應的培訓內容，建立「網上培訓課堂」，把培訓的資料放到網上，供大家學習、探討在數字化後如何提供利用，如何對檔案借閱實現統一的許可權管理，如何設計網路計算機的安全保密方案。另外，從事檔案管理人員的文化程度也逐年提高，年輕、有活力、接受新事物快，網路閱讀已成為一種時尚，我們的網路培訓模式也是順應時代潮流，可以提高年青檔案管理人員的工作興趣。在具體操作上，可借鑒公司OA系統推廣應用的成功培訓模式，當時OA系統採用一對一面授、集中授課、網路課件適時下載、計算機客戶端遠程解答等多種方式相結合，在相對集中的時間，對不同的系統用戶進行全方位的使用培訓指導，成效顯著。在教學方式上和課程設置上，應注重針對性、實用性和先進性，根據不同層次檔案人員的知識基礎和實際需要確定不同專題的網路教學內容，增強檔案人員應用網路資源進行自學的意識和能力。另外，還可在「網路課堂」里定期解答大家在工作上的疑問，交流心得體會，分享工作經驗。總之，網路培訓可以不受時間、地點、經費的限制，還可信息共享，節約培訓成本，又能達到提高人員素質的目的。
如今檔案管理人員的培訓內容多種多樣，培訓方式也各有千秋。但是檔案培訓工作是一個動態的發展問題，它必須與國民經濟、科學技術的發展相適應，同時檔案管理人員的素質能力關繫到檔案管理水平的高低，檔案管理水平的高低又決定檔案事業的發展，因此我們檔案管理人員的培訓教育工作的重點應當培訓高素質的檔案管理人員，走「高大上」的培訓模式。為此建議各級企事業單位如同制定科研發展計劃一樣制定檔案管理人員系統的、明確的、嚴格的、給力的中長期培訓計劃、培訓目標、培訓制度和培訓措施，不斷總結檔案管理人員教育培訓的經驗和不足，以便全面提升檔案管理人員的素質，使檔案事業與經濟建設、科技進步同步協調、持續發展。
參考文獻
[1]劉萌.檔案工作與知識經濟論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.
『貳』 如何寫辦公室檔案管理方案
人力資源檔案管理方案
對人力資源檔案進行妥善管理,是人力資源管理的重要內容,這樣既能有效地保守人才機密,也可以維護人力資源檔案資料的完整,防止資料損壞.企業建立健全人力資源檔案管理方案是對人力資源檔案進行妥善管理的關鍵.
目錄:
一,員工人事檔案資料管理規定
二,員工培訓檔案管理辦法
三,員工工作業績檔案管理辦法
四,員工檔案保管規定
五,員工檔案利用辦法
附:人力資源檔案管理用表
一,員工人事檔案資料管理規定
概念解說:
員工人事檔案資料是公司進行人力資源管理的重要依據,因此必須制定相應的規章,加強員工人事檔案資料的管理工作.
編寫要點:在制定該文案的過程中需注意如下幾個方面:
(1)明確目的;
(2)闡明員工人事檔案資料包含的內容.
范 文:
××公司員工^事檔案資料管理規定
為了加強本公司員工人事資料管理工作,特製定本規定.
一,各人事命令,通知公布後,連同該隸憑證(申請單或簽呈)合並歸檔.
二,每月初依據人員異動記錄簿編制"人力異動月報表",呈核閱後,列八人事流動率檢查依據.
三,員工若有需要"服務證明書"或"離職證明書",可至人力資源部說明中請理由,由經辦人填寫證明,轉秘書室蓋印.
四,人力資源部應於每月10日編制各主管名冊,送總機備查.
五,人力資源部應備檔案包括如下內容:
1,人力異動案;
2,員工獎懲案;
3,員工考績案;
4,員工培訓案;
5,人事規章案;
6,人事勤務案;
7,人亭報表案;
8,員工福利案;
9,文體活動案;
10,涉外事件案;
11,收發文件登記簿.
六,本規定自公布之日起實施.
二,員工培訓檔案管理辦法
概念解說:
公司培訓員工時應建立員工培訓檔案,並加強對員工培訓檔案的管理,從而使員工培訓工作有據可查.編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工培訓檔案管理辦法
一,為了加強員工培訓的檔案管理工作,使員工培訓工作有據可查,特製定本辦法.
二,員工培訓檔案是對員工自進入公司開始所參與過的各種培訓活動的詳細記錄.
三,員工的培訓記錄內容包括:
(1)在職前訓練中,該員工接受各種專業培訓課程的課程名稱,內容,時間,出勤記錄,參加有關考試的試卷,培訓員對該員工的培訓評估以及員工參加職前訓練後的心得體會或匯總報告等;
(2)在崗位培訓中,員工參與的專業或外語的訓練課程考勤記錄,課程情況,考試成績,評估表格,總結報告等;
(3)在工作期間,員工自費參加社會上舉辦的各婁業余進修課程的成績報告單位與結業證書復印件等有關材料.
四,員工培訓檔案與其工作檔案一起被公司人力資源部作為對員工晉升,提級,加薪時的參考依據.
五,員工的培訓檔隸也是公司培訓部發掘與調配人才的原始依據.:
六,本辦法自公布之日起實施.
三,員工工作業績檔案管理辦法
概念解說:
為了激勵員工,公司應對員工的工作業績及時進行記錄,建立員工績效檔案,加強績效管理.
編寫要點:(略)
范 文:
××公司員工工作業績襠案管理辦法
一,本辦法是為了對員工工作業績廈時進行記錄,方便績效考核工作,加強績效管理,激勵員工.
二,要建立工作業績檔案,對各段時期的工作要有評價和考核,對其主要表現記入檔案.考核標準是依據崗位責任制中心的職責范圍等內容,考核工作可分配到各部門進行,最後由人事部匯總.
三,建立員工工作業績檔案的目的是便於對員工正確全面地評價,對工作突出,成績和貢獻較大者要給予表揚,獎勵,晉級等.對工作不踏實,消極怠工,屢屢出現差錯者要進行批評,處罰,降級或撤職.
四,員工工作業績檔案的內容,主要有以下幾個部分:
1文件材料.主要文件包括員工人事調動表,勞動合同書,員工身份證,專業文憑,證書,待業證明等文件的復印件等.
2考評記錄.主要是《員工工作表現評估表》.公司實行制度化的評估工作,對員工工作表現定期進行孝評.考評記錄可比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用.
3出勤記錄.員工每月的考勤統計按年度匯總歸納,以專設的統計表格形式存入員工工作檔隸.員工出勤情況的記錄是員工工作態度的反映側面,體現了員工對企業的忠誠和對工作的責任感.
4獎懲記錄.員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力,可依賴程度,工作責任心廈工作態度的一種檢驗足度,也是考察員工表現,使用與提拔員工的重要依據.
5職級變更.員工在工作中,由於工作表現廈服務年限因素,其職務,級別與工資待遇等內容會有變化,這種變動也體現了員工工作能力,工作表現,貢獻大小.因此,員工工作檔案中對員工職級的變動記錄是考
查員工工作表現的客觀依據.
五,在員工檔案中,還要搜集員工工傷情況記錄,客人表揚或投訴員工的信件(復印件)等資料.這對於全面,有效地考查員工表現都有重要作用.
六,本辦法自公布之日起實施.
四,員工檔案保管規定
概念解說:
檔案保管是員工檔案管理的一項重要內容,因而公司應當建立相應的檔案管理規章,加強檔案保管工作.
編寫要點:員工檔案保管規定通常包括以下幾項內容:
(1)檔案資料的歸檔;
(2)檔案的保密;
(3)檔案的轉遞;
(4)檔案的統計;
(5)檔案的檢查核對.
范 文:
××公司員工檔案保管規定
一,檔案資料的歸檔:檔案管理人員應該對新形成的檔案材料廈時歸檔,歸檔的大體程序
1,對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求
2,按照材料的屬性,內容確定其歸檔的具體位置;
3,在目錄上補登材料名稱及其相關內容;
4,將新材料存入檔案.
二,檔案的保密:企業制訂檔案保密制度的具體要求如下:
1,對於較大的企業,一般要設立專人負責檔隸的保管,應齊備必要的存檔設備;
2,庫房應備有必要的防火,防潮器材;
3,庫房,檔案櫃保持清潔,不存放無關物品;
4,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合;
5,無關人員不得進入庫房,嚴禁吸煙;
6,離開時關燈關窗,鎖門.
三,檔案的轉遞:檔案的轉遞一般是由於工作變化等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
1,取出應轉走的檔案;
2,在檔案底賬上注銷;
3,填寫《轉遞人事檔隸材料的通知單》;
4,按發文要求包裝,密封.
檔案在轉遞中必須遵循保密原則,一般通過機要通道轉遞,不能交由本人自帶.另外,收檔單位在收到檔案核對無誤後,必須在回執上簽字蓋章,且及時退回.
四,檔案的統計:企業人事檔案的有關情況應進行統計.人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
1,人事檔案的數量;
2,人事檔隸材料收集補充情況;
3,檔案整理情況;
4,檔案保管情況;
5,利用情況;
6,庫房設備情況;
7,人事檔案工作人員情況:
五,檔案的檢查核對:企業應該對人事資料檔案進行定期或不定期檢查與核對.
檢查人力資源檔案的內容時,既要對人事檔案材料本身進行檢查,如查看其是否有霉爛,蟲蛀等;也要對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等.
在下列情形發生後,應對人事檔案進行徹底檢查與按對.
1,突發事件,如遺失,被盜或水災之後;
2,對有些檔案發生疑問後,如不能確定某份材料是否丟失;
3,發現某些損害之後,如發現材料發霉,發現蟲蛀等.
五,員工檔案利用辦法
概念解說
檔案利用如同檔案保管,是員工檔案管理的一項重要內容,因而同樣需要建立相應的規章加強檔案的利用管理.
編寫要點:員工檔案利用辦法通常包括如下幾個方面的內容
(1)目的;
(2)檔案的利用方式;
(3)檔案利用操作規程.
范 文:
××公司員工檔案利用辦法
一,目的:公司為了高效,有序地利用檔案材料,特製定本辦法.
二,檔案的利用方式:人事檔隸的利用方式主要有三種:
1,設立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般情況下都設在人力資源檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理.這便於查閱指導,監督,便於防止泄密和丟失等.
2,借出使用.在滿足以下條件時,企業可以將人事擋隸借出使用:
(1)本企業領導需要查閱人事檔案;
(2)公安,保衛部門由於特殊需要必須借用人事檔案等.
注意借出的時間不宜過長,到期未還者必須催還.
3,出具證明材料.通常情況下,出具的證明材料可以是人事檔案部門按相關文件規定出具的情況或證明材料,也可以是人事檔案材料的復印件.
要求出具材料的原因一般是入黨,入團,提升,招工或出國等.
三,檔案利用操作規程:檔案利用中各種萬式的操作規程如下:
1,查閱手續
(1)首先,由申請查閱者出示書面查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,理由,目的,查閱人的概況等情況;
(2)其次,查閱單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)最後,由人事檔案部門審核,批准.人事檔案部門對申請報告進行審核,如果理由充分,手續齊全,則給予批准.
2,外藉手續
(1)首先,由借檔單位(部門)寫出借檔報告,其內容與查檔報告相似:
(2)其次,由借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字;
(3)再次,人事檔隸部門對借檔單位進行審核,批准;
(4)然後,進行借檔登記,把借檔的時間,材料名稱,理由,份數等寫清楚,並由借檔人員簽字;
(5)最後,歸還檔案時,及時在外借登記上注銷.
3,出具證明材料的手續:單位,部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:
(1)由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章;
(2)人事檔案部門按照有關規定,並結合使用者的要求,提供證明材料:
(3)證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記,發出.
附:人力資源檔案管理用表
一,人事登記表
表1 ××公司人事登記表
編號 姓名 到職
日期 性別 出生
日期 籍貫 身份證
號碼 戶籍所在地 最高
學歷 離職
日期
二,人事檔案管理卡
表2 ××公司人事檔案管理卡
全
宗
號 目
錄
號
案
卷
號
耪 出 歸 還
日朝 單位
名稱 經手人姓名 庫房管理
人員簽字 日期 庫房管理
人員鑒字
三,檔案調閱單
表3 ××公司檔案調閱單
檔案名稱
審批
調閱人
檔號及件數 還卷日期 年月日經收人簽章
共宗件
注:本單一式二聯,第一聯於案卷退還後由檔案室退還調卷人,第二聯留存檔案予"備查".
四,人事檔案資料卡
表4 ××公司人事檔案資料卡
姓名 性別 血型 籍貫 省 縣
市 出生
日期 照片
住址 現址 身份證 字 第 號
遷移 統一編號
遷移 勞
保 投保日期 年月日 保卡號碼
通訊地址 電話 退保日期 年月日
特長 保證人 姓名 離廠 事由
愛好 住址 日期
學習經歷 學校名稱 科
(系列) 畢業時間 經歷 服務處所 擔任職務 起訖日期 薪資 津貼
家庭成贈 關系 姓名 年齡 職業
薪資
核定 到任日期 薪資金額 派任單位 職稱
董事長 總經理 副總理 經理 廠長
介
紹
人 姓名 關系
住址 電話
五,檔案內容登記簿
表5 ××公司檔案內容登記簿
類號
案號 內 容 備 注
六,檔案明細表
表6 ××公司檔案明細表
保險庫號 櫃位號 擬存至何時
公司 部門 文件名稱內容 類別 入庫日期 出庫日期 收件人簽收
年 月 日 年 月 日
審核: 王管: 經辦人:
七,人事檔案備考表
表7 ××公司人事檔案備考表
機關名稱: 立卷單位名稱:
案卷目錄號: 案卷號:
本卷(簿)內的文件張數:
本卷(簿)內需說明的情況:
立卷人: 檢查人:
年 月 日 年 月 日
八,歸檔案卷目錄
表18 ××公司歸檔案卷目錄
全宗號: 目錄號: 部門
案卷順序號 正卷類目號 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注
九,閱檔催還單
表9 ××公司閱檔催還單
同志:
經查:您所調閱的下列檔案還期已逾,為方使他人使用和管理.望依檔案
調閱規則於 日內退還.
檔號
文號
名 稱
借期 原定
還期 數
量
備注
宗 冊
十,閱檔催還單存根
表lO ××公司閱檔催還單存根
借閱人:
檔號 文號 名 稱 借期 原定
還期 數量 催單發出日期
宗 冊
十一,檔案存放地點表
表15一11 ××公司檔案存放地點表
全宗名稱: 全宗號:
隸卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數 存放位置
樓 層 房間 檔架(拒) 欄 格
十二,檔案存放情況表
表12 ××公司檔案存放情況表
樓: 層: 房間:
檔架(拒) 欄 格
全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 目錄中案捲起止號數
十三,檔案案卷封面
表13 ××公司檔案案卷封面
(鄭宗脊背)卷宗號 目錄號 案卷號 二0 年
×××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號
單位名稱
歸檔部門名稱
(卷名)
案卷類目中的條款號: 歸檔時的案卷號:
自 年 月 日起至 年 月 日止
根據 檔案材料保管期限表第 條
本卷內共 張
保管 年
××××檔案室
卷宗號
目錄號
宗卷號
『叄』 求綠化養護作業人員配備及管理培訓方案 擬設立的各項管理規章制度及檔案資料的建立與管理 急
保潔公司保潔管理制度及規范
當值領班交接班制度
一、當值領班應提前10分鍾到崗，做好保潔員交接班前准備工作。
二、認真填寫交接班登記，填寫內容：
1、員工到崗情況：應到人數、實到人數、缺勤原因
臨時交辦的其他任務。
保潔領班崗位職責
一、負責監督執行公司及部門的各項規章制度。
二、負責檢查保潔員的儀容儀表和到崗情況，作好考核評估記錄。
三、根據當日工作任務，負責每日工作的分配指派。
四、負責檢查所轄范圍各責任區的清潔衛生狀況。
五、負責隨時檢查保潔員的工作狀況，及時調整各種工具及人力的配置。
六、負責對保潔員的工作態度和工作質量作出恰當的批評、糾正、指導，並作出正確的評估。
七、負責對清潔工具、設備的使用維護進行指導。
八、負責檢查設備、工具的清潔保養工作。
九、協助處理涉內外糾紛、投訴。
十、負責每日工作記錄的填寫及交接班工作。
十一、完成領導交辦的其他任務。
保潔主管職責
一、負責監督執行公司的各項規章制度，制定部門規定。
二、負責制定園區清掃管理和綠化養護管理的實施方案。
三、負責制定園區各清潔項目和綠化養護的實施執行標准。
四、負責編制人員的計劃安排。
五、負責制定消殺服務實施方案。
六、負責核實工具用品的申購計劃。
七、定期巡查園區，檢查保潔和綠化任務完成的情況。
八、對一些專用設備進行使用指導。
九、負責處理涉內外糾紛、投訴。
十、負責各種清潔、綠化業務的接洽。
十一、負責對員工進行業務培訓和考核工作。
十二、完成領導交辦的其他任務。
保潔部考勤規定
190494233
『肆』 求助：檔案管理人員培訓方案
方案需要包涵：
1、檔案概念；
2、歸檔范圍梳理；
3、業務培訓。
『伍』 怎麼進行檔案管理
員工檔案管理方案：
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能在指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
⑴ 查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵ 查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷毀。
⑶ 員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
⑷ 非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。
⑸ 員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴ 人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵ 員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
⑶ 部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
⑷ 員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
⑸ 員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
檔案管理現狀
社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。其檔案管理在系統中，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那麼檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁碟為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
『陸』 非物質文化遺產檔案管理培訓班方案
8月11日至15日，黔南喜慶建國50周年之際，「文件」雜志首席主編吳弘為首的「檔案文獻遺產和非物質文化遺產檔案管理調查團訪問黔南代表團參觀副局主任，省檔案局（館）（館）長王，州政府副秘書長賈著菌，陳師縫和其他有關部門，國家檔案局（館）局（館）長，伴隨著黔南州水書「文化會展中心和黔南檔案館。同時「中國檔案文獻遺產和非物質文化遺產檔案管理代表團論壇黔南檔案館舉行，由的辜超君的副秘書長由國家領導委託黔南州情況向代表團介紹了國家委員會，州政府水本書重視，局長的工作，陳石峰全州檔案館在各級水書的收集，搶救，保護和開發利用。代表團黔南水書文化是非常獨特的，黔南州積極展開搶救「水書」文學，翻譯，研究和保護，以及近年來的檔案工作，充分肯定成績，水書「有更大的文化價值，歷史價值，社會價值和學術價值，檔案部門在搶救水書的工作，有一個高度的文化意識，歷史意識和責任感。代表團還認為，水書被稱為「不可知的天書」，第一次看到水合上書，讓我們感到震撼，沖擊國家的文化。在貴州黔南水書經濟少發達地區由州委，州政府和有關部門救援的共同努力下，這是不僅是打開中國國家文化的一個窗口，也為保護，繼承和發揚民族優秀文化，促進社會精神文明作出貢獻，這意味著，水書應該宣傳出去，讓更多的人了解和關注「水書」的同時，代表團提出的寶貴意見黔南水書「申報」世界記憶「。代表團的都勻期間，副省長陳齊呼籲代表團成員，代表團還赴荔波縣和縣人大，縣政府分管領導水書先生交流，考察水書的收集，保護，翻譯的理解。
『柒』 培訓檔案是什麼
培訓檔案的分類與要素
一般來說，企業培訓檔案主要分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。
員工培訓檔案是人力資源管理部門為員工建立的體現員工在一定時期內參加培訓項目的記錄性文件。檔案的主要內容涉及員工姓名、當時所在部門、參加培訓的名稱、培訓發生日期、培訓學時、培訓機構和授課人、培訓結果（如考試、取證、繼續教育等）、培訓費用等。
培訓管理檔案是企業培訓管理人員在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括：企業年度培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，內外部培訓師資檔案、員工培訓取證和繼續教育檔案、培訓業務定點聯系機構檔案等。
培訓知識儲備檔案是由人力資源管理部門負責積累和不斷完善的、在培訓過程中形成的知識數據檔案，主要包括：以專業類別劃分的企業自行設計和開發的培訓課程、各種介質形態的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光碟，另外還包括以發生時點分段的，同一培訓課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。
培訓檔案要素信息採集與處理
以上培訓檔案的各要素是圍繞培訓的實施而發生的，需要管理部門及時有效地進行信息採集與處理。
從信息採集程序上講，培訓檔案要素的信息採集程序如圖表1所示，流程圖的起始點為培訓計劃已制定，並下發實施。企業培訓從大類分可分為內部培訓和外部培訓兩部分。外部培訓一般指需要藉助外部資源的培訓，如員工外出培訓、企業聘請外部講師進行的培訓；內部培訓指企業利用內部資源開展的培訓活動，如人力資源部組織的公司層面的培訓、部門或基層班組自主培訓等。
所有培訓要素的相關信息經過收集，將全部進入到人力資源培訓檔案管理系統中。這是一個信息處理中樞，經過系統可以將不同時點、零星輸入的培訓檔案要素信息進行數據收集和處理，並按使用要求，形成三類不同的培訓檔案，以進行規范化管理（見圖表2）。
在第一階段，檔案信息收集的特點是以單次培訓為中心，盡可能多地輸入本次培訓所能涵蓋的全部內容，就如同一把撐開的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內容格式要標准。信息輸入內容應按使用者的不同要求進行設定，如時間、內容、專業類、課時、參加人員名單、總費用支出、授課人、培訓組織者對預期效果的反饋等。外部培訓一般由培訓參與人或知情者錄入，內部培訓一般由組織者錄入，另外知識儲備檔案、講師檔案信息一般由專業主責部門（如人力部、技術部、財務部等）負責篩選、維護並及時更新，檔案信息處理系統通過對不同使用者的授權就可以實現此功能。
在第二階段，通過系統處理程序實現信息的多對一、一對多、多對多等復雜邏輯關系的生成，並通過檔案輸出界面設計、輸入信息的修改許可權設計形成符合使用要求的不同類型資料庫。使在第一階段輸入的信息數據鮮活起來，並按不同的提取欄位，以不同的角色出現在不同的輸出界面中，實現一定程度上的「智能化」管理。
在第三階段中，提取出不同的輸出結果，為人力資源管理提供一種強有力的輔助手段。如企業的培訓知識檔案將來的發展方向是內部公共資源庫；員工學時目標的完成率、部門學時達標率，可作為績效考核的一項內容；員工年度參加培訓的項目可為下一步培養方案制定和職務晉升提供依據；講師滿意度調查可作為講師考核評價與升降級的一項主要參考；已有培訓的參與度可作為培訓需求調研和制定下一年培訓計劃的因素；單個員工培訓費用統計是企業核算人力成本、培訓協議簽署和離職員工培訓費用清算的條件等。
培訓檔案信息化的實施基礎
對培訓檔案實施信息化管理，不僅需要企業從上到下對培訓信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓管理者認真細致的工作，更重要的是企業全員都要理解培訓檔案管理的意義所在。需要特別注意的是，培訓檔案實施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環節，如果這些環節缺失，就會造成檔案管理信息化系統的形同虛設和徹底「失效」。
培訓本身
首先，培訓計劃要緊貼受眾需求、符合實際需要，內容不過分超前但能保證時效性；
其次，要求培訓課程設計是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴謹的邏輯關系；
再次，所有培訓講師是經過精心挑選的，在知識、經驗和表達等多方面是具有較高層次的；
最後，培訓實施安排是合理的，如時間及場所選擇、現場控制與記錄、效果評價與調查等都要在實施前進行周密籌劃。
培訓管理者
第一，管理者要具備良好的職業操守，認真細致的工作態度；
第二，檔案管理的系統化實施要求管理人員即使不是信息化專家，也應該是全面型人才；
第三，經驗來自於工作中的點滴收集和積累，管理者應不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程；
第四，管理者應勇於創新和實踐，在創新過程中顯著提升技術水平和溝通應變能力。
體制與機制
首先，要使檔案管理被所有員工和領導重視起來，其中核心管理層的倡導最為關鍵；
其次，要在績效考核、薪酬調整、職務晉升等多方面建立與培訓檔案間的關聯，發揮培訓檔案輸出的激勵作用；
第三，要配合出台關於培訓講師聘任、考核、升降級和解聘管理的一系列相關制度；
第四，要強化信息傳遞與溝通機制，建立各專業領域的信息獲取及更新流程，確保培訓知識儲備檔案的先進性、時效性。
企業人力資源管理的對象是每位員工，而培訓檔案信息化最根本的目的是要如實記錄和反映在企業培訓中所有員工的參與度，為員工職業發展提供依據和指導，這樣才能與企業人性化管理的理念相吻合，使企業在競爭激烈的市場環境中始終保持強有利的競爭優勢。