文秘人員業務知識培訓目的

A. 為什麼要建立合理的秘書人員知識結構

傳統意義上的秘書知識結構已遠遠不能適應新形勢的需要，秘書工作者的知識結構決定著自身的工作作風、工作方式和工作能力。因此秘書人員要想適應並創造性地開展工作,必須建立合理的知識結構並適時進行調整。

B. 如何做好秘書工作

作為文秘或者總經理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急；作為文秘，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作，我們大概要在以下幾個方面狠下工夫：

1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善於及時准確領會領導意圖，同時忠於職業操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對周圍發生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善於在復雜的環境中把握住事物的本質特徵。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了解基層員工在想什麼，部門領導在想什麼，老總在想什麼，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。准確領會老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便誇大或縮小。

2、不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。文秘（助理）與老總的上下關系，決定了處於被領導地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作范圍之內，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威性，我們必須不折不扣地忠實執行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善於觀察掌握老總的性格、作風等個性特徵，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等於盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經長處於緊張的備戰狀態。我們擔負的任務很重，常年累月辛勤工作，兢兢業業，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業，甘當無名英雄，「只問耕耘，不問收獲「，這是相當難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。我們要有強烈的事業心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，把工作做好。

4、兢兢業業做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞有關工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進行管理提供優質服務。要善於行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證其指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講「過猶不及「，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規定辦事。二是要多作請示匯報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經老總授權，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門，但接近權利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。

5、既可參與決策、組織協調等重要工作，也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經理辦公室是「不管部「，上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼備、粗細結合，大事要幹得了，小事也要能幹。古人說「諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊塗「。我們要取二者之長，做到「大事不糊塗，小事能謹慎「，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，我們不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關系的協調，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、列印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛生等工作。這些小事一絲不苟地做好了，可以從一個側面反映我們兢兢業業的嚴謹作風，給人以好印象。

做好文秘工作應處理好三種關系
文秘工作是辦公室履行「參與政務、辦理事務」職能的重要載體。作為樞紐機構，辦公室的服務工作是否到位、助手作用是否發揮、窗口效應是否體現，與文秘工作能否奮發有為關系極大。做好新形勢下的辦公室文秘工作，必須強化與時俱進理念，把握行業工作特點，學會處理好三種關系：

一是「學」與「研」的關系。學習是文秘人員的第一要務。文秘工作者應當把學習和研究擺在工作的首要位置。一方面，要加強對寫作和業務知識的學習和掌握，准確把握和全面理解新時期行業工作的動向和指導實踐理論的發展，尤其是國家局關於推進行業改革的措施和言論要保持高度的敏銳性並高度關注和掌握，只有堅持不懈、日積月累，才能循序漸進、厚積薄發。另一方面，文秘人員應利用參與會議、調研、考察等活動的機會了解和吸納來自各方的知識和信息，做到廣聞博覽、廣泛涉獵，促使自己具備廣闊的眼界和知識面，並注意收集素材，努力做到學以致用。

二是「承」與「創」的關系。文秘工作人員首先應當在秉承傳統的基礎上精通各項業務，扎實而有效地完成工作任務。在思想上與時俱進，在工作中大膽探索，努力做到繼承與創新的和諧統一。堅持文字起草上「出新」。大到工作報告，小到會議通知，都應加強行文的思想創新、體裁創新和內容創新，力爭讓人感覺耳目一新；堅持工作方式上「求新」。對所負責的工作經常作全面性、前瞻性的思考，對具體的事務要善於出新點子、新辦法，特別善於靈活運用現代化辦公手段，不斷提高辦事效率；堅持在服務領域上「拓新」。要努力克服文秘服務的被動局面，發揮主動能動性，積極拓展服務領域，力求先人一步、快人一拍、高人一籌，為單位領導幹部提供高質量的服務。

三是「助」與「換」的關系。貫徹領導意圖是文秘人員工作的基本准則。作為文秘人員，應當努力適應領導要求，在當好參謀助手上下功夫。工作中，既要能夠准確處理公文，認真辦理事務，又要能夠圍繞中心工作，及時調查研究和搜集信息，為領導決策提供參考；既要能夠從小處著手當好領導的「手腳」和「耳目」，又要能夠從大處著眼當好領導的「外腦」和「智囊」。但服務領導也要學會換位思考，這樣才能「參」到點子上，「助」到關鍵處，力求經常性地站在領導的角度思考問題、處理問題、解決問題，要細心及時捕捉領導的思維亮點，對具體問題的思考要努力接近領導的思路，力爭思想上與領導接軌，才能扮演好領導滿意的角色。

C. 所在實習單位辦公室文秘人員的主要職責

辦公室文秘實習報告

一、實習目的：
鞏固文秘專業的主業知識，提高實際操作技能，豐富實際工作和社會經驗，掌握操作技能，將所學知識用於實際工作。
二、實習時間：
2007年8月1日至8月20日。
三、實習單位：
***廠廠長辦公室。
四、實習主要內容：
按照老師的安排，我制定了相應的實習計劃。注重在實習階段對所學的文秘理論知識進行進一步的鞏固和提高，以期達到根據理論知識，指導日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。主要實習情況報告如下：
不同的辦公室具有不同的工作和不同的職責范圍。而作為一個企業的廠長辦公室，是一個綜合性的部門，由廠長直接領導，工作范圍大，任務也比較繁雜。在實習階段，我主要的側重點是文秘工作。
秘書工作是辦公室的主體工作，領導要做到決策科學化，離不開秘書人員的協助。因為秘書人員一方面處理著大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮大問題。另外，還能發揮他們了解全面情況，掌握多方面信息的優勢，輔助領導決策，提供合理的建議。秘書工作頭緒多，任務重，但必須抓好以下幾個方面：
第一，主動做好領導之間、部門之間的協調工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。並從過去偏重辦文辦事，轉變到既辦文辦事，又出謀劃策。
第二、開展調查研究，了解基層群眾的學習、思想、工作、生活情況，及時向領導反映，並提出合理的建議。對一些急需解決的問題，應及時與有關部門協商解決。
第三、檢查督促各種行政法規和本單位的各項決議、制度、辦法、規定的執行，驗證決策是否科學合理，是否符合實際。發現問題要及時向領導反映，防止並糾正偏差。
第四、組織起草本單位的工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度，對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。
第五、對上級機關的來文和下設部門的報告，要及時轉給有關領導，根據領導的批示，具體落實承辦單位和負責人，並負責催辦，如期上報辦理結果。
文秘人員除了需要具備以上工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養。因此，文秘人員要自覺、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備，既合格又稱職的工作人員。並注重掌握以下原則。
1、要有充分的政策依據和事實依據。秘書人員辦文辦事，絕大部分都是針對現實狀況的，或是為了解決某個問題，或是指導某項工作。因此，必須以黨和國家的政策和客觀事實為依據，堅持實事求是的原則。實事求是是我黨的思想路線和傳統作風，是秘書部門一切工作的准則，也是秘書人員必須具備的品質。如果有些領導交辦的事不符合黨和國家的方針政策，秘書人員應有勇氣提出意見，請領導重新考慮，以保證正確貫徹上級的指示精神，把工作做好。
2、要有準確性。准確，是對工作質量的要求。文秘管理的准確性是指正確體現政策，正確表達領導意圖，正確地辦文辦事，言行有分寸，文字能達意。它在一定程度上保證領導工作的准備性。文秘管理的准確性，涉及的方面很多，簡要地說，就是：辦文要准，辦事要穩，情況要實，主意要慎。而要做到這些，必須態度認真，作風過細，不能疏忽大意，不能馬虎潦草。比如說辦理公文，就要保證文件的質量，用詞要准確，材料要真實，抄寫要認真，校對要仔細，力求每一個環節都不發生差錯。否則就會貽誤工作，甚至釀成難以彌補的損失。
3、要雷厲風行。這是對工作效率的要求。任何目標的實現，都離不開兩個因素，一是准確，二是時限。其中任何一個失誤，都會使事情辦不成或辦不好。時限就是盡可能縮短周期，減少中間環節。秘書人員辦文辦事必須具有很強的時效意識，要迅速行動，不可拖拖拉拉，要制定科學的工作制度，理順關系，分工明確，充分發揮工作人員的重要性和創造性。要簡化辦事程序，減少不必要的行文和禮節，消除「文山會海」的現象，提高工作效率。要利用電腦等現代技術改變工作手段，實行辦公自動化，例如用電腦傳遞信息、檢索資料、編輯文稿等。
4、嚴守紀律，保守機密。文秘管理要制發文件，處理文件和管理文件。在各種文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各級秘書人員經常接近領導，看一些重要文件，參加一些重要會議，所以，秘書人員在公共場合活動時要注意內外有別，把握分寸，對什麼應該說什麼不應該說要心中有數。我國已經制定了《保密法》，秘書人員要認真學習，模範執行，切實做好保密工作。
實習階段我參與的主要工作，一是按照廠長的安排與布置，在廠長組織召開的各種專題及辦公會議中，認真做好各項准備工作，做到了會議通知及時、會議記錄詳細、會務准備周到，並按照廠長安排對重要會議下達會議紀要，使廠黨政的各項方針政策能夠迅速傳達到基層各單位。同時，及時呈送上級下發的各類文件，並對由廠下發各基層單位的各類文件及時進行列印、校對，保證各項工作及時高效。
二是公文起草。在最近階段，正逢集團公司《十一五發展規劃》討論中，我根據廠黨政聯合會議討論的意見，對其中涉及我廠的部分進行了認真的歸納整理，執筆起草了《大同煤礦集團公司化工廠對〈大同煤礦集團公司「十一五」發展規劃〉（討論稿）的幾點建議》。在得到廠領導肯定後，我們將建議上報到了集團公司秘書處，由於意見中肯，文字相對嚴密，在討論稿第二稿下發時，我發現其中由我廠建議修改的部分完全按照我廠提供的內容進行了修改。這除了說明我廠的建議比較科學外，作為建議起草人，這對我的文字水平也是一種肯定。
三是注意自己在辦公自動化方面的鍛煉。作為現代化的企業，微機使用是辦公室人員必備的素質。目前，利用微機錄入文字和文件處理，我都能夠得心應手。復印、傳真、公文處理等文秘工作基本熟練。文字錄入速度可以達到每小時四千字左右。同時，也能夠利用互聯網查詢、傳遞、接收、儲存有關信息。但是，還有一些方面尚有欠缺。如，製表，由於操作較少，很不熟練。還有目前已經廣泛使用的多功能一體機由於單位沒有配備，也沒有掌握。
五、實習體會
通過實習，我對文秘工作的重要性有了更深一歩的了解。特別是在新的形勢下，文秘工作人員更要努力學習馬列主義、毛澤東思想、dxp理論和三個代表重要思想，學會運用馬克思主義基本原則和方法，認真學習鑽研黨和國家的各項方針政策，充分把握政策的精神實質，及時了解和掌握上級領導不同時期的工作部署和要求，把政策具體落實下去化為實際行動，並強化組織協調能力，專業工作能力，檢查指導能力，參謀咨詢能力、文字表達能力和熟練使用各種自動化辦公設備的技能，努力提高自身素質，加強世界觀的改造，成為政治過硬，業務精通的合格文秘人員。

D. 考察大專文秘專業的目的

學生要掌握秘書工作的特點和性質，掌握秘書活動和人際交往的原則。還要能夠運用所學到的知識獨立處理日常事務，做好輔助、研究、協調工作。
專科的文秘要學秘書學、公文寫作與處理、秘書工作實務、辦公自動化、文書與檔案管理、社交禮儀。專科文秘是培養熟悉秘書工作、能進行公文寫作有較強公關能力的人才。

E. 為什麼文秘人員要學習人力資源,學習人力資源有什麼意義

1．通過合理的管理，實現人力資源的精乾和高效，取得最大的使用價值。並且指出：人的使用價值達到最大 = 人的有效技能最大地發揮。

2．通過採取一定措施，充分調動廣大員工的積極性和創造性，也就是最大地發揮人的主觀能動性。調查發現：按時計酬的員工每天只需發揮自己20%-30%的能力，就足以保住個人的飯碗。但若充分調動其積極性、創造性，其潛力可發揮出80%-90%。

3．培養全面發展的人。人類社會的發展，無論是經濟的、政治的、軍事的、文化的發展，最終目的都要落實到人--一切為了人本身的發展。目前，教育和培訓在人力資源開發和管理中的地位越來越高，馬克思指出，教育不僅是提高社會生產的一種方法，而且是造就全面發展的人的唯一方法。
實際上，現代人力資源管理的意義可以從三個層面，即國家、組織、個人來加以理解。

F. 秘書學專業的培養目標

與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特徵：
中介性
秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的紐帶和橋梁的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。
直接性
秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上
全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
服務性
人們把秘書工作比喻為上管天文地理，下管雞毛蒜皮，把秘書工作說成沒大沒小，沒完沒了。
被動性
秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。
秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
潛隱性
秘書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
機密性
關於這點，我們將在後面具體闡述。 職能和職責的區別
職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵，解決的是秘書應當做什麼的問題
職能則是秘書人員在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特徵，它不僅解決秘書工作做什麼的問題，還要解決秘書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。
秘書的職能
1.輔助決策
（1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。
（2） 輔助決策的特徵：體現在以下幾個方面：
輔助內容的綜合性
輔助時間的經常性
輔助環節的全過程性
（3） 輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
（4） 輔助決策的過程
協助領導確定目標
協助領導設計方案
協助領導評優選優
協助領導實施反饋
2.協調關系
（1） 協調關系的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。
（2） 協調關系的特徵
從屬性
廣泛性
間接性
（3） 協調關系的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
注重整體
靈活適度
（4） 協調關系的過程
摸清情況
找出症結
恰當協調
督促落實
檢查反饋
3.處理信息
（1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表徵事物消息和信號中的內容。
（2） 處理信息的原則
及時性原則
保真性原則
適用性原則
預測性原則
（3） 處理信息的內容
歷史信息
上級信息
內部信息
公眾信息
社會信息
（4） 處理信息的過程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲存
4.辦理事務
（1） 辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。
（2） 辦理事務的特徵
綜合性
服務性
繁瑣性
突擊性
（3） 辦理事務的原則
被動中求主動
原則中求靈活
繁雜中求規范
（4） 辦理事務的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法定程序
技術程序
習慣程序
秘書的職責
大致也有以下11個方面：
日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）
接待事務（來訪接待、安排服務等）
會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）
行政事務
信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）
調查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）
文書檔案事務（文書撰寫、製作、處理和檔案管理）
寫作事務（各種文體的寫作）
協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等)
督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）
其他領導臨時交辦的任務。

G. 淺談如何做好內勤文秘工作

一、牢固樹立一種精神。
牢固樹立「干一行，愛一行；鑽一行，精一行」的無私奉獻、愛崗敬業精神。
二、自覺提高兩種素養。
一是政治道德素質。1、堅持正確的政治方向；2、樹立正確的榮辱觀；3、具有嚴明的法紀觀念；4、實事求是的思想品德；5、廉潔奉公的自律意識；6、謙虛謹慎的工作態度；7、公而忘私的獻身精神；8、細致保密的工作作風。
二是知識文化素養。1、基礎知識，如：科學文化知識、鄧小平理論、三個代表思想、科學發展觀理論、法規基礎等；2、專業知識，如：秘書專業、公安業務等；3、相關知識，如：自然科學、社交禮儀、心理學、倫理道德、管理等；4、保持穩定、樂觀、健康的心態。如：確定適度的抱負水平、博覽群書開闊胸襟、培養廣泛興趣和愛好、學會調節心理壓力、克服不良嗜好養成良好的生活習慣等。
三、切實加強三個服務。
「三個服務」是文秘工作和文秘人員的指導思想。即： 「為領導服務、為機關服務、為基層服務」。其中最主要、最直接的就是要加強和提高為本部門領導服務的工作水平，確保部門領導對文秘工作的滿意。
四、努力實現四個轉變。
（一）從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀獻策。辦文辦事是文秘人員的日常工作和基本職能，包括文書處理、會務工作、資料保管、信訪接待等，並要隨時承辦領導交辦的其他工作和任務。這些工作瑣碎而繁重，但又十分重要，必須辦好。但是作為現代社會的文秘人員，如果光會辦事辦文還不夠，還要具有較高的思想水平、懂大局、勤思考、善觀察，能為領導提供智力服務，出主意，想辦法，提議案，為其出謀獻策，充分發揮文秘人員的參謀助手作用。
（二）從單純收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。文秘人員是溝通上下左右的橋梁和紐帶，每天獲取的各類信息情況多而雜，有的是有用的、有的是無用的，如果一味地將這些獲取的信息不加梳理和篩選就直接傳遞給領導的話，勢必會造成領導對信息的錯誤研判和決策。這就要求文秘人員要對收集到的信息進行分析研判後，去偽存真、去粗取精後做出初步意見上報領導，發揮參謀主動性，為領導決策提供更大便利。
（三）從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。現代社會需要的是現代化的高效率。現代化的高效率就是來自於科學化的管理。這就要求文秘人員必須堅持克服平日工作中的隨意性，改變單憑經驗、習慣辦事的思維模式。建立科學的管理模式和一整套規范化、程序化、系統化的工作流程和制度，並在技術手段上逐步實現辦公設備的現代化。
（四）從被動服務轉變為主動服務。文秘工作的輔助性質決定了其工作的被動性，但是被動不能等同於消極對待。文秘人員要克服那種只完成領導交辦的任務，而領導沒交辦的就不去辦、不去想的思想；要充分發揮其自身的主觀能動性和創造積極性，根據領導意圖和指示精神自覺主動地開展工作，同時不斷提高文秘工作的預見性和前瞻性，注意總結經驗和探索工作規律。
五、始終堅持五項原則。
（一）安全保密原則。公安部門是國家法律的執行部門和國家專政工具，其工作內容不但涉及國家機密，而且涉及各類重要的敵社情動態信息，公安工作直接關乎社會的穩定和百姓的安危。因此，作為一名從事公安工作的文秘人員，肩頭的責任更為重大，要始終保持高度的安全保密意識，自覺遵守安全保密紀律，並將其具體落實在工作中的每一個環節。如：平時對文件要保密，不能隨手亂扔亂放；開會完後要對文件及時收回歸檔；平時說話要注意，分清「密」與「非密」的關系，不能隨意泄露機密等。
（二）准確無誤原則。文秘人員的工作大都是具體的事務性工作，細節的准確性決定了工作的質量，如果出現大的差錯將會給領導工作帶來直接的後果。如：起草文書時格式、數據、事實要准確；接待來訪人員時自身定位、措辭言語要准確，方法措施要恰當；向領導匯報工作時更要言簡意賅，重點突出，做到准確無誤
（三）迅速及時原則。公安文秘人員要有強烈的時間觀念，做事要迅速，服務要及時，工作不能拖延滯緩。只有在收集信息、提供情況、輔助領導決策等方面實現了迅速及時，才能實現與整個公安監管工作的同步。反之小則誤事、大則影響整體工作進展。如執行上級的指示精神要迅速，處理文書要迅速，為基層民警解決實際問題要迅速。
（四）細致周到的原則。文秘人員做事要縝密，考慮問題要周全。不能顧此失彼，漏洞百出，以偏概全。如：領導安排部置召開一次會議，不僅要做好會前材料的籌備工作，還要做好會議期間的會務工作，更要做好會後的接待等工作。這些事情具體而又瑣碎，如果文秘人員在某一環節考慮不周或安排不妥的話就會給工作造成被動。
（五）實事求是的原則。文秘人員要敢於講真話，堅持原則，這是由公安工作的政治性質決定。如：對於領導的指示和意見，凡是符合實際情況和上級精神、國家法規的就要堅決貫徹執行，反之則不能服從，並要及時提醒，委婉規勸，表明態度，要求領導做出修改錯誤的決定。
六、充分發揮六大作用
（一）橋梁紐帶作用。文秘人員不但是領導的參謀助手，也是溝通上級和下級、領導與群眾、機關內部和外部的一座橋梁和紐帶。
（二）溝通協調作用。協調是文秘工作的重要內容，也是對文秘人員工作能力的具體體現。內勤文秘人員位處部門中樞，要經常注意了解各種動向，本著從整體大局出發，照顧具體情況的精神，密切各部門各人員間的關系，解決矛盾，消除誤會，實現相互間的密切配合。
（三）參謀助手作用。文秘人員由於特殊的身份和地位，決定了其在部門和領導進行決策時的參謀助手作用。如：在制定本地區本部門工作方案時提供建設性的工作意見和幫助領導完成某項具體的工作等。
（四）拾遺補缺作用。「人無完人」每一個領導都不是絕對正確、不會出錯的，工作中難免會有疏漏和不足，對於這點作為領導身邊的文秘人員就要會察覺、會提醒、會補救，以彌補領導的工作不足和糾正工作錯誤，促進工作的健康開展。
（五）事務管理作用。辦事永遠是文秘人員最主要的功能和特點。如基層部門的內勤文秘人員往往一人身兼數職，不僅僅從事內勤文秘工作，同時還要兼任管理、值班等工作。
（六）督查控製作用。協助領導對管轄范圍的工作進行監促檢查和督導工作落實是文秘人員應有的職責。如：對下發的工作方案進行情況落實，對領導交辦的事項進行督促檢查等。
七、積極加強七種能力
（一）參謀能力。參與政務、處理事務是內勤文秘人員的兩大基本職能。增強參謀意識，具有參謀能力，對於文秘人員更好地實現參謀職能具有舉足輕重的作用。主要表現為：一是要善於捕捉有價值的信息，及時提供給領導；二是善於領會領導意圖，做好輔助決策工作；三是善於獨立思考，向領導提供有見地的意見。
（二）寫作能力。寫作能力是文秘人員的基本功，一個稱職的內勤文秘人員必須具備較高的文字表達能力。如：具有語法、修辭、邏輯知識，具有公文和應用文文體知識，掌握常用字詞和標點符號應用等，同時，還要熟悉掌握公安業務文書的寫作，熟悉黨和國家關於公安工作的各項方針、政策、指示精神等。
（三）聽知、口語表達能力。文秘人員每天都有接待來訪、接洽事務、處理問題、多方聯系等基本事務，這就要求文秘人員必須具備有較高的聽知、口語表達能力。一是掌握多種聽知能力。如：有聽電話、聽取他人意見和對領導指示意圖「心領神會」的聽知能力；二是在口語表達上要語言得體、切忌官腔。如在與人交談時，不能只顧自己方便，不考慮對方的接受能力，另外還要注意說話生動活潑，有一定的感召力。
（四）信息處理能力。這是文秘人員在從事工作實踐活動中所應具備的對工作信息的收集、理解、分析、處理能力。主要包括：一是信息的獲取能力。二是信息的選擇能力。三是信息的預測能力。四是信息的處理能力。五是信息的運用能力。
（五）溝通協調能力。協調是文秘工作的重要內容，文秘人員必須具備良好的協調能力，善於處理人際關系、善於發現上層與下層之間、部門與部門之間的不平衡，善於發現干群之間、領導之間的矛盾，及時加以溝通、協調，起到輔助管理的作用。主要表現為：一是能以良好的心態，講求方法和藝術，融洽人際間的情感，達到統一認識，調動各方積極性的目的；二是善於運用相關的政策、規定和制度進行協調；三是善於把握全局，既要從全局出發分析處理問題，又要為著想，把兩者有機地結合起來；四是善於溝通信息，使矛盾各方彼此了解情況，消除誤會；五是善於處理好與各方面的關系，尊重對方，創造出一個良好的工作環境。
（六）辦事處事能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領，也是內勤文秘工作的基本職能。主要內容包括：一是理解和領會能力，這是文秘人員必須具備的基本素質。如有集中的注意力、靈敏的反應力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機智的組合力和精湛的品評力。二是分析能力。每天文秘人員要辦處的事務十分繁雜，如果不能將各種事務合理歸類，加以梳理，分清主次緩急、難易遠近，就很難有條理的完成工作。三是應變能力。在實際工作中，許多事情若死守條條框框，往往行不通，這就需要在工作中要將原則性和靈活性有機結合起來，在不違反原則的前提下變通進行處理。
（七）創造能力。在知識經濟社會的新形勢下，公安工作面臨著新的挑戰，只有創造型的文秘人員才能積極協助領導形成最具有創意與活力的優勢。如：要具有強烈的立體型思維和創新精神，在工作崗位上要經常有新發現、新思維，能為單位領導不斷提供新創意、新設想，能夠在各項工作中有新作為。

H. 文員實習內容（目的）

實習目的：

1，通過實習能夠從理論高度上升到實踐高度，更好的實現理論和實踐的結合，為以後的工作和學習奠定初步的知識。

2，通過本次實習能夠親身感受到由一個學生轉變到一個職業人的過程。

3，本次實習完成畢業設計和實習報告起到很重要的作用。

4，並通過實習調研活動，鍛煉分析實際問題的能力，培養認真、嚴謹的工作作風，為就業和將來的工作提供一些寶貴的實踐經驗。

I. 文秘專業知識有些什麼內容

文秘專業培養德、智、體、美、勞全面發展，適應社會主義市場經濟和現代化建設需要具有系統、扎實的文秘知識和技能的中高級復合型人才。

實踐環節：計算機網路、公務文書寫作、禮儀與形象設計、基礎寫作、新聞寫作等實習、畢業社會實習、畢業設計、實驗實訓、社會調查、校外實習、畢業論文和秘書綜合實訓。

(9)文秘人員業務知識培訓目的擴展閱讀：

一、就業方向

文秘專業學生畢業後，可以參加公務員考試，充實到各級政府機關；也可以加入到企業、行政事業單位和經濟管理部門，從事文秘寫作、辦公室管理和公關策劃、設計、組織，人力資源管理等工作。

二、業務能力

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率並應掌握一定的辦事方法與技巧。