① 新時期基層單位涉密地質檔案資料管理探討
程永平 黎曉英 彭龍珠 寇新琴
（河南省地質礦產勘查開發局第二地質勘查院，許昌461000）
摘要 簡述了涉密地質檔案資料管理的重要性，敘述了涉密地質檔案資料管理面臨社會化服務、信息公開化、信息現代化的挑戰，同時分析了涉密地質檔案資料管理存在缺乏宣傳力度、重視程度不夠、管理工作滯後、制度不統一、標密范圍不細化、管理人員素質差及利用服務受諸多因素制約等主要問題，並提出解決這些問題的措施和建議。
關鍵詞 基層單位；涉密地質檔案；管理；探討
地質檔案資料是地質工作服務社會的重要載體。因此，讓館藏地質檔案資料積極主動最大化的提供社會服務，是新時期賦予地質檔案資料管理者一項光榮而艱巨的任務，而社會化服務也給涉密地質檔案資料管理帶來了一系列的新挑戰。為此，基層單位檔案資料管理者應積極採取應對措施，不斷開拓創新，為開創涉密地質檔案資料管理新局面作出新的貢獻。
1 涉密地質檔案資料管理的重要性
黨和政府歷來十分重視檔案資料的保密安全工作。毛澤東同志早在延安時期就明確指出：「任何時候都要注意保護檔案文件，因為它關繫到人民的命運和前途」［1］。溫家寶同志曾在中央檔案館的講話中指出：「檔案是黨和國家的寶貴財富……我們要非常重視檔案的保管、保護和保密工作」［2］。這些重要的論述，深刻揭示了檔案工作的重要地位、重要使命和重大意義。涉密地質檔案資料管理工作是檔案工作的重要組成部分，在新的歷史時期顯得尤為重要，更應引起基層單位各部門的特別重視。
涉密地質檔案資料是國家經濟建設的重要信息資源。許多地質檔案資料涉及國家、單位甚至個人的機密，主要表現在以下五方面：①國土資源，②測繪，③海洋，④環境保護，⑤核工業工作。
2 涉密地質檔案資料管理面臨的一系列挑戰
（1）社會化服務給涉密地質檔案資料管理帶來了巨大沖擊。在計劃經濟時期，地質檔案資料單純服務於國家，服務對象單一，出問題的可能性較小；而現時的市場經濟環境下，地質檔案資料不僅服務於國家，還要服務於社會，使得服務對象多元化，隨時可能出現較大的問題。因此，涉密地質檔案資料管理必須做到慎之又慎、嚴而又嚴。
（2）信息公開化對涉密地質檔案資料管理產生了重大影響。信息公開是現代化建設的需要，是社會進步發展的必然趨勢。要保證地質檔案資料信息公開化的健康發展，就必須做到保、放適度，要依法、及時、科學地定出密級及保管期限，要定好「度」，定好公開范圍，要處理好保密與公開的關系。
（3）信息現代化給涉密地質檔案資料管理帶來了極大的困惑。信息現代化使涉密檔案資料的存儲、整理和利用方式發生了根本變化。涉密載體多樣化，使得管理復雜化；涉密地質檔案資料以紙介質為主，轉向聲、光、電磁等現代化載體，使許多信息隱於無形之中，其具有傳遞快捷、復制方便、可控性減弱等特點，泄密渠道隨之增多。因此，加強涉密地質檔案資料的管理顯得十分必要。
3 涉密地質檔案資料管理的現狀及問題
隨著黨和國家對涉密地質檔案資料的重視，國土資源部、國家保密局等部門對地質檔案資料的保密清理、利用服務以及秘密范圍的規定下發了：國土資發［2005］215號、［2006］314號、國土資廳發［2007］54號、豫國土資發［2007］68號、［2007］69號文件，提出了明確要求和規定，同時研製開發了涉密軟體等，這都充分表明涉密地質檔案資料管理已引起各部門的高度重視。然而，在新的歷史時期基層單位涉密地質檔案資料管理現狀不容樂觀，尚存在許多問題，主要表現在：
（1）缺乏宣傳力度，重視程度不夠，管理工作滯後。一是許多人認為改革開放了，什麼都公開了，沒有什麼資料涉及機密了，涉密檔案意識差。二是片面強調地質檔案資料社會化服務性，而忽視了地質檔案資料的保密性，從而缺乏涉密管理的警惕性。三是涉密地質檔案資料管理缺少自上而下的責任管理體系，沒有設立監管機構，泄密情況時有發生，涉密管理工作嚴重滯後。
（2）管理制度不統一，密級標准不細化，無法對號入座。國家頒布的「保密法及實施辦法」、「保密制度」，以及國土資源部、國家保密局、核工業部、測繪局聯合下發了一系列文件，制定了密級范圍、保管期限等等，但大部分都很籠統，只有少量細化部分。基層單位很多檔案資料，特別是原始資料、綜合研究性資料、實物資料等都無法對號入座，且缺乏涉密地質檔案資料收集、整理、標密、保管、檢索、統計、匯交和借閱利用的統一規定及制度。
（3）管理人員素質差。一是基層單位檔案管理人員責任心不強，保密意識淡薄，認為涉密管理工作無足輕重。二是業務素質差，基層單位管理人員知識老化，不能很好地掌握檔案管理的新技術、新方法。甚至有些人根本不具備專業知識而上崗，缺乏管理經驗，業務素質極差。這些人不願意學習前人的工作經驗，也懶得去學習現代化管理知識，只能做一些拿拿放放的工作，且拿放工作都做不好，自己放的資料自己找不到，更談不上涉密軟體的操作，從而導致涉密管理工作混亂，致使涉密檔案資料無法安全保管利用。三是管理人員流動性大，人員經常更換，許多人對館藏資料不熟悉，定密范圍不清楚，密級標注不嚴謹，保管期限不明確。
（4）涉密地質檔案資料服務利用受諸多因素制約。主要有：①社會因素：一方面地質檔案資料一旦標上密級，提供利用就受到限制，且解密和公開要得到許多部門的批准和審查；另一方面，改革開放以來，用戶身份復雜化，利用狀況變得較為特殊，使得涉密地質檔案資料在提供利用的過程中稍有疏忽，輕則單位利益受損，重則危及國家安全。②檔案資料自身因素：一是許多地質檔案資料不單純涉及地質礦產內容，還包含測繪、海洋、環境保護、核工業工作中產生的重要數據，並涉及許多絕密、機密、秘密事項，要採用特殊技術手段進行處理方可提供使用，目前尚有一定的難度，無法順利提供利用。二是在經濟利益的驅使下，在辦理礦權登記、礦山開采許可證過程中存在一些不實的涉密地質檔案資料，利用時受到不實資料的誤導，容易造成不可估量的經濟損失。
4 對策和建議
地質資料社會化服務已成為歷史發展的必然趨勢，涉密地質檔案資料管理是為這個發展趨勢服務的。基層單位檔案管理者應通過對涉密地質檔案資料科學管理和技術處理，把能夠在一定范圍內提供社會服務的涉密資料解放出來，把終身定密的資料變成有生命的資料，為更多的用戶提供優質服務。
（1）加大宣傳力度，將涉密管理工作提到重要的議事日程。首先，要貫徹執行《檔案法》、《地質資料管理條例》，加大宣傳力度，使得《檔案法》、《地質資料管理條例》、《國家秘密范圍的規定》、《成果地質資料涉密項目圈定》等法律、條例、法規深入人心，做到人人知法、懂法、守法，增強人們涉密地質檔案資料管理的意識和法制觀念。其次，各級領導必須重視涉密地質檔案資料的管理，積極維護國家的安全和利益。如果涉密地質檔案資料管理保密工作出了問題，不管是有意或無意，對個人、單位、國家都會造成巨大損失，且後果是無法彌補的。
（2）強化各項管理制度，細化密級范圍，確保標密准確，保證涉密地質檔案資料安全使用。基層單位要制定詳細的密級范圍，使各種檔案資料順利對號入座。同時應採取各種措施對涉密地質檔案資料進行認真管理。目前，基層單位應做到：①對保管的所有檔案資料，對照館藏成果地質資料涉密項目圈定要求，逐檔逐件地進行清理，重新標注密級，並錄入資料庫，及時填寫館藏地質資料清理登記表。②對匯交的地質資料，利用涉密軟體，認真填寫匯交地質資料涉密情況登記表，標注出正確的保管期限。③每年年初由專人負責向有涉密資料的單位或個人下發移交清單，一式三份（一份移交人收管、一份存檔、一份暫保存隨涉密檔案上交時一並匯交），由移交人、監交人、檔案員簽名或蓋章，以此確保涉密地質檔案資料的完整與安全。④對所有涉密地質檔案資料設專人、專櫃、專庫保管。對所移交的涉密地質檔案資料，由專人認真清點核對，按有關規定立卷歸檔，並認真填寫目錄，建立總賬、明細賬、檢索卡等。⑤涉密檔案資料在借閱過程中，應持本單位負責人和總工程師簽名並標注借閱范圍的「借閱涉密檔案資料申請單」，方可辦理借閱手續，並嚴格履行書面登記制度。⑥涉密地質檔案資料復印時，應建立嚴格的審批、登記制度，利用後的復印件交回檔案室統一銷毀。
（3）快速培養高素質管理人員。首先，要採取各種方式對基層單位管理人員進行職業道德培訓，增強管理人員的責任心，確保涉密地質檔案資料的保管安全。其次，運用走出去，請進來的方法，對檔案管理人員進行業務培訓，針對不同層次、不同崗位制定出詳細培訓計劃。對新來的管理人員進行「崗位培訓」，派老管理人員參加國家、省、市舉辦的各種檔案繼續教育培訓班和學術交流會，並鼓勵自學成才，以當代科學技術發展的新理論、新知識、新技術、新方法為學習重點，探索研究涉密地質檔案資料技術處理解密的方法，使管理人員轉變觀念，開闊視野，提高創造能力，掌握現代管理技術，成為高素質的復合型管理人才，確保涉密地質檔案資料的安全使用。
（4）做好涉密地質檔案資料的清理工作，更好地為社會化服務。一方面從維護國家安全與利益出發，把該保護的秘密一定保住。同時也要從信息公開的角度出發，讓該交流的信息服務於社會。基層單位保密委員會，要切實負起領導責任，嚴密組織，嚴格審查，並建立起涉密地質檔案資料長效管理機制，出現問題及時查處解決。
當前，正是加強地質工作、加快地礦事業發展的最有利時期，基層單位檔案管理員，肩負著重大歷史使命，涉密地質檔案資料管理工作任重道遠，要樹立「有為才有位」的觀念，圍繞實現地質檔案資料社會化服務的目標，抓住機遇，銳意進取，扎實工作，勇於創新，以科學發展觀為指導，把涉密地質檔案管理和服務工作推上一個更高水平。
參考文獻
［1］曹維新.河南省委常委、秘書長曹維新在全省檔案工作會議上的講話（摘要）.檔案管理，2007（6）.
［2］黃磊.基層醫療單位病案安全管理探討.蘭台世界，2008（2）.
② 如何做好檔案的保密工作
一、做好檔案保管過程中的保密工作
1.檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
2.提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止「無形」儲存在頭腦中秘密的泄露。由於檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什麼場合，都應把保守國家秘密作為自己的神聖職責和應盡的義務。
3.加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢後應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。
二、做好檔案利用過程中的保密工作
做好檔案利用中的監督工作，檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現並制止糾正檔案利用過程中不利於檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：
1.制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便於執行，並在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。
2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善於做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。
3.監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或塗改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者於視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，並在利用登記簿上備注說明。對於損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
③ 如何加強檔案利用過程中的保密管理
一、提高檔案管理人員的綜合素質 檔案管理必須提高自身的綜合素質和保密意識。一是較強的政治素質，恪盡職守，做好檔案工作；二是較強的檔案法制意識，熟悉檔案法律法規內容；三是熟練掌握涉密載體（檔案管理專用計算機、移動硬碟、軟盤）的操作技能；四是較強的檔案保密意識，嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律。檔案工作人員要明確保密職責，定期簽訂保密承諾責任書，並嚴格履行保守國家秘密和工作秘密的義務。檔案工作人員要維護檔案的完整和安全，按章辦事，防止失、泄密事故發生，做到不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。 二、做好涉密檔案的安全保管工作 涉密文件密級的劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。根據《保密法》規定，將涉密檔案文件劃分為絕密、機密、秘密三級。檔案管理人員要根據檔案的不同密級採取相應的管理措施，確保涉密檔案不失、泄密。 國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護。國家秘密事項在一定時間內如被泄露，將會對國家安全和利益造成危害。《國家秘密保密期限的規定》對不同密級的保密期限有著嚴格的規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的特殊規定是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為長期。凡規定為長期的秘密事項，在授權機關解密前，其他機關、單位應當對其採取長期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供利用。按照有關規定要求，涉密檔案應與非涉密檔案分別保管，涉密檔案要用單獨的庫房和相應的保管設備，確保涉密檔案的安全。 當然，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，大多數是降密或解密。作為檔案管理人員應對檔案的密級變化做到了如指掌，及時做好本單位涉密檔案的升密、降密、解密工作。 三、加強涉密載體管理、確保檔案信息安全 各單位要配置檔案專用計算機，並採取有效的身份認證措施，將局域內網與公共外網實行物理隔離，涉密文件具有相應的密級標識，非涉密計算機不得與涉密網路相連。檔案管理人員要對涉密移動存儲進行嚴格登記，並定期對涉密電子文檔和存儲、處理過涉密信息的計算機、移動硬碟、軟盤、光碟、優盤、錄音帶、錄像帶等進行全面、徹底的清理，嚴格把把好涉密載體保密關，確保涉密檔案信息安全。 四、加強檔案利用過程中的監督工作 加強檔案利用監督是確保檔案利用過程中不失密、不泄密的重要舉措，能有效地發現和制止檔案利用過程中不利於檔案保密的不良行為，從而做到既能讓百姓利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，特別是檔案信息安全。要加強檔案制度建設，確保檔案利用工作有序進行。檔案利用制度一般有檔案閱覽制度、檔案外借制度、檔案復制制度等。要根據實際情況，對不同層次的利用者確定不用的利用范圍，規定不同的審批手續，使檔案利用工作有章可循和不失、泄密。涉密檔案的調閱必須經指定領導審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案利用完畢後應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，全力進行補救。
④ 檔案管理保密注意事項有哪些
檔案管理保密注意事項
檔案庫房應按照有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
⑤ 淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作
以下轉載內容僅供參考
檔案信息涉及國家利益和安全、社會秩序、個人穩私等內容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。然而在如今網路發展如此迅速的信息時代，如何既能充分發揮各類檔案的效能，使其為社會主義建設服務，又確保不發生失泄密問題，是一個值得思考的課題。下面就如何在新時期下，做好檔案管理的保密工作談幾點認識。 一、正確處理檔案保密與使用的關系 檔案的保密是為了更好的使用，但在傳統保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現象。人們在查閱涉密檔案時通常會有這樣的顧慮「這些材料是涉密的，我能引用嗎，會不會出什麼問題呢，保險起見，我還是不用了吧」，甚至有些管理者也認為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長期下來，大量甚至是很有價值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對於檔案資源來說是一種浪費，檔案管理人員的價值也無法在利用檔案的效果中體現出來。事實上，涉密檔案當然應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此，在理清檔案保密與使用的關系的基礎上，要改變傳統的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，做到檔案的科學使用，切實完善工作職能。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。 二、加強對電子檔案的科學管理 隨著計算機技術及信息化的發展，檔案形式已不再只是傳統的紙質文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計算機工具的運用。電子計算機的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲在磁碟、光碟上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導致不能正常的使用；存有電子檔案的計算機沒有做到內外網的分離，沒有對內外網伺服器部署好防火牆，導致電子檔案信息在網上的泄露；沒有對電子檔案的使用許可權做好控制，導致內部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強電子檔案的科學管理，根據電子檔案的秘密等級進行有效管理，明確借閱制度，使用許可權，規范借閱手續，同時對存有涉密檔案信息的計算機，存儲載體與互聯網物理隔離，這樣才能保證對電子檔案的安全管理與正常使用。 三、從發展的角度做好檔案密級的調整工作 由於各個檔案的特殊性及所涉及的內容不一樣，而且隨著時間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過程中的密級常常會發生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。因此我們要根據實際情況從發展的角度定時調整檔案的秘密等級，以方便檔案的借閱與使用。密級的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調整密級的標准主要是解密劃控的時間標准、有關涉密內容標准及保密規范標准，在調整密級的同時要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，切實搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級調整工作。 四、以人為本，做好開放檔案的保密工作 堅持以人為本，是科學發展觀的本質和核心，也是做好檔案工作的一個指導方針。檔案的管理是為了更好的使用，要根據不同檔案的性質、內容及實際的使用情況，確定可以開放的檔案。比如：人事檔案的部分信息可以向個人開放。雖說我國目前的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人都不能查閱自己的人事檔案。但是在實際工作中經常遇到當事人需要查閱自己檔案的事例，這按照人事檔案的利用制度是絕對不允許的。然而，這種利用制度與公開、透明的現代法治精神不相符合。我們應當以人為本，對於只要不屬於保密范圍的信息，個人應該享有對自己檔案的知情權，當然，知情權只是意味著個人可以查閱檔案，並不具有修改權。因此，對於不同性質的檔案，我們應該有不同的檔案開放制度，有不同的檔案開放人群，但無論怎樣，以人為本是要放在第一位的，即檔案工作是為了更好的為人服務，為我國改革開放和新時期社會主義現代化建設服務。對檔案的合理開放，也有利於增強人們的檔案意識，增強對檔案工作的監督，對檔案管理人員價值的肯定。當然，在檔案開放之前，要做好檔案開放前的各項工作，如對開放檔案做嚴格的審查，確定哪些檔案是可以開放的，哪些是絕對需要控制的。提高開放檔案案卷內的質量，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求等等。 黨的十七大提出要加強黨的執政能力建設和先進性建設，貫徹落實科學發展觀，構建社會主義和諧社會。
⑥ 如何做好檔案保密工作
一、提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理必須提高自身的綜合素質和保密意識。一是較強的政治素質，恪盡職守，做好檔案工作；二是較強的檔案法制意識，熟悉檔案法律法規內容；三是熟練掌握涉密載體（檔案管理專用計算機、移動硬碟、軟盤）的操作技能；四是較強的檔案保密意識，嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律。檔案工作人員要明確保密職責，定期簽訂保密承諾責任書，並嚴格履行保守國家秘密和工作秘密的義務。檔案工作人員要維護檔案的完整和安全，按章辦事，防止失、泄密事故發生，做到不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
二、做好涉密檔案的安全保管工作
涉密文件密級的劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。根據《保密法》規定，將涉密檔案文件劃分為絕密、機密、秘密三級。檔案管理人員要根據檔案的不同密級採取相應的管理措施，確保涉密檔案不失、泄密。
國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護。國家秘密事項在一定時間內如被泄露，將會對國家安全和利益造成危害。《國家秘密保密期限的規定》對不同密級的保密期限有著嚴格的規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的特殊規定是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為長期。凡規定為長期的秘密事項，在授權機關解密前，其他機關、單位應當對其採取長期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供利用。按照有關規定要求，涉密檔案應與非涉密檔案分別保管，涉密檔案要用單獨的庫房和相應的保管設備，確保涉密檔案的安全。
當然，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，大多數是降密或解密。作為檔案管理人員應對檔案的密級變化做到了如指掌，及時做好本單位涉密檔案的升密、降密、解密工作。
三、加強涉密載體管理、確保檔案信息安全
各單位要配置檔案專用計算機，並採取有效的身份認證措施，將局域內網與公共外網實行物理隔離，涉密文件具有相應的密級標識，非涉密計算機不得與涉密網路相連。檔案管理人員要對涉密移動存儲進行嚴格登記，並定期對涉密電子文檔和存儲、處理過涉密信息的計算機、移動硬碟、軟盤、光碟、優盤、錄音帶、錄像帶等進行全面、徹底的清理，嚴格把把好涉密載體保密關，確保涉密檔案信息安全。
四、加強檔案利用過程中的監督工作
加強檔案利用監督是確保檔案利用過程中不失密、不泄密的重要舉措，能有效地發現和制止檔案利用過程中不利於檔案保密的不良行為，從而做到既能讓百姓利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，特別是檔案信息安全。要加強檔案制度建設，確保檔案利用工作有序進行。檔案利用制度一般有檔案閱覽制度、檔案外借制度、檔案復制制度等。要根據實際情況，對不同層次的利用者確定不用的利用范圍，規定不同的審批手續，使檔案利用工作有章可循和不失、泄密。涉密檔案的調閱必須經指定領導審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案利用完畢後應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，全力進行補救。
⑦ 檔案管理工作須履行哪些保密管理知識
一、認識保密性的意義及要求
1.充分意識到檔案管理保密的重要性與緊迫性
2.檔案保管員的保密要求
3.檔案庫房的基本要求
二、各操作環節的保密工作
1.檔案交接過程中的保密
2.檔案調閱工作過程中的保密
4.檔案銷毀過程中的保密工作
⑧ 如何做好檔案管理的保密工作
加強管理，注重實效。該鎮成立了由分管副書記任組長的檔案管理工作領導小組。同時從機關抽調一名素質高、忠於職守、遵紀守法，且具有相應的檔案管理專業知識和業務能力的人員負責檔案的管理與整檔，確保檔案工作有人管、有人干。
規范制度，加強管理。制定完善了檔案管理的各項制度。建立了文件歸檔制度、檔案保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記制度等，杜絕了因管理不善造成的檔案丟失；加強了對檔案管理人員的業務知識培訓，制定考核辦法，確保檔案管理有章可循。
完善硬體，加大投入。對原檔案室進行了高標准整修、更新，購進了檔案櫥、櫃；加強了檔案室環境，對檔案室進行了消毒清潔，進行了防蟲、防蛀、防潮、防火處理。
注重安全，保密為先。深入開展《保密法》宣傳教育，不斷提高對保密工作重要性的認識，增強全鎮機關幹部的保密意識。
建立聯動機制。成立檔案保密小組，明確各自分工，協調配合，相互監督，形成全院上下一盤棋的保密聯動機制。
完善培訓機制。充分利用該院每周一早讀會集中學習時間，組織幹警進行保密知識學習，並不定期進行檔案保密知識測試、開展檔案保密檢查，做到常灌輸，勤提醒，進一步提升幹警保密意識。
強化保障機制。加大硬體設施投入，建立了密集檔案櫃，並要求幹警借閱檔案時必須在閱檔室進行，不能直接觸密集檔案櫃，限定了檔案室的人員流動范圍，檔案員要定期對檔案庫房進行檢查，從每一細節抓起，確保檔案不存在泄密隱患。
嚴格分類歸檔機制。按照檔案歸檔的保密期限，細致嚴格的進行檔案的歸檔工作，仔細審查檔案保密期限，按10年、15年、30年三種歸檔期間分門別類進行歸檔，保證了檔案的保密性和可利用性。