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大型活動策劃與實施
大型活動策劃與實施
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大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什麼樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什麼技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利於我們把大型活動組織的更加完善。
一、大型活動的定義
大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念：
第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產品要進入一個中心城市，恐怕要花數百萬元的傳播費用。我們最近在深圳為山西一個公司做上市公關，費用開支達數百萬元。這樣大的花費，為什麼還要組織這樣的大型活動呢？當然是為了企業的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的股票，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。我們經常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大、規格更高，但不知為什麼,在活動中要傳播什麼信息也不清楚，顯然沒有目的性。
第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。
第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但並不是參與人數多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區別不僅在於參與人的數量，而是在於活動的社會化程度。
二、大型活動的特點
1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。我們在一些院校討論這個問題的時候，很多學生喜歡問：假如一個機構的公關目標跟社會需求發生矛盾時，你作為該機構的公關顧問，應該怎樣處理這個問題？其實這樣的問題非常簡單，一個組織的形象只有永遠與社會協調同步，才有可能在社會環境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時佔領了銷售市場，或者說提高了市場佔有率，但最終還是要退出這個市場的。
國內過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合我們公關的職業道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，並不僅僅是站在我們某一個企業的立場上。
2、廣泛的社會傳播性。公關的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。
3、嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視， 拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最後再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。在這方面我們有一個比較深刻的教訓。香港回歸以前，我們在廣州做過一個穗、港、澳青年大聯歡活動，按原策劃准備在開幕式上進行三地青年代表交換三地旗幟的儀式，以示交往的開始，這個信息也早已在媒體上發布，結果到開會時，工作人員把交換的旗幟忘記帶到會場，再回去取為時已晚，會議只好臨時取消了這個儀式。那時候這是一個非常敏感的時期，問題一發生就受到媒介的關注，尤其是香港媒介，他們關心是不是政策發生了變化？由於工作人員的一時疏忽造成了失誤是一件非常遺憾的事情。在一些個案中，因為舉辦大型活動而導致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在2000年中舉辦了一個音樂會，就變成了一個8人死亡、20多人受傷的慘案。成都5月份因為施放廣告汽球，使8架本應在成都降落的飛機在其他城市迫降。報紙上也經常有這方面的報道：某某個活動由於管理不善發生人員傷亡或重大財產損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領導者因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。
4、高投資性。一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。
三、大型活動策劃
從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執行：
第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什麼做？一定要很清晰。
第二，進行調查和可行性研究。做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有其特殊性，例如調查的內容：國家關於大型活動方面的政策和法規、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的內容。
可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利於我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最後一個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。
第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特別強調群體創意的概念。我不贊成個人策劃大師的提法，當今的時代已經不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什麼妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以中山大學請我給他們學生講策劃的時候，他們原來做案例作業是要求每個學生一人做一個整體的案例策劃書，我說能不能改一改，變成以一個小組的方式進行策劃？他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的傑作。
第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。
四、操作實施過程應注意的問題
1、實施操作設計。從我個人工作經驗和研究的結果看，我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很好，但是由於缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案確定以後，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較准確的財務預算，因為很多單位做活動，預算做100萬，最後花了160萬，從現代管理考核這個活動，就不能說是成功的。
2、辦理審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規定在城市放煙花要經過審批，但在公眾場所進行活動必須經過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最後放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關的追究，為什麼？因為他沒有辦審批手續，也缺乏民航管理規范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。
3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標准化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序。
4、方案培訓。在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。
5、設計評估標准。一個大型活動的評估應該有一個准確的評估標准。現在很多方案做好以後，往往忽略做評估標准方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不願意付出費用，讓專業公司給他做評估報告。我覺得評估標准，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的標准作出科學評估。
五、策劃的技巧
策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。
一是創造活動的「眼」，「眼」的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環節設計得更有傳播性，這是大型活動創意的核心和關鍵。
二是應該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。
在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就一定能創作出更多、更有影響力的大型活動。
D. 我們公司要在會展中心做一場客戶答謝會.長春哪家做活動慶典的策劃公司比較專業希望大家給推薦一下
我覺得寰成文化不錯，比較專業的策劃公司，專門承接這種會議活動或者演藝慶典之類的。我朋友公司的年會就是他們家做的，你可以去他們網站去看看。
E. 急求能做客戶答謝會活動策劃的機構！！！萬分感謝！！！
答謝會策劃過於繁瑣，自己策劃又容易出錯，忙了半天，沒有效果，專錢還花了很多屬，最後給公司帶來一定的損失。
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F. 客戶答謝會怎麼策劃
答謝會策劃過於繁瑣，自己策劃又容易出錯，忙了半天，沒有效果，錢還花了很多，最專後給公司屬帶來一定的損失。
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G. 我們是服裝公司，年底要舉辦客戶答謝會，今年我們要找新的活動策劃公司，希望大家推薦一下，謝謝
你可以搜索一下：「昶飛廣告」，他們專做活動策劃，經常為阿依蓮服裝策劃活動
H. 尋求銷售房產項目客戶答謝會的策劃（點子）
公司新年客戶答謝會活動策劃方案
活動主題：
牽手、飛翔、提升、歡聚、共話、共贏
（結合主題的內容，製作標語一副）
主辦單位：
xx新型裝飾材料有限公司
活動時間：
2011年1月4日
四、活動目的：
1、借新春即將到來之際,重慶xx新型裝飾材料有限公司以答謝會為交流平台與客戶展開良好的溝通與了解,加強與客戶間的合作關系,以利於今後進一步業務的聯系與合作。
2.、進一步增強重慶xx新型裝飾材料有限公司的品牌效應和影響力；提升客戶滿意度和社會公信度。
3、通過活動提升企業文化的深度和企業宣傳的力度，從而提高企業內部的凝聚力和向心力。
4.通過活動真誠答謝廣大客戶及相關領導；同時促進與南川區領導的工作銜接，為南川新公司未來發展奠定堅實的基礎。
五、活動地點及交通工具明細：
地 點：重慶上邦戴斯酒店
交通工具：內部人員公司自備車輛、來賓自備車輛、特別用車臨時安排。
六、參加人員：
1、客戶100人左右
2、公司領導和服務人員20人左右
3、友情贊助、表演人員和現場工作人員
4、人員到位時間：市內客戶1月4日14:00簽到，市外客戶1月3日到公司會合。
七、組織領導及分工
1、 活動總負責人：董事長/姚總
2、 合作單位負責人：
3、 服務組組長：
八、活動流程及內容：
（一） 前期准備工作
1、主持詞 （ ）
2、領導致詞（董事長致詞）（可加來賓領導講話）
3、請柬、禮物（100餘份）、請柬詞（見附1）、活動流程卡（見附2）。
4、企業宣傳片製作
5、各類人員的明確。（表演人員、頒獎人員、服務人員、組織人員、分組負責人、總負責人）
6、場地相關事宜。（時間、地點、費用、用餐事宜、住宿事宜、遊玩路線、會場布置、舞台音效設置、物質和人員到位）
7、時間銜接。（簽到時間、會議時間、晚會時間、住宿時間、遊玩時間、返回時間、後期維護）
8、節目准備。（公司內部可出節目）
9、安全排查和安全評估。
（二） 簽到時段和事宜
A、簽到席位確定完成，簽到服務人員就位，背景音樂（高雅上進）開始、攝影就位，來賓依次進場簽名，服務人員引領來賓依次就坐，茶童見時機斟茶，公司領導全面接待。（音樂根據來賓進場情況高低切換）
（三） 晚會階段
B、來賓入場完畢，音樂逐漸降低，燈光切入，先進行3—5分鍾的氣氛烘托，以引入來賓期待心情。（時間不得過長）
C、主持人進場（音樂實時起高，掌聲進入），掌聲停止，音樂停止，追燈切入，主持人進詞。（見主持詞）
（四） 領導發言階段
D、領導上場、音樂切入、追燈切入、現場安靜、實時掌聲，領導發言完畢、主持人切入。（如有多位領導發言，可循環使用）
E、會議部分結束，致會議結束詞，音樂切入，引入文藝表演階段開始，燈光切入，氣氛烘托。
（五） 文藝表演階段
F、文藝表演開始，音樂切入，燈光切入、主持人進場，致文藝主持詞
1、節目1
2、抽獎：三等獎 名，頒獎服務人員就位、獲獎者領獎，頒獎嘉賓上台，音樂（輝煌時刻）燈光切入。
3、節目2
4、抽獎：二等獎 名，頒獎服務人員就位、獲獎者領獎，頒獎嘉賓上台，音樂（輝煌時刻）燈光切入。
5、節目3
6、抽獎：一等獎 名，頒獎服務人員就位、獲獎者領獎，頒獎嘉賓上台，音樂（輝煌時刻）燈光切入。
7、節目4（節目可增加和減少）
8、晚會結束，音樂切入（難忘今宵）
（如有其它安排，可進行循環使用）來賓退場，禮品依次發放。
（七） 聚餐階段
G、（該階段可與晚會階段互換）晚餐服務人員就位，來賓及領導入場，致祝酒詞，用餐可根據情況而定。
（八） 住宿階段
H、可根據情況而定，活動總負責人進行相關工作執行。
（九） 遊玩階段 （前期明確）
（十） 返回階段 （前期明確）
（十一） 後期維護階段 （前期明確）
七、注意事項：
1、全程高度重視安全、活動質量、服務質量、活動目的明確組織領導和明確分工，分組分工分管，明確總負責人、活動期間可組織小會議進行提示。
2、前期准備工作務必完成，與表演單位、場地單位、影視單位的銜接必須正確無誤。
3、後期維護階段（與客戶、有請單位、場地單位、影視表演單位）
4、費用預算
5、經驗總結和資料關盤存檔。
6、全場音樂准備（團結就是力量交響曲、輝煌時刻、難忘今宵、凱旋進行曲、金蛇狂舞、萬寶路進行曲、豪勇七蛟龍The Magnificent Seven）（以上音樂均是體現激情、霸氣、活躍、上進的世界名曲）