記者招待會策劃書

1. 會議計劃書

會議接待計劃書

一、會議舉辦地點（由會議公司推介會議型酒店或由主辦方指定酒店）

二、會議時間: 200 年 月 日

三、會議室安排：會議公司與主辦方協商，按主辦方要求辦理（音響、多媒體、鮮花、水果、香煙、茶水）

四、會議保障措施

A ：接站：如提前告知航班、火車次的客人，安排舉姓名牌接站。

如未告知行程的代表，會議公司安排全天候（兩天）機場、車站舉會議牌接站。

接站負責人：楊 全 電話： 13708471666

B ：入住：由會議公司統一安排報到入住。

會場負責人：吳小燕 電話： 13708882728

會議工作人員 3 名（佩戴工作證）

C ：會議資料：由報到時統一領取。

D ：集體照：由會議主辦方通知，會議公司安排時間。

E ：會議禮品、證件及通訊錄製作：由會議主辦方提出要求，會議公司負責執行。

F ：媒體、記者邀請：由會議主辦方通知，會議公司安排。

G ：招待酒會、茶憩、點心、飲品及 VCD 製作：由會議公司安排。

H ：停車：由會議公司與酒店協調解決（費用由會議公司支付）。

J ：返程票務：由報到時會務組統一辦理。

K ：會後考察線路：由會議公司旅遊接待部安排。

五、發票出具：由會議公司出具規范會議公司稅務發票。

六、會後服務：會議結束，會議主辦撤出後，因事滯留客人由會議公司負責接待，直到離開為止。

按照場景改動一些就可以吧

2. 會議策劃流程怎麼寫

會議議程只是會議流程的部分環節，下面提供會議流程： 會議流程 總結我們提供會議服務的經驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環節： 1、策劃 我們提供會展企劃代理 ，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。 2、咨詢 在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。 3、考察 在雙方進一步取得互信後，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。 4、確定 這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。 5、執行 嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。 6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。 以下為相應的流程介紹 一。 會前： 1. 與會議主辦方洽談，了解相關會議需求； 2. 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。並制定完備的會議預案書給會議方； 3. 一般性會議利用網路傳送大量關於會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料，讓會議方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況； 4. 確定方案，簽訂合同，預付定金。 二。 會中 3. 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等； 4. 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求； 5. 會議餐飲：用餐時間、用餐標准及其他特殊要求的安排； 6. 會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導游等安排和確認； 7. 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標准、娛樂地點的確認； 8. 會議禮品：會議禮品的采購、發放服務； 8. 會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。 三。 會後 1. 結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對並結帳； 2. 資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊；

3. 展銷活動策劃書

.....
一看就是又要寫論文的
還要再聯系

A、分析舉辦展銷的必要性：展銷將耗費大量人力、物力、財力，要對其可行性進行研究，寫出可行性報告。非必要，就不舉行。
B、確定主題和子標題：在復雜的內容中，首先要明確一個基本的主題，作為全局的綱領。其他子題目，必須圍繞主題進行，目的是給公眾留下一個鮮明、深刻的印象。
C、確定類型和參展單位
• 類型：室內或露天；大或小型；專題類或綜合類。
• 參展單位：同類或不同類。一般用廣告的方式徵集。
D、明確參觀者的類型
參觀者有專業型和參觀型之分。一般准備兩套解說詞：對參觀型，解說詞要通俗易懂；對專業型，介紹的資料應詳細和深入，學術性要強。
E、建立新聞媒介聯絡機構
工作：1、對外發布新聞。2、與新聞界聯絡。3、挖掘展銷的新聞熱點和亮點，寫作新聞稿件。
F、做好工作人員的培訓
解說員、接待員、服務員的工作質量，直接影響到展銷的質量和效果。必須對其進行現場培訓，熟悉工作和環境，能應付各種特殊情況。
G、編制展銷預算
一般情況下，展銷預算包括7項。場地費、設計費、人工費、聯絡和交際費、宣傳費、運輸費、保險費。預算要留有餘地，防止突發事件的產生。
展銷會需要注意的事項
展銷會特別是大型的展銷會，是一項綜合性的、多維的、立體式的傳播活動。辦好一個會需要精心的組織，需要有關部門的密切配合以及必要的費用。公共關系部門責無旁貸地擔負著組織者的角色，為辦好展銷會需要注意以下幾個環節。
(1)確定展銷會的主題和目的。據此確定參展單位、參展項目與參展標准，然後採取廣告和發邀請信的方式召集參展者。這時，還要根據交通條件、服務設施、天氣情況以及時間長短等情況，確定展會的時間和地點。另外，預測參觀人數和參觀者的類型或層次，也是一項必須完成的工作。
(2)培訓講解及示範操作人員。展銷會既是組織產品、服務的展示，也是組織員工精神面貌和綜合素質的展示。展銷會上，公眾當然可以通過自己的眼、耳、口、鼻、舌、皮膚等直接感知展銷物品，但如果輔之以人員講解及操作示範，則效果無疑會更佳。這就要求在舉辦展銷會之前，就精心挑選和訓練工作人員，如講解員、接待員、示範員等有關專業人員。 培訓內容包括：
• 各項目、內容的專業基礎知識；
• 公關接待和公關禮儀方面的基本知識；
• 各自的職責、各種可能發生的突發性事件的處理原則和基本程序。
(3)成立專門對外發布新聞的機構。該機構的工作內容是：在展銷日期、地點確定後，舉辦記者招待會發布消息，邀請新聞界人士參加開幕式，盡可能多地在報刊、廣播、電視上報道開幕式的消息和實況。這樣做可以在展銷開始之前就產生重要的宣傳作用，也可以吸引更多的參觀者。安排好新聞發布室，並准備新聞報道所需的各種輔助宣傳材料。
在展銷會期間，新聞發布室應自始至終開放，隨時收集參觀者及展銷會的有關信息，並與新聞媒體保持密切聯系。
(4)展銷會結束後，公共關系人員應注意收集新聞媒介對展銷會的有關報道，總結經驗教訓，留檔保存，作為下次舉辦展銷會的參考依據。

4. 怎樣寫校園記者招待會策劃書

一、
目的：
1、
開辦記者抄招待會，加強一各媒體之間的聯系，促進雙方合作關系，奠定友好合作基礎；
2、
與供應商合作，利用招待會推出**優惠促銷活動；
3、
利用媒體的宣傳在**商界引起競爭以促進銷售；
二、
方案內容：
1、
與供應商合作進行針對性的活動宣傳；
2、
招待會的召開應特定在每次促銷活動前1~3天召開；
3、
利用招待會對活動進行新聞性的報道，並配合各廣告；
三、
範例：
方案一：**家電大降價
1、
活動時間：12月1日
2、
活動地點：酒店宴會廳
3、
媒體人員：電視台
廣播電台
報社
4、
招待會主題：**及各家電廠家聯手再掀家電降價風暴
5、
主辦：
企劃部
6、
協辦：長虹
康佳
高路華
7、
活動內容：
特價+抽獎+酬賓
8、
費用：
辦會費、禮品費由供應商負責
方案二、有油就有禮
1、
活動時間：12月10日
2、
活動地點：酒店宴會廳
3、
媒體人員：電視台
廣播電台
報社
4、
招待會主題：**引導食油新概念
5、
主辦：
6、
協辦：金龍魚
丁香
福臨門
7、
活動主題：
買油送禮+特價+油品知識宣傳
8、
費用：
所有費用由供應商支付

5. 如何策劃一個記者招待會

給你一個案例，參考一下

記者招待會活動方案

一、 目的：
1、 開辦記者招待會，加強一版各媒體之間的權聯系，促進雙方合作關系，奠定友好合作基礎；
2、 與供應商合作，利用招待會推出**優惠促銷活動；
3、 利用媒體的宣傳在**商界引起競爭以促進銷售；
二、 方案內容：
1、 與供應商合作進行針對性的活動宣傳；
2、 招待會的召開應特定在每次促銷活動前1~3天召開；
3、 利用招待會對活動進行新聞性的報道，並配合各廣告；
三、 範例：
方案一：**家電大降價
1、 活動時間：12月1日
2、 活動地點：酒店宴會廳
3、 媒體人員：電視台 廣播電台 報社
4、 招待會主題：**及各家電廠家聯手再掀家電降價風暴
5、 主辦： 企劃部
6、 協辦：長虹 康佳 高路華
7、 活動內容：
特價+抽獎+酬賓
8、 費用：
辦會費、禮品費由供應商負責
方案二、有油就有禮
1、 活動時間：12月10日
2、 活動地點：酒店宴會廳
3、 媒體人員：電視台 廣播電台 報社
4、 招待會主題：**引導食油新概念
5、 主辦：
6、 協辦：金龍魚 丁香 福臨門
7、 活動主題：
買油送禮+特價+油品知識宣傳
8、 費用：
所有費用由供應商支付

6. 天津塘沽尋求會議策劃！！

會議策劃
會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據會議的目的藉助一定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構思、會議策劃設計、製作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創意才行。

會議策劃的流程
1、搞清楚「想法」 會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。 2、搞清楚「思路」 會議策劃
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。 在你籌劃的思路理清後，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。 3、會議地址的選擇 會場的選擇，直接關繫到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨後進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？ 改革開放後，人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性，彰顯企業的高端形象，建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。
編輯本段會議場所的選擇
1, 列出可供選擇的清單 必須製作一個會議場所清單表，清單表上需註明會議要求的所有重要條件，便於各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大大提高效率。 2, 根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配 比如研究和開發會議需要有利於沉思默想、靈感涌現的環境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對於交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。 3，親臨現場實地考察 考察場地非常重要，要做好充分的准備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以後解決可能出現的交易問題；要對會議中的重要流程和環節心中有數，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今後出現風險的機率就越低。 4、會議整體規劃 確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想像出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最後落實的方案，如果策劃人員經驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了「工作時間進程表」「任務分工表」「物品清單」「成本分析表」這幾張最重要的執行文件。
編輯本段會議市場發展的集聚形式會都模式
伴隨著會議市場的發展，一些城市由於其各方面的條件的吸引，成為了炙手可熱的會議舉辦目的地，一種新的城市發展模式誕生了，北京綠維創景稱之為會都模式，就是是伴隨會議市場發展而形成的會議產業聚集形式，是以會議接待為主導、擁有大規模會議設施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產業聚集場所，包括達到一定規模的會議型度假酒店或行政區域，按照會都影響力范圍可分為國際型、國家型和區域型；按規模可分為城鎮型和度假酒店型；按照規模，可以分為小型、中型、大型。 會都模式，是會議產業發展到一定程度產生的，我們將其大致概括為三類發展模式： 1、旅遊市場導向型：依附著名的旅遊目的地或中轉過境地，借該地觀光旅遊之勢，依託旅遊市場，導入會議需求，形成觀光旅遊型會議聚集，包括以會議方式存在的獎勵旅遊和福利旅遊等。雲安會都是一個典型案例。 2、城市商務導向型：由大都市的商務會議市場需求拉動，產生聚集效應，形成商務接待與商務會議型會都，多位於經濟繁華大都市郊區。九華山莊是一個典型案例。 3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用，形成了對會議市場的規模化開發，產生了會都聚集。瑞士達沃斯小鎮是一個經典案例。
編輯本段會都案例
1、瑞士達沃斯小鎮 達沃斯風光旖旎，景色如詩如畫，是歐洲人心中的「人間天堂」。然而，世界經濟論壇在此舉行前，它只是個默默無名的小鎮。自首屆論壇以後，達沃斯舉世矚目，開了世界會議旅遊史的先河。每年僅該論壇舉辦的幾天內，達沃斯就可收入2000多萬瑞士法郎。 達沃斯立足會議，與瑞士各大旅遊名城走差異化路線，憑依經濟論壇揚名後，進一步放大原有的「滑雪勝地」優勢，依託會議帶來的知名效應繼續做大旅遊市場。當地又把從會議上的盈利，繼續投入到酒店、餐飲等旅遊服務改善之中，形成旅遊與會議相輔相成、互相促進的良好局面。如今，達沃斯這個小城要接待來自世界各地的230多萬名遊客。 2、雲安會都 位於昆明這個中轉過境地，依靠昆明乃至雲南整個地區的旅遊資源優勢，形成以昆明為中心，輻射全省，連接東南亞，集旅遊、觀光、度假、娛樂為一體的旅遊體系。 四、會都模式的展望 中國的會議市場潛力巨大，會都模式已經並將發揮很大作用，爭取做細、功能做全的同時，會都也將有新模式不斷出現。如連鎖型會都、大企業的附屬會都、產業復合型會都和「會展之都」等。 會議策劃意向書的撰寫
編輯本段會議策劃意向書
預算
會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面： 1、交通費用 交通費用可以細分為： (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通 (2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。 (3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。 2、會議室/廳費用 具體可細分為： (1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。 (2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。 (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。 對於這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。 3、住宿費用 住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裡面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。 正常的住宿費除與酒店星級標准、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。 4、餐飲費用 會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決於會議議程需要及會議目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。 (3)、酒水及服務費 通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。 (4)、會場茶歇 此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。 (5)、聯誼酒會/舞會 事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認： 6、視聽設備 除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括： ●設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理 ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理 c、演員及節目 通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。 d、其他——點心、水果及調制色酒 5、雜費 雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括列印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 那麼，展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢？ 展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方—— 相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。 不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。 展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標准展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。 如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
邀請
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。 信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。 確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。 通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。 如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。 統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。 交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。 重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。 由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准酒會模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。 新聞發布會要素： ●目的 ●信息發布的目標受眾 ●擬邀請對象 ●發布會規模 新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 1、活動策劃與主題確定 2、節目策劃與議程安排 3、資料准備 4、與會人員邀請、溝通與確定 5、時間、場地落實與場景布置 6、產品展示、演示與信息發布 7、現場氣氛控制 一、清楚發布會所要達成的目標，發布會的類型，以確定其規格、方向和基本風格。 大體上，新聞發布會可以分為如下幾個類別，而且風格也基本沿用下述套路： 1、政治性——嚴肅感 2、高科技產品類——正規中帶有活潑 3、農業類別——親切、環保 4、文化類別——文化感、歷史感 5、一般工業品——科技感、品質感 6、娛樂類——活潑，前衛 7、時尚產品——經典中帶有時代氣息 8、工藝品類——經典、古拙 9、其他類別——相應的風格 二、成立籌委會，組織相關的人員，確定組織、人員保障。 一個發布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。 建立組織的原則：一是「專業原則」，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的准備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組；二是「平衡原則」，因事設組，每個組的工作量相對平衡；三是「分工原則」，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確；四是「扁平原則」，一般在大型的活動中有多層次的「金字塔」結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精幹、高效為要；五是「制度原則」，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。 發布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至於最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中，相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。 籌辦新聞發布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應該請專業公司代理。 三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。 時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。 整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有著清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。 四、活動策劃、確定活動主題。 活動策劃主要包括如下內容： 1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。 在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間，演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鍾到20分鍾之間比較合適。 2、主題策劃發布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現「XXX發布會」字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。 另外，按照國家新聞出版有關部門的規定，凡是主題中有「新聞」字樣的發布會，須經國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業略去「新聞」字樣，採用其它稱法。 確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發布會的規格與規模，進而影響發布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的「關鍵點」，宜重點來抓。 參會人員的選擇上，服務發布內容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。 新聞記者則是發布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發出邀請函，然後電話落實。時間較突然的新聞事件可以採用電話和傳真的方式。落實好後做好分類的統計工作。 五、擬定活動策劃案和具體操作方案。 活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。 具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鍾。一般會議人員人手一份。 六、新聞通稿及相關資料准備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為： 1、會議議程 2、新聞通稿 3、演講發言稿 4、公司/組織宣傳冊 5、有關圖片 6、紀念品(或紀念品領用券) 7、企業新聞負責人名片(新聞發布後進一步采訪、新聞發表後寄達聯絡) 新聞通稿包括如下： 1、消息稿。字數較短，一般在1000字以內，發布起來快，有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。 2、通訊稿。篇幅較長，內容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現。 3、背景材料。 4、圖片資料。 以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光碟、軟盤的形式。 5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技術、營銷分管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標准。 6、公司或組織的宣傳冊。 7、參會重要人物、知名人士材料。 禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。 值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。 各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

7. 一個成功的新聞發布會要具備哪些條件

新聞發布會
又稱記者招待會，是一個社會組織直接向新聞界發布有關組織信息，解釋組織重大事件而舉辦的活動。
6.1.2新聞發布會的特點
1.正規隆重：形式正規，檔次較高，地點精心安排，邀請記者、新聞界（媒體）負責人、行業部門主管、各協作單位代表及政府官員。
2.溝通活躍：雙向互動，先發布新聞，後請記者提問回答。
3.方式優越：新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網站，集中發布（時間集中，人員集中，媒體集中），迅速擴散到公眾。
6.1.3新聞發布會的時機與主題
（1）恰當的時機：事件前一個月或兩個月左右，如滑雪節12月5日召開，10月中旬召開新聞發布會。
（2）合適的主題：主題應集中、單一，不能同時
發布幾個不相關的信息。
6.1.4新聞發布會的籌備
(1)准備主題材料
A.發言稿、新聞通稿（發給記者）
B.宣傳材料
C.記者提問提綱（答記者問的備忘錄）事先充分討論，統一認識、口徑，專門班子起草，列印，分發給記者。
（2）確定主持人和發言人（誰級別高）
A.主持人一般由組織的宣傳負責人擔任
B.發言人一般由組織的主要負責人擔任（級別高、有權威性）
C.發言人旁邊可配設助理人員
（3）確定邀請記者的范圍地域（全國、地方）形式（文字、圖片、錄音）日期定後，提前一周送請柬，會前一、
二天電話落實。
（4）選擇合適的地點
（5）做好預算
6.1.5新聞發布會程序
時間通常上午10點或下午3點，1—2小時
之間，1.5小時左右。
1.迎賓簽到
2.分發資料
3.會議過程
4.會後活動
5.效果評估
6.注意事項
新聞發布會流程（具體）
新聞發布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調查中發現，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會，幾乎100％的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由於新聞發布會上人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加發布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，另外，新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機會。
一、新聞發布會的操作技巧
新聞發布會的標題選擇
新聞發布會一般針對對企業意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字，這個名字會打在關於新聞發布會的一切表現形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發布會的標題時，一般需要注意以下幾點。
1、避免使用新聞發布會的字樣。我國對新聞發布會是有嚴格申報、審批程序的，對企業而言，並沒有必要如此煩瑣，所以直接把發布會的名字定義為「**信息發布會」或「**媒體溝通會」即可。
2、最好在發布會的標題中說明發布會的主旨內容。如：「某某企業2005新品發布信息發布會」。
3、通常情況下，需要打出會議舉辦的時間、地點和主辦單位。這個可以在發布會主標題下以字體稍小的方式出現。
4、有時，可以為發布會選擇一個具有象徵意義的標題。這時，一般可以採取主題加副題的方式。副題說明發布會的內容，主題表現企業想要表達的主要含義。如：海闊天空五星電器收購青島雅泰信息發布會
新聞發布會的時間選擇
新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。
因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天，因此要把發布會的時間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會議時間保證在1小時左右，這樣可以相對保證發布會的現場效果和會後見報效果。
發布會應該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出於禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發布會後共進午餐或晚餐，這並不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會，一般不需要做類似的安排。
有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布，也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。
在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件，媒體對這些事件的大篇幅報道任務，會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。
新聞發布會的地點安排
場地可以選擇戶外（事件發生的現場，便於攝影記者拍照），也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。
酒店有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易於尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？
發布方在尋找新聞發布會的場所時，還必須考慮以下的問題：
·會議廳容納人數？主席台的大小？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？
·背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。酒店是否會代為安排。
·酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當地市容主管部門是否有規定限制等。
新聞發布會的席位擺放
擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放。注意確定主席台人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是「職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後」。
現在很多會議採用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。
擺放回字型會議桌的發布會現在也出現的較多，發言人坐在中間，兩側及對面拜訪新聞記者坐席，這樣便於溝通。同時也有利於攝影記者拍照。
注意席位的預留，一般在後面會准備一些無桌子的坐席。
發布會其他道具安排
最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等，相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。
新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。在發布崦趴諦璋才徘┑教ê頹┑講盡R話慊嵋榛嵋笥牖嵴吡糲旅枳急負謾扒氪兔焙?br/>
新聞發布會的資料准備
提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：
1、會議議程
2、新聞通稿
3、演講發言稿
4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）
5、公司宣傳冊
6、產品說明資料。（如果是關於新產品的新聞發布的話）
7、有關圖片
8、紀念品（或紀念品領用券）
9、企業新聞負責人名片（新聞發布後進一步采訪、新聞發表後寄達聯絡）
10、空白信箋、筆（方便記者記錄）
發布會發言人的確定
新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳，公司形象無疑也會令人不悅。
新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面：
·公司的頭面人物之一——新聞發言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話。
·良好的外型和表達能力。發言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表包括身體語言整潔、大方得體。
·執行原定計劃並加以靈活調整的能力。
·有現場調控能力，可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。
發言人回答記者問的准備
在新聞發布會上，通常在發言人進行發言以後，有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通，曾強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。
在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。
發布會前主辦方要准備記者答問備忘提綱，並在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發布會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對於涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜採取「無可奉告」的方式。對於復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。
有些企業喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜採取。
新聞發布會對記者的邀請
媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加，必要時如事件現場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以採取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以採取書面邀請函的方式。
適當地製造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。「我要在第一時間把這消息報道出來」的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是「新聞資源已被破壞」，看到別的報紙已經報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多麼熟悉，在新聞發布會之前，重大的新聞內容都不可以透漏出去。
在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望藉助發布會的時機進行業務聯系，並作出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行回絕。
新聞發布會的幾個誤區
誤區之一：沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好，很多時候，企業並沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時不時地開個發布會。造成的後果是，企業雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過於喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內容。
誤區之二：新聞發布的主題不清。從企業的立場出發，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什麼時候得了金獎，什麼時候得到了認證，什麼時候得了第一，什麼時候捐資助學。但是偏離了主題的的東西在媒介眼中，形同廢紙。
又有的企業在傳播過程中，生怕暴露商業機密，凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就「環顧左右而言他」，不是無可奉告就是正在調查。這樣一來，媒體想知道的，企業沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業又不厭其煩。

8. 舉辦新聞發布會需要做哪些准備工作

舉辦新聞發布會需要提前准備標題、時間、場地、發言人等要點工作。

1、標題

新聞發布會一般針對對企業意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字，這個名字會打在關於新聞發布會的一切表現形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。

為發布會准備一個適當的標題，能帶來好的宣傳效果。如可以為發布會選擇一個具有象徵意義的標題。這時，一般可以採取主題加副題的方式。副題說明發布會的內容，主題表現企業想要表達的主要含義。

2、時間

新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。通常情況下，發布會的時間安排在工作日，時長為1小時左右，這樣可以相對保證發布會的現場效果和會後見報效果。

3、地點

場地可以選擇戶外（事件發生的現場，便於攝影記者拍照），也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。

為了體現權威性，可在人民大會堂等權威場所舉行。（由於審核程序繁瑣，企業可委託專業策劃公司全程策劃籌辦）

4、席位

擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放。注意確定主席台人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是「職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠後」。

很多會議採用主席台只有主持人位和發言席，貴賓坐於下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。

擺放回字型會議桌的發布會也出現的較多，發言人坐在中間，兩側及對面擺放新聞記者坐席，這樣便於溝通。同時也有利於攝影記者拍照。

注意席位的預留，一般在後面會准備一些無桌子的坐席。

5、道具

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等，相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。

新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。

6、資料

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次為：會議議程、 新聞通稿、發言稿、發言人背景、公司宣傳冊、產品說明資料、有關圖片、 紀念品、企業新聞負責人名片、空白信箋、筆（方便記者記錄）。

7、發言人

代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。

新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面：

公司的頭面人物之一——新聞發言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話；良好的外型和表達能力；知識面豐富，有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表整潔、大方得體；執行原定計劃並加以靈活調整的能力；有現場調控能力，可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。

8、提問

在新聞發布會上，通常在發言人進行發言以後，有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。

在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。

發布會前主辦方要准備記者答問備忘提綱，並在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發布會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止；對於復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。

9、媒體邀請

邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以採取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以採取書面邀請函的方式。