行政文秘基本知识培训视频

A. 秘书、助理和行政人员培训班及培训教材

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。
为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。为此智通培训资讯网常期有在北京、深圳、上海、青岛、苏州等举办相关的公开课程，详细的课程可以去他们网站了解一下。培训的同时他们还会有专业的培训教材及电子档教材给到各位。

参加资料：智通培训资讯网WAYS

B. 行政文秘主要职责

行政文秘主要职责以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等：

行政文秘主要职责：

1、拟定本局工作计划、发展规划，综合掌握和反映全面工作情况。

2、组织起草和审核以本局名义上报下发的文稿，协调本局各岗位之间的工作。

3、负责本局干部、职工的水电设施、车辆、办公用具、财产、财务和福利生活及后勤保障工作。

4、辅助本局领导参谋决策并做好上传下达工作。

5、完成上级领导交办的其他任务。

行政秘书工作内容

日常工作细则

1、协助办公设备及办公环境的维持及维护；

2、结算各项行政费用；

3、负责相关文档管理工作；

4、其他日常行政支持性工作。

行政工作细则

1、协助行政经理完成公司行政事务管理；

2、参与公司绩效管理、考勤等工作；

3、参与公司行政、采购事务管理。

以上内容参考网络-行政秘书

C. 怎样才能做好一名行政秘书

呵呵，我也和你做同样的工作，也觉得饿心烦，确实啊，想做好一个好秘书，确实不容易啊！主要是我们要作好本职工作在，我想下面的小知识会对你有点帮助：
1. 接听、转接电话；接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.

D. 行政秘书，需要接受什么培训

北京金世纪学校有文秘培训，挺不错的。

E. 如何做好行政文秘工作

随着烟草行业改革和形势的发展，办公室的工作任务日益加重，要求越来越高。办公室作为一个单位的行政中心和对外窗口，其工作好坏直接影响到单位的办事效率和对外形象。文秘人员作为办公室的重要组成人员，如何做好本职工作，充分发挥作用？笔者结合自己从事文秘工作的实践，谈几点粗浅的看法和思考。 一、正确对待文秘工作 办公室在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外，还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、企业宣传等方面的任务。而文秘工作作为办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体，其主要工作归纳起来就是办文、办会、办事，其质量的好坏关系到办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，更重要的是关系到能否正确把握宣传导向、全面贯彻上级文件精神及传达领导的讲话精神。作为文秘人员，其技术性、体力性的劳动并不多，多数是文字材料性的工作。这些工作看似简单，但其实是对个人政治理论水平、政策水平、文字功底的一种综合性检验。要做好这些工作，除了要善于把握时事政策导向外，还要善于在工作中不断总结提高，更要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神。 “没有任何借口”是美国西点军校的校训和校风。办公室作为一个部门的窗口和纽带，要树立“想尽一切办法完成任务，不找任何借口”的理念。因此，一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着对本职工作是否尽职尽责。作为文秘人员，不仅必须具备扎实的专业知识技能和较好的文字功底，还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以阳光心态迎接挑战。文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，按照公司的规章制度及工作流程办事，合理安排工作和时间，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率。 二、当前办公室文秘工作存在的问题 随着烟草企业队伍素质的整体提高，行业文秘工作也有了很大进步,但仍然存在一些不容忽视的问题，值得我们认真思考。 一是忙于日常事务，统筹协调、解决问题的能力不高。针对办公室集文秘、服务、企业文化、接待等综合职责，文秘人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中，没有把握住工作重点，有时统筹协调、解决问题的能力不高，以至于出现上下沟通不够，协调不畅，起草文稿材料思路不清，难以起到参谋助手作用。 二是办公室文秘人员少，工作负担重。一些单位主要从事文秘工作的人员相对不足，加之工作比较繁杂，很多时候出现“头痛医头”、“脚痛医脚”，顾此失彼的现象。虽然还要经常加班，但效率不高、质量不好、领导不满意，严重影响了办公室工作的开展。 三是文秘人员的综合素质跟不上工作要求。由于工作要求越来越高，办公室文秘人员现有的专业知识已远远不能适应新形势下对文秘人员的要求。首先是专业知识欠缺。现在的文秘人员基本是半路出身，没有系统学过文秘专业知识，不能满足工作的需要。其次是知识更新过慢，思路不宽。办公室人员外出学习培训机会少，视野不开阔，工作思路不宽，知识更新慢，无论是办文、办会、办事都与领导的要求还有差距。 四是信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好。由于办公室工作的局限性，去基层调研的机会较少，面上情况掌握不清，报送信息滞后，虽然花了不少的时间和精力，却没有达到预期的最佳效果。 三、对做好办公室文秘工作的思考 为了更好地胜任自身工作，文秘人员需要不断的反思和改进工作方法，让文秘工作适应新形势下行业改革发展工作的需要。 （一）进一步加强系统学习，提高综合素质 工作方式方法的创新来源于勤奋学习、善于学习。一是要紧紧围绕企业生产经营和改革发展的中心，首先按照“超前谋划、提前落实、注重细节、保证质量”的要求，进一步加强对国家局重要政策、法律法规、业务知识等方面的学习，提高思想认识和政治敏锐性，学会从政治的角度来辨证的分析问题和解决问题；二是要学会“吸众家之长，补一己之短”，把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”；三是强化自身能力，特别是“三基本”训练，即：基本思路训练、基本能力培养、基本素质教育，进一步提高期思维能力、履职能力和执行能力，做到“履职有思路、办事懂规则、工作有水平”，确保在以后的工作中能在节奏上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平。 （二）改进工作方法，提高办事效率 办公室工作每一项都与全局有着密切的联系。作为办公室文秘人员，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的办事效率。 一要甘于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作的宗旨是服务，服务就意味着奉献。因为文秘工作有时没有节假日，不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，因此，要做好工作，必须要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，必须要有不图名、不图利、默默无闻的精神；要将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。 二要理清思路，有条不紊的做好本职工作。要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，做到忙而不乱、紧张有序。同时，还要善于思考，别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，不断摸索工作规律。 三要注重细节，加强沟通协调。“细节决定成败”。办公室工作接触面广，在工作中文秘人员要按照“超前谋划、系统落实、注重细节、保证质量”的工作方针，坚持“严、细、快、实”的工作作风，低调做人、潜心做事，以更加认真、更加负责的态度，强化大局意识，一丝不苟；同时正确认识和对待组织、自己和他人，以实际行为来感染和带动其他同事，这样才能真正协调好各部门的关系，有利于各项工作的开展。 四要抓住重点，做好办公室服务工作。办公室文秘人员的工作重点主要是办文、搞好信息宣传。首先会议未开，文秘先行。文秘人员在起草领导讲话稿前，必须要领会领导的意图，然后认真思考，精心构思，阅读相关资料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办、重要会议和重大活动筹办，确保万无一失。其次做好文件的上传下达工作。要在严格做好公文处理及发文审核工作的同时，努力做好文件的上传下达工作，尤其是一些重要文件的上传下达工作。最后是积极主动，做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分。它是反映企业工作动态，交流工作情况，展示工作成果，为上级领导科学决策提供有效服务的媒介和载体。信息的基本报送原则是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。所以，在报送信息的时候一定要把问题搞清楚，在肯定成绩的前提下，指出隐藏在成绩背后的矛盾和问题，提醒领导注意。 （三）求实创新，做好企业宣传工作 宣传工作是烟草行业的重要组成部分，对塑造企业形象，促进企业改革，维护企业稳定，提升企业素质，调动和激励企业干部、职工积极性的发挥，保持企业持续稳定健康发展，有着无以替代的重要作用。为此，一个合格的文秘人员应该结合实际，充分发挥自身特点和优势，通过手中之笔，紧紧抓住“三点”，做到“三贴近”，即“抓重点工作贴近领导意图、抓热点问题贴近群众需求、抓亮点总结经验贴近上级需求”，突出本单位一些好的做法、好的经验，深开掘、出精品，做到在对内宣传的同时，还要通过报纸、广播、电视等媒体将此向外宣传出去，真正达到妙笔生辉的效果。这样，既提高了文秘人员的业务能力，又促进了文秘工作的开展。 以上对文秘工作的思考，仅反映了文秘工作的一个方面。

F. 行政文秘是做什么的

秘书的工作职责及分工
秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、 商务沟通

（一）接待工作

1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二) 沟通与协作工作

1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

（三）商务谈判

1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一) 会议筹备

1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

(二) 会议沟通与协调

1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

3. 做好会议保卫、保密工作。

4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

（三）会议善后

1. 做好与会人员的返程安排

2. 检查清理会场和整理会议文件。

3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

4. 评估会议效果

三 商务活动管理

（一） 商务活动

1. 安排会见、会谈

2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2. 掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。

4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

（二）商务旅行

1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四 办公室的管理

（一）办公环境管理

1. 合理设置办公室的布局

2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3. 维护责任区整洁的工作环境

4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

（二）办公资源管理

1. 采购、调配和利用各类办公资源

2 做好办公资源库存的监督管理工作

3 参与政府采购管理和招标工作

（三）办公效率管理

1. 制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

五、 信息与档案管理

（一）信息管理

1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2. 掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3. 运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4. 熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6. 掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

（二）档案管理

1. 掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

2. 熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3. 了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4. 掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

5. 掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

六．日常办公事务处理

（一）文书处理

1. 熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

2. 科学做好文书的清退和传递工作

3. 掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

5. 掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。

6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

（二）其他事务

1. 运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

2. 掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

3. 掌握零用的管理方法和报销手续

4 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

七．常用事务文书写作

（一）行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

（二）公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

（三）涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

八 商务礼仪

（一）个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

（二）日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

（三）涉外商务礼仪

掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

G. 行政文秘主要做什么

行政秘书是指在党政机关工作，属于行政机关的秘书。

主要工作内容：

1、协助维护办公设备和办公环境；

2、解决行政费用；

3、负责相关文件的管理；

4、负责人事部秘书、公章管理工作；

5、签发各类函件(包括行政介绍信、证照等)、干部(职工)调动通知；

6、负责各类文件和通知的接收和监督；

7、负责本部门的接待及日常事务；

8、负责人事档案和文件档案的管理。

成为一名优秀的行政秘书的基本要求：

1、忠于职守 。干一行爱一行，这是职业准则，行政文秘工作人员首先要热爱自己的工作，这样才能对工作有强烈的责任感，才能很好的完成领导分配的工作任务，对自己负责，对工作负责，对领导负责，脚踏实地的去完成自己份内的工作。

2、诚实守信，遵规守纪。诚实守信不仅是做人的基本原则，也是行政文秘工作的首要条件之一，行政文秘工作人员在工作中在做到守时、守信、守约，在工作中遵守企业的规章制度，遵守法律的相关规定，不违反工作条例，不做违法犯罪的事情，严格律已。

3、注重仪表，注意言行。身为一个行政文秘人员，应该有良好的仪表，因为行政文秘人员代表不仅仅是个人更是企业的形象。