A. 秘書、助理和行政人員培訓班及培訓教材
隨著企業管理水平的要求不斷提升,對行政管理人員的專業素質要求越來越高。經常聽到一些企業高層抱怨手下的行政管理者還只是一個「高級勤雜工」的角色,經常埋頭處理一些瑣碎的事務,但從沒有系統地全方位處理行政管理工作; 同時也有不少的行政管理人士感慨,自己整體忙得天昏地暗,卻不但得不到老闆、同事的肯定及認同,還常常因夾在管理層及基層而被投訴、抱怨,不知道該如何有效率地處理行政事務,而且感覺也沒有專門的培訓來增加自己相應的專業技能。
為了使行政管理人員有機會快速地全方位提升專業水平,特地開發了這個工作坊,相信各位在職行政管理工作的人士有一個全方位的認知,並從多個角度提升自己的專業水平。為此智通培訓資訊網常期有在北京、深圳、上海、青島、蘇州等舉辦相關的公開課程,詳細的課程可以去他們網站了解一下。培訓的同時他們還會有專業的培訓教材及電子檔教材給到各位。
參加資料:智通培訓資訊網WAYS
B. 行政文秘主要職責
行政文秘主要職責以公司運營保障為主,工作內容較多元化,但較基礎的文書寫作、檔案管理,熟練使用操作辦公自動化設備,包括計算機、列印機、傳真機、復印機等:
行政文秘主要職責:
1、擬定本局工作計劃、發展規劃,綜合掌握和反映全面工作情況。
2、組織起草和審核以本局名義上報下發的文稿,協調本局各崗位之間的工作。
3、負責本局幹部、職工的水電設施、車輛、辦公用具、財產、財務和福利生活及後勤保障工作。
4、輔助本局領導參謀決策並做好上傳下達工作。
5、完成上級領導交辦的其他任務。
行政秘書工作內容
日常工作細則
1、協助辦公設備及辦公環境的維持及維護;
2、結算各項行政費用;
3、負責相關文檔管理工作;
4、其他日常行政支持性工作。
行政工作細則
1、協助行政經理完成公司行政事務管理;
2、參與公司績效管理、考勤等工作;
3、參與公司行政、采購事務管理。
以上內容參考網路-行政秘書
C. 怎樣才能做好一名行政秘書
呵呵,我也和你做同樣的工作,也覺得餓心煩,確實啊,想做好一個好秘書,確實不容易啊!主要是我們要作好本職工作在,我想下面的小知識會對你有點幫助:
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳,留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
D. 行政秘書,需要接受什麼培訓
北京金世紀學校有文秘培訓,挺不錯的。
E. 如何做好行政文秘工作
隨著煙草行業改革和形勢的發展,辦公室的工作任務日益加重,要求越來越高。辦公室作為一個單位的行政中心和對外窗口,其工作好壞直接影響到單位的辦事效率和對外形象。文秘人員作為辦公室的重要組成人員,如何做好本職工作,充分發揮作用?筆者結合自己從事文秘工作的實踐,談幾點粗淺的看法和思考。 一、正確對待文秘工作 辦公室在單位里除了要發揮領導的參謀助手作用外,還要承擔文稿撰寫、文件處理、行政管理、機要保密、信息收集、公關接待、綜合協調、企業宣傳等方面的任務。而文秘工作作為辦公室履行「參與政務、辦理事務」職能的重要載體,其主要工作歸納起來就是辦文、辦會、辦事,其質量的好壞關繫到辦公室的服務工作是否到位、助手作用是否發揮、窗口效應是否體現,更重要的是關繫到能否正確把握宣傳導向、全面貫徹上級文件精神及傳達領導的講話精神。作為文秘人員,其技術性、體力性的勞動並不多,多數是文字材料性的工作。這些工作看似簡單,但其實是對個人政治理論水平、政策水平、文字功底的一種綜合性檢驗。要做好這些工作,除了要善於把握時事政策導向外,還要善於在工作中不斷總結提高,更要有吃苦耐勞、樂於奉獻的精神。 「沒有任何借口」是美國西點軍校的校訓和校風。辦公室作為一個部門的窗口和紐帶,要樹立「想盡一切辦法完成任務,不找任何借口」的理念。因此,一個文秘人員素質的高低,直接體現著文秘工作的強弱,直接體現著對本職工作是否盡職盡責。作為文秘人員,不僅必須具備扎實的專業知識技能和較好的文字功底,還應具備良好的心理素質、適應能力和溝通能力;不僅要有睿智的頭腦,敏銳的洞察力,還要以陽光心態迎接挑戰。文秘人員要有「苦中作樂」的心態,要有自己的想法和思路,不斷接受新知識,按照公司的規章制度及工作流程辦事,合理安排工作和時間,培養自己的工作能力和溝通能力,提高工作效率。 二、當前辦公室文秘工作存在的問題 隨著煙草企業隊伍素質的整體提高,行業文秘工作也有了很大進步,但仍然存在一些不容忽視的問題,值得我們認真思考。 一是忙於日常事務,統籌協調、解決問題的能力不高。針對辦公室集文秘、服務、企業文化、接待等綜合職責,文秘人員經常沉浸於紛繁復雜的事務中,沒有把握住工作重點,有時統籌協調、解決問題的能力不高,以至於出現上下溝通不夠,協調不暢,起草文稿材料思路不清,難以起到參謀助手作用。 二是辦公室文秘人員少,工作負擔重。一些單位主要從事文秘工作的人員相對不足,加之工作比較繁雜,很多時候出現「頭痛醫頭」、「腳痛醫腳」,顧此失彼的現象。雖然還要經常加班,但效率不高、質量不好、領導不滿意,嚴重影響了辦公室工作的開展。 三是文秘人員的綜合素質跟不上工作要求。由於工作要求越來越高,辦公室文秘人員現有的專業知識已遠遠不能適應新形勢下對文秘人員的要求。首先是專業知識欠缺。現在的文秘人員基本是半路出身,沒有系統學過文秘專業知識,不能滿足工作的需要。其次是知識更新過慢,思路不寬。辦公室人員外出學習培訓機會少,視野不開闊,工作思路不寬,知識更新慢,無論是辦文、辦會、辦事都與領導的要求還有差距。 四是信息調研工作滯後,參謀作用發揮不好。由於辦公室工作的局限性,去基層調研的機會較少,面上情況掌握不清,報送信息滯後,雖然花了不少的時間和精力,卻沒有達到預期的最佳效果。 三、對做好辦公室文秘工作的思考 為了更好地勝任自身工作,文秘人員需要不斷的反思和改進工作方法,讓文秘工作適應新形勢下行業改革發展工作的需要。 (一)進一步加強系統學習,提高綜合素質 工作方式方法的創新來源於勤奮學習、善於學習。一是要緊緊圍繞企業生產經營和改革發展的中心,首先按照「超前謀劃、提前落實、注重細節、保證質量」的要求,進一步加強對國家局重要政策、法律法規、業務知識等方面的學習,提高思想認識和政治敏銳性,學會從政治的角度來辨證的分析問題和解決問題;二是要學會「吸眾家之長,補一己之短」,把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學苦練,使自己成為「雜家」,做到「提筆能寫、開口能講、遇事能辦」;三是強化自身能力,特別是「三基本」訓練,即:基本思路訓練、基本能力培養、基本素質教育,進一步提高期思維能力、履職能力和執行能力,做到「履職有思路、辦事懂規則、工作有水平」,確保在以後的工作中能在節奏上超前,在「精實」上下功夫,在「創新」中出思路,在「優質」上提水平。 (二)改進工作方法,提高辦事效率 辦公室工作每一項都與全局有著密切的聯系。作為辦公室文秘人員,一定要在工作方法上下功夫,提高自己的辦事效率。 一要甘於奉獻,扎扎實實做好本職工作。辦公室工作的宗旨是服務,服務就意味著奉獻。因為文秘工作有時沒有節假日,不分上下班,自己能夠自由支配的時間很少,因此,要做好工作,必須要有吃苦耐勞、無私奉獻的精神,必須要有不圖名、不圖利、默默無聞的精神;要將任勞任怨作為修身養性的根本,在工作中不斷充實和完善自己,使自己的全部聰明才智得以充分發揮。 二要理清思路,有條不紊的做好本職工作。要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排,做到忙而不亂、緊張有序。同時,還要善於思考,別人沒有想到的問題我們要想到,別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率,運用自己的智慧調動各方面積極性,不斷摸索工作規律。 三要注重細節,加強溝通協調。「細節決定成敗」。辦公室工作接觸面廣,在工作中文秘人員要按照「超前謀劃、系統落實、注重細節、保證質量」的工作方針,堅持「嚴、細、快、實」的工作作風,低調做人、潛心做事,以更加認真、更加負責的態度,強化大局意識,一絲不苟;同時正確認識和對待組織、自己和他人,以實際行為來感染和帶動其他同事,這樣才能真正協調好各部門的關系,有利於各項工作的開展。 四要抓住重點,做好辦公室服務工作。辦公室文秘人員的工作重點主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會議未開,文秘先行。文秘人員在起草領導講話稿前,必須要領會領導的意圖,然後認真思考,精心構思,閱讀相關資料,全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會議和重大活動籌辦,確保萬無一失。其次做好文件的上傳下達工作。要在嚴格做好公文處理及發文審核工作的同時,努力做好文件的上傳下達工作,尤其是一些重要文件的上傳下達工作。最後是積極主動,做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業工作動態,交流工作情況,展示工作成果,為上級領導科學決策提供有效服務的媒介和載體。信息的基本報送原則是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。所以,在報送信息的時候一定要把問題搞清楚,在肯定成績的前提下,指出隱藏在成績背後的矛盾和問題,提醒領導注意。 (三)求實創新,做好企業宣傳工作 宣傳工作是煙草行業的重要組成部分,對塑造企業形象,促進企業改革,維護企業穩定,提升企業素質,調動和激勵企業幹部、職工積極性的發揮,保持企業持續穩定健康發展,有著無以替代的重要作用。為此,一個合格的文秘人員應該結合實際,充分發揮自身特點和優勢,通過手中之筆,緊緊抓住「三點」,做到「三貼近」,即「抓重點工作貼近領導意圖、抓熱點問題貼近群眾需求、抓亮點總結經驗貼近上級需求」,突出本單位一些好的做法、好的經驗,深開掘、出精品,做到在對內宣傳的同時,還要通過報紙、廣播、電視等媒體將此向外宣傳出去,真正達到妙筆生輝的效果。這樣,既提高了文秘人員的業務能力,又促進了文秘工作的開展。 以上對文秘工作的思考,僅反映了文秘工作的一個方面。
F. 行政文秘是做什麼的
秘書的工作職責及分工
秘書人員的職業定義是:從事辦公室程序性工作,協助領導處理政務以及日常事物,並為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。
一、 商務溝通
(一)接待工作
1. 全方面的收集類別資料,為來賓接待工資做好准備。
2. 熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法,制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來賓的准備和接站、接機等迎賓工作。
4. 了解來賓宴請工資的安排程序,做好宴請准備,熱情周到的款待來賓。
5. 送別來賓的時候,應該為來賓預定返程票,安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧,協調領導之間的關系,與領導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通,提高團隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的沖突,排除溝通中的障礙。
(三)商務談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道,充分搜集商務談判信息,並參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。
2. 布置商務談判現場,營造融洽的商務談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作,協助主談判人員處理談判中的問題。
二 會務管理
(一) 會議籌備
1. 科學准確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標准
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經費。
3. 掌握選擇會議場所的程序,選擇並預定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式,精心布置會議現場。
5. 及時通知與會人員,准備會議文件和製作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議,減少會議開支。
(二) 會議溝通與協調
1. 掌握多種會議簽到的方法,做好會議簽到和會議服務工作
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法,促成會議決議的盡快形成。
3. 做好會議保衛、保密工作。
4. 組織會議新聞報道,使會議達到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發性事件,確保會議的順利進行
(三)會議善後
1. 做好與會人員的返程安排
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達會議決議,撰寫會議總結和結算會議經費。
4. 評估會議效果
三 商務活動管理
(一) 商務活動
1. 安排會見、會談
2. 組織和協調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動
2. 掌握組織信息發布會的程序,成功舉辦信息發布會。
4. 安排剪綵儀式、簽字儀式和慶典儀式。
(二)商務旅行
1. 協助領導制訂周密的出行計劃,為其准備旅行時攜帶的物品
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續等事務。
3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四 辦公室的管理
(一)辦公環境管理
1. 合理設置辦公室的布局
2. 布置和美化辦公室環境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區整潔的工作環境
4. 應對辦公中出現的緊急情況,做好辦公室的安全管理
(二)辦公資源管理
1. 采購、調配和利用各類辦公資源
2 做好辦公資源庫存的監督管理工作
3 參與政府采購管理和招標工作
(三)辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃,並合理的安排辦公室工作任務。
2. 科學的為領導和自己編寫工作日誌,提高工作效率,進而推進各項目標的順利完成。
五、 信息與檔案管理
(一)信息管理
1. 運用各種信息搜集的渠道和方法,及時充分的手機領導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法,對所搜集到的原始信息進行處理。
3. 運用各種方式,把經過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用,做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序,做好已用信息的保存工作
5. 熟悉 執行反饋信息的5個步驟,組成反饋與再反饋鏈條,實現反饋信息的良性循環。
6. 掌握信息開發的途徑與方法,對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
(二)檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法,接收與徵集應立卷歸檔的文件材料
2. 熟悉檔案整理的程序,對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目,使之系統化。
3. 了解影響檔案價值的因素,掌握各種檔案保持價值的鑒定方法,對檔案進行科學的鑒定。
4. 掌握各種檔案的保管措施,維護檔案的完整與安全
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法,編制多種類型的檔案檢索工具
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑,向檔案使用者的提供各種服務。
六.日常辦公事務處理
(一)文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序,做好收發文書的處理工作
2. 科學做好文書的清退和傳遞工作
3. 掌握文書立卷的步驟,提高文書立卷的質量,進而提高檔案的質量
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟,做好文書歸檔工作
5. 掌握文書銷毀的范圍,掌握文書銷毀的程序和方法,對已無保存價值的文書進行焚毀。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法,有效的管理各種專用文書
(二)其他事務
1. 運用印章的使用和報告方法,加強對印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法,妥善處理好電話事務。
3. 掌握零用的管理方法和報銷手續
4 了解值班工作的內容,加強值班工作的標准化管理。
七.常用事務文書寫作
(一)行政事務文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結類文書、記錄、簡報類文書和規章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。
(二)公關禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
(三)涉外經濟類文書寫作
掌握經濟於此報告、市場調查報告、業務合作意向書、產品說明書、廣告、可行性研究報告、經濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求
八 商務禮儀
(一)個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求
(二)日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
(三)涉外商務禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。
G. 行政文秘主要做什麼
行政秘書是指在黨政機關工作,屬於行政機關的秘書。
主要工作內容:
1、協助維護辦公設備和辦公環境;
2、解決行政費用;
3、負責相關文件的管理;
4、負責人事部秘書、公章管理工作;
5、簽發各類函件(包括行政介紹信、證照等)、幹部(職工)調動通知;
6、負責各類文件和通知的接收和監督;
7、負責本部門的接待及日常事務;
8、負責人事檔案和文件檔案的管理。
成為一名優秀的行政秘書的基本要求:
1、忠於職守 。干一行愛一行,這是職業准則,行政文秘工作人員首先要熱愛自己的工作,這樣才能對工作有強烈的責任感,才能很好的完成領導分配的工作任務,對自己負責,對工作負責,對領導負責,腳踏實地的去完成自己份內的工作。
2、誠實守信,遵規守紀。誠實守信不僅是做人的基本原則,也是行政文秘工作的首要條件之一,行政文秘工作人員在工作中在做到守時、守信、守約,在工作中遵守企業的規章制度,遵守法律的相關規定,不違反工作條例,不做違法犯罪的事情,嚴格律已。
3、注重儀表,注意言行。身為一個行政文秘人員,應該有良好的儀表,因為行政文秘人員代表不僅僅是個人更是企業的形象。